Guardar una hoja de cálculo de Excel como PDF puede resultar confuso, y el archivo terminado a menudo se ve distinto de cómo queremos que se presente. A continuación, se explica cómo guardar una hoja como un archivo PDF limpio y legible.
Archivos de Excel como PDF
Hay muchos escenarios en los que es factible que desee guardar un documento de Excel como un archivo PDF en lugar de una hoja de cálculo. A modo de ejemplo, si desea enviar solo una parte específica de una hoja más grande o no desea que sea editable. A pesar de esto, convertir un archivo de Excel a PDF puede ser un poco complicado.
A menudo, no creemos en las hojas de cálculo de Excel como documentos con bordes, páginas y márgenes. A pesar de esto, cuando se trata de convertir estos archivos en documentos PDF que se pueden leer, imprimir o repartir a otras personas, es algo que debe prestar atención. Su archivo debe ser legible y comprensible, sin columnas perdidas aleatorias en otras páginas o tamaños de celda que sean demasiado pequeños para leer.
A continuación, le indicamos cómo convertir su hoja de cálculo en un documento PDF presentable e imprimible.
Configurar la página
Si utiliza Office 2008 o posterior, navegue hasta la pestaña Diseño de página. Aquí, verá varias opciones agrupadas en la sección Configuración de página. Aquí están los tres primeros:
- Márgenes: Qué tan grande es el espacio en blanco entre el borde de un documento y la primera celda
- Orientación: Si desea que su archivo terminado esté en horizontal o en vertical
- Tamaño: El tamaño de página de su documento terminado
Estos funcionan casi igual que en un documento de Word, por lo tanto configúrelos en función de cómo desea que se vea su PDF terminado. Tenga en cuenta que la mayoría de las hojas de cálculo de Excel son más legibles en orientación horizontal que en vertical, a menos que tenga muy pocas columnas. Las hojas que se guardan en formato vertical tienden a tener columnas que quedan fuera del área de impresión final, lo que puede hacer que sea muy difícil navegar y leer el documento.
Al mismo tiempo, puede agregar un encabezado y un pie de página a su diseño final. Haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la sección Configuración de página, posteriormente haga clic en la pestaña Encabezado / Pie de página. Puede elegir una de las alternativas generadas por Office o crear una propia usando la función «Personalizar».
Además tiene la opción de cambiar el fondo de su impresión. Para hacer esto, haga clic en el botón Fondo en Configurar página. Puede elegir una imagen de su computadora portátil o de la nube, y esta imagen se colocará en mosaico en toda la hoja.
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Definición de un área de impresión y ajuste
A continuación, debe determinar qué área se convertirá en un PDF, así como cuántas filas y columnas habrá en cada página.
La primera forma de establecer el área es hacer un clic y arrastrar para elegir todas las celdas que desee en su documento. Después, vaya a Configuración de página> Área de impresión> Determinar área de impresión. Esto creará una delgada línea gris alrededor de toda el área que se imprimirá. Cuando cree su PDF, no se incluirá todo lo que esté fuera de esta área. Además puede ingresar manualmente las celdas haciendo clic en la flecha en la esquina inferior izquierda y yendo a Hojas> Área de impresión.
Del mismo modo que en Microsoft Word, además puede crear saltos de página para segmentar diferentes tablas. Estos saltos de página pueden ser tanto horizontales como verticales. Vaya a la celda donde desea colocar un salto de página, haga clic en la pestaña «Diseño de página» en la cinta y seleccione Configurar página> Saltos de página> Insertar salto de página. Esto creará un descanso justo arriba y a la izquierda de su celda actual.
Otra cosa importante que debe hacer es establecer la opción Escalar para ajustar. A la derecha de Configuración de página, verá tres opciones: Ancho, Alto y Escala. Las alternativas Ancho y Alto le posibilitan determinar en cuántas páginas aparecerán las filas o columnas de su tabla. A modo de ejemplo, si tiene muchas filas pero solo unas pocas columnas, lo ideal es determinar el Ancho en una página. La escala, por otra parte, determinará el cambio de tamaño general de toda su área de impresión.
Opciones de hoja
El último menú al que debe prestar atención es Opciones de hoja. Estos son ajustes que impactan la apariencia de su hoja impresa final. Para entrar a las alternativas de la hoja completa, haga clic en la flecha en la esquina inferior izquierda de las secciones de Opciones de hoja.
Aquí hay una descripción general de las diversas personalizaciones que puede hacer en este menú:
- Títulos impresos: Puede congelar filas y columnas específicas de la hoja en su lugar para que aparezcan en cada página, como encabezados y etiquetas.
- Líneas de cuadrícula: Esto le posibilita determinar si desea mostrar o no las líneas de cuadrícula, que son las líneas entre las celdas que aparecen cuando no hay un borde pintado en ellas.
- Encabezados: Esto le posibilita mostrar títulos, que son etiquetas alfabéticas (A, B, C) y numéricas (1, 2, 3) fijas en el eje xy el eje y de las hojas de cálculo de Excel.
- Comentarios, notas y errores: Esto muestra los comentarios, notas y advertencias de error incrustados en el documento final.
- Orden de impresión: Esto le posibilita determinar si desea crear un documento que vaya primero hacia abajo o hacia la derecha primero.
En este menú, puede ir a la pantalla Vista previa de impresión, donde puede echar un vistazo a su documento final. Además puede ir a la pantalla con el atajo Ctrl + P.
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Guardar o imprimir como PDF
Con su documento correctamente formateado y listo para funcionar, hay dos alternativas para crear un PDF.
Para guardar el archivo como PDF en Excel, abra el cuadro de diálogo Guardar como y seleccione PDF en el menú desplegable «Guardar como tipo». Alternativamente, puede ir a Exportar> Exportar a XPS / PDF. Desde aquí, tiene algunas opciones. Puede elegir si aprovechar al máximo el archivo para Estándar o Mínimo, lo que determinará la calidad final y del documento. A continuación, puede hacer un clic en «Opciones» para elegir el área para publicar:
- Selección: Las celdas actuales que ha seleccionado
- Hojas activas: La hoja actual en la que estás
- Libros de trabajo completos: Todos los libros de trabajo del archivo actual en el que está trabajando
- Mesa: Una tabla establecida que ha creado a través de Microsoft Excel
Además puede elegir por ignorar el área de impresión que ha configurado por completo.
Además puede imprimir el archivo como PDF. Microsoft dispone de una impresora PDF incorporada llamada Microsoft Print to PDF que puede elegir en el menú desplegable de la impresora. Si tiene otra unidad PDF, como Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, además puede utilizar una de ellas. Antes de hacer un clic en «Imprimir», revise la vista previa de impresión para asegurarse de que todo se vea correcto.
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