Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Outlook-Kontakten senden (offiziell als Verteilerliste bekannt), Vielleicht möchten Sie Gruppen-E-Mail-Adressen vor Empfängern verbergen. Dies ist der einfachste Weg, die privaten Informationen von Personen zu schützen.
Was ist eine Kontaktgruppe?
Im Büro 365 (O365), die Abonnementversion von Microsoft Office, zwei separate Gruppen haben Mailinglisten ersetzt:
- O365-Gruppen: Entwickelt für die mobile Zusammenarbeit zwischen einer Gruppe von Personen, diese Gruppen enthalten ein freigegebenes Postfach, ein Kalender, ein Dateispeicher, ein OneNote-Planer und -Notizbuch. Sie sind ideal für kleine Projektteams, Organisieren von Proben für Ihre lokale Theatergruppe oder jede andere Umgebung, in der Sie schnelle und einfache Tools für die Zusammenarbeit benötigen.
- Kontaktgruppen: Dies sind eine Reihe von E-Mail-Adressen, die einer Gruppe hinzugefügt wurden. Anstatt sie einzeln einer E-Mail hinzufügen zu müssen, Sie können den Gruppennamen per E-Mail senden und alle Mitglieder dieser Gruppe werden als Empfänger hinzugefügt. Wenn du denkst, das sieht so aus Exakt als Verteiler, wäre richtig, mit einer bemerkenswerten Ausnahme: standardmäßig, Verteilerliste (und O365-Gruppen) erscheinen im globalen Adressbuch Ihrer Organisation für alle sichtbar. Kontaktgruppen sind für Sie persönlich.
VERBUNDEN: Was ist der Unterschied zwischen Office 365 y Büro 2016?
Wenn Sie kein O365 haben und eine eigenständige Version von Office ohne Web-Apps verwenden, Möglicherweise haben Sie noch Mailinglisten verfügbar. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Empfängernamen in einer Kontaktgruppe ausblenden, aber die gleichen Schritte funktionieren für Mailinglisten.
Warum sollte ich die Namen in einer Gruppe von Kontakten ausblenden??
Manchmal ist es nur eine allgemeine Höflichkeit. Es ist möglich, dass deine Freunde damit einverstanden sind, dass du sie per E-Mail kontaktierst, aber sie möchten wahrscheinlich nicht, dass ihre Kontaktdaten mit allen geteilt werden, an die Sie Massen-E-Mails senden.
Viele Compliance- und Datenschutzprobleme bieten gute Gründe, die E-Mail-Adresse einer Person zu verbergen. Wenn Sie mit vertraulichen Informationen umgehen, insbesondere finanziell oder medizinisch, Sie sind wahrscheinlich verpflichtet, die Identitäten der Personen geheim zu halten.
E-Mail-Adressen lassen sich oft leicht mit einer echten Person verknüpfen, angesichts der Tatsache, dass sowohl HIPAA in den Vereinigten Staaten als auch die DSGVO in Europa sie berücksichtigen “individuell identifizierbare Informationen”. Dann, wenn Sie eine E-Mail an eine Support-Gruppe senden, als Beispiel, sollte die Kontaktdaten des Empfängers nicht teilen.
Wie werden Namen in einer Kontaktgruppe ausgeblendet??
Die gute Nachricht ist, dass es einfach ist, die Namen mit der Bcc-Option beim Erstellen Ihrer E-Mail zu verbergen..
BCC steht für Hidden Carbon Copy. Sie haben mit ziemlicher Sicherheit die CC-Option verwendet (Durchschlag) wenn Sie jemanden einschließen möchten, der nicht der Hauptempfänger einer E-Mail ist. BCC funktioniert genauso wie CC, Mit der Ausnahme, dass Empfänger mit BCC nur den Namen des Absenders und den Namen der Person im Feld sehen “Zum”.
Personen, die CCCs waren, sehen auch nicht, ob jemand CC erhalten hat, und erhalten keine Antwort, wenn jemand auf “Alle antworten”.
Das Bcc-Feld ist standardmäßig nicht sichtbar, wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aber die Eingabe ist einfach. Öffnen Sie eine neue E-Mail in Outlook und klicken Sie auf Optionen> Bcc.
Dadurch wird das Bcc-Feld in der neuen E-Mail angezeigt.
Das musst du nur einmal machen. In der Zukunft, Alle E-Mails zeigen die Bcc-Option an. Wenn Sie das Bcc-Feld ausblenden möchten, Klicken Sie in einer E-Mail auf Optionen> Bcc und es wird nicht mehr angezeigt.
Jetzt ist es sichtbar, Geben Sie Ihren Namen in das Feld ein “Zum” und Ihre Kontaktgruppe im Außendienst “BCC”.
Jeder in der Kontaktgruppe erhält die E-Mail, aber sie können nur die Person sehen, die es gesendet hat (Sie) und die Person vor Ort “Zum” (neben dir).
Das erste Mal mache ich das, Erwägen Sie, eine Notiz in die E-Mail aufzunehmen, in der Sie den Personen erklären, dass Sie BCC verwenden, um ihre Privatsphäre zu schützen. Dies verhindert, dass sich weniger technisch versierte Empfänger fragen, warum sie eine E-Mail erhalten, die für Sie wie von Ihnen aussieht!!
