Cómo compartir cosas desde OneDrive

Si cuenta con una cuenta de Office 365 (gratuita o de pago), entonces tiene OneDrive, la aplicación de almacenamiento en la nube de Microsoft. El almacenamiento en la nube es ideal para compartir archivos con otras personas, por lo tanto veamos cómo funciona en OneDrive.

Puede compartir archivos de OneDrive desde la carpeta OneDrive en su computadora (la «interfaz de cliente»), la interfaz web de Office 365 o la aplicación móvil de OneDrive. Qué método es mejor depende de su situación y preferencia, pero Microsoft está impulsando fuertemente sus ofertas en la nube, y esa priorización se muestra en la interfaz de OneDrive. No quiero ser demasiado directo al respecto, pero la interfaz web de Office 365 y la aplicación OneDrive son mucho más bonitas y refinadas que la interfaz del cliente. La interfaz del cliente además tiene al menos siete formas diferentes de compartir, algunas de las cuales son resacas de alternativas para compartir cosas en versiones anteriores de Windows. Por esos motivos, nos concentraremos aquí en compartir a través de la aplicación OneDrive y la interfaz web de OneDrive.

Compartir (y dejar de compartir) un archivo a través de la aplicación móvil OneDrive

Microsoft, por lo visto, se ha esforzado en su aplicación OneDrive debido a que la opción de compartir es simple y completa. Usaremos la aplicación de Android para nuestros ejemplos aquí, pero la aplicación de iOS es semejante. Señalaremos cuando existan diferencias significativas.

Para compartir un archivo (o carpeta), toque los tres puntos junto a él.

Toca «Compartir» en el menú que aparece.

Esto abre las alternativas para compartir. De forma predeterminada, OneDrive posibilita que las personas con las que comparte un archivo lo editen. Puede cambiar eso a solo lectura tocando la flecha junto a «Puede editar» y cambiándola a «Puede ver» en su lugar. Además puede «Determinar fecha de vencimiento», lo que significa que el archivo solo se compartirá durante un período específico.

Nota: En la aplicación móvil para iPhone o iPad, estos funcionan de manera un poco distinto. Verá un link «Solo ver» en el menú para compartir para deshabilitar la edición. Verá una opción de «Configuración de link» que le posibilita determinar una fecha de vencimiento.

Una vez que haya configurado estas opciones como desee (o simplemente las haya dejado con los valores predeterminados), puede compartir su archivo. En la parte de arriba de las alternativas para compartir se encuentran las alternativas para compartir predeterminadas de OneDrive.

Estos proporcionan los siguientes métodos para compartir:

• Copiar link: Crea una URL y la copia en el portapapeles para que la pegues donde quieras. Este link puede ser utilizado por cualquier persona.
• Invitación Gente: Envía un link a una o más direcciones de email que seleccione de sus contactos o ingrese manualmente. Este link solo puede ser utilizado por las personas a las que se lo envíe.
• Enviar Archivos: Posibilita enviar el archivo a alguien. Puede enviar el archivo por email o cualquier otra aplicación de comunicación en su teléfono como Slack o WhatsApp. A diferencia de «Copiar link» o «Invitar personas», que proporcionan un link para que las personas hagan clic, esto enviará una copia del archivo. Los links se pueden «dejar de compartir» siempre que lo desee, pero una vez que envíe el archivo a alguien, puede conservarlo de forma definitiva, por lo tanto solo use esto si no le importa que el destinatario se quede con el archivo.
• Panorama: Si tiene Outlook en su teléfono, se abrirá un email con el link para que se lo envíe a alguien.

Debajo de estas opciones se encuentran todas las aplicaciones y métodos que proporciona su teléfono para compartir un archivo, ya sea Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, email o cualquier otra aplicación que tenga instalada. Toque el icono respectivo y siga las instrucciones para compartir el archivo.

Para dejar de compartir un archivo, toque los tres puntos junto a él y haga clic en el icono de información.

Esto mostrará las propiedades del archivo y mostrará con quién ha compartido el archivo en la parte inferior.

Haga clic en el link «Puede editar» (o «Puede ver» si compartió el archivo como de solo lectura) y seleccione «Dejar de compartir» en el menú que aparece. Haga clic en «Aceptar» para dejar de compartir el archivo.

Compartir (y dejar de compartir) un archivo a través de la interfaz web de O365

Registrarse en Oficina 365 y navegue hasta OneDrive.

Seleccione el archivo que desea compartir y haga clic en «Compartir» en la barra de menú en la parte de arriba.

Esto mostrará las alternativas para compartir para el archivo, y son bastante similares a la aplicación OneDrive; la opción para compartir predeterminada es permitir que las personas editen un archivo que comparte con ellos y puede determinar una fecha de vencimiento si solo desea el archivo para ser compartido por un período de tiempo específico

Una opción que solo está habilitada en la interfaz web de OneDrive es proteger con contraseña el archivo haciendo clic en «Determinar contraseña». Esto significa que cuando crea y envía un link al archivo, una persona solo podrá abrir el link si tiene la contraseña. Para los que se preocupan por la seguridad, esta es una característica útil, y definitivamente es importante destacar usarla si tiene algo delicado para compartir.

Las dos opciones principales para enviar el vínculo son «Obtener un vínculo» y «Email».

• Obtener un link: Crea un link que puedes copiar y pegar donde quieras. Este link funcionará para cualquiera que lo tenga.
• Email: Abre un correo web que contiene el link, donde puede ingresar una o más direcciones de email y un mensaje. Este link solo funcionará para las personas que accedan a él usando las direcciones de email que especifique.

Haga clic en «Más» para mostrar los servicios específicos en los que puede compartir. En el momento de escribir este post, estos servicios están limitados a Facebook, Twitter, LinkedIn y Weibo, y cuando hace clic en uno de ellos, se abre una nueva ventana para que inicie sesión en ese servicio y publique el link. Por qué Microsoft ha escogido estos cuatro servicios es una cuestión de conjetura, aún cuando poseen LinkedIn, y Facebook, Twitter y Weibo probablemente tengan cuentas entre ellos para una parte decente de la población que va a Internet, pero ¿por qué cuatro aplicaciones y no cinco, o seis? , ¿o más? No estamos seguros, pero si desea compartir un archivo en una aplicación distinto, haga clic en «Obtener un link» y pegue el link en la aplicación de su elección.

Para dejar de compartir un archivo, selecciónelo y haga clic en el icono de información en la parte de arriba derecha de la página de OneDrive.

Esto mostrará las propiedades del archivo. Haga clic en «Administrar acceso» para ver con quién ha compartido el archivo.

Se mostrará una lista de links para compartir, que muestra quién puede ingresar al archivo y qué permisos tiene.

Para cambiar los permisos, como hacer que un archivo editable sea de solo lectura o agregar protección con contraseña, haga clic en la flecha debajo del link. Para dejar de compartir el archivo, haga clic en la «x» junto al link. Aparecerá un mensaje de advertencia.

Haga clic en «Borrar link» para dejar de compartir el archivo. Esto solo eliminará esta link, por lo que si desea dejar de compartir el archivo por completo, tendrá que quitar todos los links para compartir que ha creado para él.