Cómo trabajar con números de página en Microsoft Word

Microsoft Word ofrece una forma simple de agregar diferentes estilos de números de página a su documento. Si tiene un documento simple, funciona bastante bien. Pero si ha trabajado con Word durante un tiempo y lo utiliza para crear documentos más complejos, sabe que la numeración de páginas puede volverse un poco inestable. Por lo tanto echemos un vistazo más de cerca.

Cómo insertar números de página

Para agregar números de página a su documento de Word, cambie a la pestaña «Insertar» en la cinta y posteriormente haga clic en el botón «Número de página» en la sección «Encabezado y pie de página».

Un menú desplegable muestra varias opciones diferentes de dónde le gustaría que aparezcan los números de página: parte superior de la página, parte inferior de la página, etc. Las últimas dos opciones le posibilitan formatear los números de página con mayor precisión (algo que veremos un poco más adelante en este post) o quitar los números de página de su documento.

Pase el cursor sobre una de las primeras cuatro opciones y aparecerá una galería de números de página. Cada opción de la galería le da una idea general de cómo se verán los números de página en su página.

Una vez que encuentre una opción que le guste, continúe y haga clic en ella para que Word numere automáticamente todas las páginas de su documento en ese estilo. En este ejemplo, hemos seleccionado el estilo «Barra de acento» en el formato «Página X».

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Si insertó números de página en la parte de arriba o inferior de la página, el área de encabezado o pie de página de su documento se abre automáticamente y puede hacer cualquier adición que desee alrededor de sus nuevos números de página. Cuando esté listo para volver a su documento, puede tocar el botón «Cerrar encabezado y pie de página» en la cinta de alternativas o hacer doble clic en cualquier lugar del documento fuera del área del encabezado o pie de página.

Esa es la versión simple de agregar números de página, y funciona bastante bien si tiene un documento simple, uno en el que desea que todas las páginas estén numeradas y las desea numerar usando la misma convención.

A pesar de esto, para algunos documentos, querrá ser un poco más elegante. A modo de ejemplo, ¿qué sucede si no desea que el número de página aparezca en la primera página del documento (o en la primera página de cada sección)? ¿O qué sucede si desea que la ubicación del número de página sea distinto en las páginas pares e impares, como en un libro? ¿O qué sucede si tiene diferentes secciones que desea numerar de manera distinto, como una introducción o una tabla de contenido donde desea números romanos en lugar de los números arábigos que se usan en el resto del documento?

Bueno, Word dispone de una forma de hacer todo eso.

Cómo hacer que la numeración de páginas no aparezca en la primera página de un documento o sección

Cuando su primera página es una página de título, es factible que desee utilizar un pie de página o encabezado distinto al que utiliza en el resto del documento y es factible que no desee que el número de página aparezca en esa página. Cuando abre la sección de encabezado o pie de página haciendo doble clic en algún lugar de esas áreas, Word abre una nueva pestaña «Diseño» en la cinta de alternativas en una sección llamada «Herramientas de encabezado y pie de página».

En esa pestaña, encontrará la opción «Primera página distinto».

Lo fundamental que debe saber aquí es que esta opción se aplica a la sección del documento donde se encuentra en este momento su punto de inserción. Si solo dispone de una sección en su documento, elegir la opción «Primera página distinto» hace que el encabezado y pie de página actuales desaparezcan de la primera página de su documento. A continuación, puede escribir información distinto para su encabezado o pie de página en la primera página si lo desea.

Si tiene varias secciones en su documento, puede cambiar el encabezado y pie de página de la primera página de cada sección. Digamos que estaba escribiendo un libro con diferentes capítulos y tenía cada capítulo configurado en su propia sección. Si no desea que el encabezado y pie de página normales (y los números de página) aparezcan en la primera página de cada sección, puede colocar su punto de inserción en algún lugar de esa sección y posteriormente habilitar la opción «Primera página distinto».

Cómo numerar páginas pares e impares de forma distinto

Además puede configurar la numeración de páginas para que la posición de los números de página sea distinto en las páginas pares e impares. Descubrirá que la mayoría de los libros adoptan este enfoque para que el número de página aparezca hacia el lado izquierdo en las páginas izquierdas (pares) y hacia el lado derecho en las páginas derechas (impares). Esto evita que los números de página se vean ocultos por la encuadernación del libro y los hace más fáciles de ver a medida que hojea las páginas.

Word además dispone de una opción para eso. En eso mismo La pestaña «Diseño» en la sección «Herramientas de encabezado y pie de página» de la cinta de alternativas, simplemente haga clic en la opción «Diferentes páginas pares e impares».

Word formatea automáticamente los números de página para que aparezcan como aparecerían en un libro, y posteriormente puede realizar los ajustes manuales que desee.

Cómo agregar diferentes números y formatos a diferentes secciones

La mayoría de los documentos usan números arábigos (1, 2, 3, etc.) en el cuerpo principal del documento y algunos usan números romanos (i, ii, iii, etc.) para diferentes secciones como el índice, la introducción y el glosario. . Además puede configurar su documento de esta manera en Word.

Lo primero que deberá hacer es crear diferentes secciones en su documento para estas diferentes partes de su documento. Entonces, a modo de ejemplo, si desea que su tabla de contenido y su introducción se numeren de manera distinto al cuerpo principal de su documento, necesitaría crear una sección distinto al principio para contener esas partes.

Para hacer esto, coloque su punto de inserción al principio de su documento (si aún no ha creado ese contenido preliminar) o colóquelo justo antes de la primera página de su contenido principal (si ya ha creado el contenido preliminar).

Cambie a la pestaña «Diseño» en la cinta y haga clic en el botón «Pausas».

En el menú desplegable, haga clic en la opción «Página siguiente». Como dice la descripción, esto crea un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente.

Ahora que ha creado la sección separada, puede cambiar el formato de los números de página allí. Lo primero que querrá hacer es romper el vínculo entre su nueva sección preliminar y la próxima sección donde comienza el cuerpo principal de su documento. Para hacerlo, abra el área de encabezado o pie de página (donde tenga los números de página) en la sección principal de su documento. En la pestaña «Diseño» en la sección «Herramientas de encabezado y pie de página» de la cinta, haga clic en la opción «Link al anterior» para romper el link al encabezado y pie de página de la sección anterior.

Ahora que ha roto el link, puede corregir la numeración de la página de la forma que desee. Esto necesita algunos pasos.

Comience abriendo el área de encabezado y pie de página de cualquier página en esa sección preliminar. Verá que la numeración de páginas persiste desde antes de crear el nuevo salto de sección.

Haga clic con el botón derecho en el número de página y elija el comando «Dar formato a números de página» en el menú contextual.

En la ventana Formato de número de página, seleccione el tipo de números que desea usar para la sección del menú desplegable «Formato de número». Aquí, hemos escogido los números romanos en minúscula estándar. Haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.

Y puede ver que nuestra numeración de páginas en esa sección ha cambiado a números romanos.

A pesar de esto, hay un paso más que deberá dar. Desplácese hacia abajo hasta la primera página en la próxima sección (la que tiene el cuerpo principal de su documento). Verá que es probable que la numeración de páginas no comience en la página uno. Eso es debido a que mantuvo la misma numeración que tenía antes de crear esa sección adicional.

A pesar de esto, es una solución fácil. Haga clic con el botón derecho en el número de página y elija el comando «Dar formato a números de página» en el menú contextual.

En la ventana Formato de número de página, seleccione la opción «Comenzar en» y posteriormente establezca el cuadro a la derecha en «1» para comenzar la sección en la página uno.

Eso es todo al respecto. Ahora debería tener dos secciones con diferentes números y formatos.

Control de números de página a través de campos

Word numera todas sus páginas, pero esos números permanecen ocultos a menos que le indique a Word que los muestre. Al insertar un código de campo en cualquier lugar de la página, puede decirle a Word que revele el número de página. Esta opción le brinda un control preciso sobre los números de página. Además le posibilita colocar números en cualquier lugar que necesite y no solo en los encabezados, pies de página y márgenes. A modo de ejemplo, puede ponerlos en un cuadro de texto si lo desea.

Coloque el punto de inserción donde le gustaría insertar los números de página y posteriormente presione Ctrl + F9 para insertar un par de corchetes de campo, que se ven así: {}. Después, escriba «PÁGINA» dentro de los corchetes de esta manera:

Además puede utilizar algunos interruptores junto con el comando PAGE que le brinda cierto control sobre el estilo en el que aparecen sus números. Use uno de los códigos a continuación para darle a sus números el aspecto que necesita.

{PAGE * árabe}
{PÁGINA * alfabético}
{PÁGINA * ALFABÉTICO}
{PAGE * roman}
{PÁGINA * ROMANO}

Para terminar, haga clic derecho en cualquier lugar entre los corchetes y elija el comando «Actualizar campo» en el menú contextual.

Aquí hay un ejemplo de un número de página que hemos insertado en un cuadro de texto en la parte inferior derecha de nuestra página.

Arreglar números de página rotos

Si tu Los números de página están divididos en un documento (tal vez no aparezcan secuencialmente o se reinicien aparentemente al azar), casi siempre se debe a problemas con las secciones.

Para Word, un documento no es verdaderamente importante cuando se trata de formatear. Word divide las cosas en secciones, párrafos y caracteres, y eso es todo.

Para corregir la numeración de páginas rota, comience por identificar las secciones en su documento. La forma más fácil de hacer esto es cambiar al menú «Ver» en la cinta y posteriormente hacer un clic en el botón «Borrador» para ingresar a la vista borrador.

En la vista de borrador, Word le muestra exactamente dónde se producen los saltos de sección y qué tipo de saltos son.

Cuando haya identificado la ubicación de los saltos de sección, vuelva a la vista Diseño de impresión (para que pueda ver los encabezados y pies de página más fácilmente). Aquí es donde deberás de comenzar a hacer un trabajo de detective.

Asegúrese de que las secciones en las que desea una numeración continua de páginas tengan sus encabezados y pies de página vinculados y que las secciones en las que no desea una numeración continua tengan ese vínculo roto. Además puede usar los métodos que hemos cubierto en este post para asegurarse de que la numeración de páginas de las secciones comience en el número correcto.