Sie haben wahrscheinlich Text, den Sie oft in Ihren Word-Dokumenten eingeben, als Wegbeschreibung. Anstatt diesen Text jedes Mal neu zu schreiben, wenn Sie ihn brauchen, Sie können diesen gemeinsamen Text in ein Word-Dokument einfügen und in anderen Dokumenten darauf verweisen; es wird sogar automatisch für alle Ihre Dokumente aktualisiert, wenn Sie es ändern.
Angenommen, Sie möchten Ihre Adresse in die Fußzeile Ihrer Dokumente einfügen, aber die Richtung ändert sich von Zeit zu Zeit. Sie können die Adresse in einem separaten gemeinsamen Word-Dokument speichern und ein Feld in Ihrem Bericht verwenden, um den Text aus dem gemeinsamen Dokument zu extrahieren und bei Änderungen zu aktualisieren. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Anfangen, Erstellen Sie ein neues Word-Dokument, das als Repository für die Adresse nützlich ist, die Sie in andere Word-Dokumente einfügen möchten. Speichern Sie es an einem Ort, an dem andere Dokumente eingegeben werden können. Als Beispiel, Speichern Sie es nicht auf einem Netzlaufwerk, auf das Sie nicht immer Zugriff haben.
Wir werden Lesezeichen verwenden, um auf die Adresse in unserem gemeinsamen Dokument zu verweisen. Schreiben Sie die Textzeichenfolge, die Sie in andere Dokumente einfügen möchten (in unserem Fall, die Richtung). Erstellen Sie ein Lesezeichen, indem Sie den Namen markieren und zu Einfügen> Lesezeichen gehen und ihm einen Namen geben, Was “Die Anschrift”. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zu Lesezeichen in Word an, um Informationen zum Erstellen von Lesezeichen zu erhalten.
Beachten Sie, dass Lesezeichennamen keine Leerzeichen enthalten dürfen. Wir empfehlen, den Markernamen über jedem Element in Ihrer allgemeinen Infodatei zu platzieren, damit Sie leicht wissen, welchen Namen Sie für jedes Element verwenden müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie viele wiederverwendbare Elemente in diesem gemeinsamen Dokument haben möchten.. In unserem Beispiel, Wir fügen unsere Adresse dem gemeinsamen Informationsdokument hinzu und setzen den Namen des Lesezeichens, “Die Anschrift”, über Element.
Sobald Sie das Element zu Ihrem gemeinsamen Dokument hinzugefügt haben, Sie können es speichern und schließen. Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Adresse einfügen möchten, und platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Text stehen soll. Für unser Beispiel, wir werden eine Fußzeile hinzufügen und dort die Adresse einfügen.
Wir verwenden den Feldcode INCLUDETEXT, um auf das Lesezeichen zu verweisen, das wir im gemeinsamen Dokument erstellt haben. Um dies zu tun, Drücken Sie “Strg + F9” um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen.
HINWEIS: Sie können nicht einfach normale Klammern um Feldcodes schreiben. um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen “Strg + F9” um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen.
Der Cursor wird automatisch zwischen die Klammern gesetzt. Schreiben Sie den folgenden Text in Klammern, ersetzen"
INKLUSIVETEXT "<Pfad zur Datei>" <Lesezeichenname>
HINWEIS: Geben Sie keine Klammern in die Feldkennzahl ein.
Als Beispiel, schreiben wir folgendes zwischen die Feldcode-Klammern:
INKLUSIVETEXT "C:BenutzerLoriDokumenteAllgemeine InformationenCommonInformation.docx" Die Anschrift
HINWEIS: Sie müssen im Pfad doppelte Backslashes verwenden, wie wir es gemacht haben. Zur selben Zeit, Achte darauf, gerade Anführungszeichen zu verwenden, keine typografischen zitate, beim Schreiben des obigen Codes in das Feld.
Um die Adresse des gemeinsamen Dokuments zu übernehmen und in den gerade eingegebenen Feldcode einzufügen, um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen “Feld aktualisieren” im Popup-Menü.
Die Adresse wird im Dokument angezeigt. um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen “um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen”. Wieder, Lesen Sie unseren Beitrag zu Lesezeichen, um zu erfahren, wie Sie diese Option deaktivieren können. Zur selben Zeit, Feldcode kann schattiert sein. Trotz dieses, du kannst es auch deaktivieren.
Wenn Sie den Feldcode ändern möchten, Sie können den Code anstelle des Ergebnisses erneut anzeigen. Um dies zu tun, um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen “um die eckigen Klammern für den Feldcode einzufügen” im Popup-Menü. Der Text, den Sie in die Feldkennung eingegeben haben, wird wieder angezeigt und Sie können ihn bearbeiten. Einfach, Aktualisieren Sie das Feld, um das neue Ergebnis anzuzeigen.
Sobald Sie Ihr gemeinsames Dokument erstellt haben, Sie können es verwenden, um andere Elemente zu speichern, die Sie oft in Ihren Word-Dokumenten eingeben. Verwenden Sie einfach ein separates INCLUDETEXT-Feld in Ihren Word-Dokumenten für jede Information, die Sie automatisch aus Ihrem gemeinsamen Dokument einfügen möchten.
