Si dispone de una suscripción a Office 365 o Microsoft 365 (O365 o M365), es factible que haya notado un nuevo ícono llamado «Proyecto Moca» en Outlook Online. Esto es lo que es y cómo puede usar la herramienta de administración de proyectos.
Project Moca es el nombre de Microsoft para algo que se llamará «Outlook Spaces» cuando se lance oficialmente al público. Ha estado disponible en la versión Insider de O365 durante un tiempo. Ahora ha llegado a Vista previa, lo que significa que Microsoft está abriendo el acceso a mucha más gente para recibir comentarios y examinar la reacción de los usuarios.
Regularmente, una aplicación que llega tan lejos se previsualizará con su nombre final: Outlook Spaces, para este caso. Cuando abres el link del Proyecto Moca, inclusive se te llevará a https://outlook.live.com/spaces/, pero por alguna razón, la compañía mantuvo el nombre de “Proyecto Moca”.
¿Por lo tanto qué es lo? Bueno, Project Moca es una herramienta de colaboración para la administración de proyectos. Es parte Planner, parte Whiteboard, parte Sway y parte algo nuevo. Si se pregunta por qué Microsoft lo llamó «Moca», parece ser un juego de «MOCHA», un marco de gestión de proyectos.
No todo el mundo tendrá acceso al Proyecto Moca. Para ver si lo hace, inicie sesión en su cuenta O365 / M365, abra Outlook en líneay observe la parte inferior de la barra de aplicaciones en el lado izquierdo. Si tiene la aplicación Project Moca, estará en la parte inferior.
Cuando hace clic en el icono por primera vez, puede seleccionar una plantilla o elegir un lienzo en blanco.
Project Moca posteriormente abre la configuración del espacio, donde debe ingresar un nombre para su espacio, pero todo lo demás es opcional.
Si ingresa el nombre de los contactos que están involucrados en el proyecto en el que está trabajando, así como las palabras clave, Moca buscará correos electrónicos, documentos y otros archivos que coincidan en su cuenta de O365 que puede agregar al lienzo. Haga clic en «Crear» y se generará su lienzo.
Dependiendo de la plantilla que haya seleccionado, obtendrá diferentes valores predeterminados en su lienzo. Se nombrarán de manera distinto según la plantilla, pero cualquiera que elija, obtendrá columnas Kanban en las que puede arrastrar correos electrónicos, documentos y tareas.
Son los mismos que los depósitos que obtiene en Microsoft Planner. En el lado derecho, habrá una sección de Actividad que, si ingresó detalles de contacto o palabras clave, se completará automáticamente con correos electrónicos y eventos de calendario de su Outlook.
Habrá otras cosas en el lienzo según la plantilla que elija, como hitos, objetivos, una aplicación meteorológica y links a búsquedas de Microsoft sobre un tema.
Puede agregar tantas cosas como desee desde la barra lateral que se encuentra en el lado izquierdo, como tareas, links y archivos.
Y eso es todo. El lienzo puede ser tan grande como desee, por lo que la cantidad de cosas que puede agregar parece bastante ilimitada (del mismo modo que el lienzo de la pizarra), aún cuando el enfoque de la aplicación parece ser los grupos de tareas (del mismo modo que Planner) rodeados por cualquier información adicional que desee agregar (del mismo modo que Sway).
Como Project Moca aún es una vista previa en el momento de escribir este post, falta mucho de lo que podría parecer útil, como herramientas de colaboración y uso compartido. Es muy manual, por lo que puede configurar depósitos y tareas usted mismo, y no hay forma de mover tareas automáticamente cuando cambia su estado, ni le da la opción de señalar un flujo con cosas como flechas u otras ayudas visuales. Claro, puede crear sus propias imágenes y pegarlas, pero algunas opciones de diagrama de flujo al estilo de Visio definitivamente le darían a una herramienta tan abierta y de forma libre algunos límites y dirección.
Además hay una falta inesperada de integración con SharePoint, Power Automate (previamente Microsoft Flow) y Microsoft Forms, que regularmente están vinculados a todo lo que Microsoft hace en 365.
A pesar de esto, enfaticemos que se trata de una vista previa, y Microsoft de forma general agrega muchas características a sus primeras aplicaciones a lo largo del tiempo. Es una idea interesante que ciertamente tiene potencial, inclusive si en este momento no se siente lista para el horario de máxima audiencia.
