¿Qué son las notas en Outlook y cómo se utilizan?

Microsoft Outlook le permite crear notas adhesivas electrónicas que puede mostrar en Outlook o directamente en su escritorio, lo que le permite sacar todas esas notas adhesivas reales de su escritorio.

Antes de comenzar, tomemos un momento para recordar que escribir contraseñas en notas Post-It, electrónicas o de otro tipo, es simplemente malo. Hemos escrito mucho sobre la seguridad de las contraseñas a lo largo de los años, así que tómate un momento para elegir un administrador de contraseñas y úsalo. Algún día nos lo agradecerás.

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Crear una nota nueva

Lo primero que debe hacer es abrir la opción Notas en Outlook. Para hacerlo, vaya a la parte inferior izquierda de Outlook, haga clic en los tres puntos en la opción Navegación y luego haga clic en «Notas».

Se abrirá la opción Notas, donde puede agregar, editar y eliminar sus notas.

Para crear una nueva nota, haga clic en «Nueva nota». Esto creará una nueva nota con el tamaño y color predeterminados.

Trabajar con una nota

Las notas de Outlook parecen simples, pero incluyen muchas funcionalidades en un pequeño cuadrado. Hay seis áreas distintas de su nota.

1. La nota en sí, donde puede escribir su texto.
2. El menú de la nota, con varias opciones que puede realizar en la nota.
3. El «control de movimiento», en el que puede hacer clic y usar para arrastrar la nota por la pantalla.
4. La opción de cierre que cierra la nota.
5. El «controlador de cambio de tamaño» en el que puede hacer clic y arrastrar para cambiar el tamaño de la nota.
6. La fecha y hora de la última vez que modificó la nota.

Una cosa que no verá es la opción Guardar. Cuando hace clic en la opción de cerrar o incluso hace clic fuera de la nota a otro lugar, la nota se guarda automáticamente y no hay control de versiones (como un post-it físico).

La primera línea de la nota se convierte en el nombre del archivo (incluso si la primera línea está en blanco), por lo que si desea cambiar el nombre de su nota, deberá volver a escribir la primera línea de texto dentro de ella.

Organizar sus notas

Puede utilizar el hecho de que la primera línea de la nota se convierte en el nombre del archivo para ayudarlo a organizar sus notas haciendo que la primera palabra sea la acción que debe realizar (p. Ej., «Tarea», «Llamar», «Recordatorio», etcétera). De forma predeterminada, sus notas se muestran en la vista de iconos.

Esto ordena sus notas por la fecha en que fueron modificadas, con las notas que fueron modificadas (o creadas) más recientemente al frente. Si cambia a la vista Lista de notas, puede ver esto con mayor claridad.

Para organizar sus notas por tipo de acción, puede ordenarlas por tema yendo a Ver> Ver configuración.

Hemos cubierto el cambio de la configuración de la vista antes, por lo que no repasaremos los detalles aquí, pero si lo ha hecho para sus carpetas de correo, sabrá que es muy fácil. Una vez que haya cambiado su vista para ordenar por tema, sus diferentes acciones serán más fácilmente visibles.

Categorizar notas por color

También puede cambiar el color de sus notas modificando la categoría. Esto se puede hacer de tres formas:

1. Seleccionando la nota en la ventana de Notas y haciendo clic en la opción Inicio> Categorizar.

2. Haciendo clic derecho en la nota en la ventana de Notas y seleccionando «Categorizar» en el menú contextual.

3. Haciendo clic en el menú en la parte superior izquierda de una nota abierta y seleccionando «Categorizar» en el menú.

Seleccione el color que desea que tenga su nota. Si no ha utilizado Categorías antes, verá una opción para cambiar el nombre de la categoría y cambiar el color.

Una vez que haya elegido su categoría, toda la nota coincidirá con el color que ha elegido y el icono cambiará de color en la ventana de la nota.

Esta es una manera fácil de rastrear los diferentes tipos de notas que tiene porque no tendrá que leer u ordenar sus notas para saber qué es cada una.

Agregar notas a su escritorio

De acuerdo, eso cubre la configuración de sus notas y la categorización. Veamos cómo agregarlos a su escritorio. La buena noticia es que es tan fácil como abrir una nota y luego minimizar Outlook. Las notas abiertas se pueden arrastrar y colocar donde desee en su escritorio.

Una vez que cierre Outlook, las notas también se cerrarán, lo que tiene sentido, pero no es lo ideal. Sin embargo, cuando los vuelve a abrir individualmente desde Outlook, los abre en la misma ubicación en la que los dejó, por lo que una vez que los haya organizado cuidadosamente, permanecerán en el mismo lugar. Y si usted es el tipo de persona que nunca cierra Outlook a menos que esté reiniciando su computadora, esto no será un gran problema de todos modos.

Si desea que las notas se abran pero no Outlook, puede guardar las notas fuera de Outlook y abrirlas sin abrir la aplicación principal de Outlook. Para hacer esto, haga clic en la opción de menú de la nota y seleccione «Guardar como».

Se abrirá un cuadro de diálogo estándar de Windows que le permitirá elegir un lugar para guardar. Vamos a elegir el escritorio.

Cuando abra el mensaje guardado, la nota se abrirá exactamente donde la dejó, sin que la aplicación Outlook esté abierta. (Técnicamente, la aplicación Outlook está abierta en segundo plano, pero no puede verla y no recibirá notificaciones). Debido a que es una copia de la nota en Outlook, y no la nota original, cambiarla no lo hará. actualice Outlook, pero está bien si está utilizando las notas para recordatorios visuales en lugar de un recuento continuo de tareas pendientes.

Envío de notas a otras personas

También puede enviar notas a otras personas. Si tienen Outlook, podrán abrirlas como notas y usarlas como usted. Para enviar una nota a alguien, haga clic en la opción de menú de la nota y seleccione «Reenviar».

Esto creará un correo electrónico con la nota como archivo adjunto.

Si el destinatario abre la nota adjunta en un programa de correo como Gmail o un cliente como Thunderbird, se tratará como un correo electrónico de texto sin formato, pero si lo abre en Outlook, se tratará como una Nota. Esto lo hace particularmente útil para enviar cosas a colegas en la oficina que usan Outlook, especialmente si su equipo usa Notes.

Las notas no son la parte más llamativa ni la parte más rica en funciones de Outlook, pero si eres un fanático de las notas Post-It, son sencillas y efectivas. Y nunca tendrá que preocuparse de que los limpiadores los eliminen, se queden sin pegajosidad y se caigan, o de que la información sea visible para cualquiera que pase por su lado.