Wir alle haben einige große Textblöcke, die wir regelmäßig schreiben müssen, als deine Adresse, lange Namen oder Sätze, oder sogar Tabellen und Bilder, die Sie oft verwenden. Mit der AutoText-Funktion in Word können Sie diese Textausschnitte speichern und mit wenigen Tastendrücken schnell einfügen, damit Sie weniger Zeit mit dem Tippen verbringen können.
Die AutoText-Funktion ist schon lange ein Bestandteil von Office, aber jetzt ist es Teil von Quick Parts, die zu Office hinzugefügt wurde 2007. Gleichzeitig mit den AutoText-Einträgen, Mit der Funktion Quick Parts können Sie Dokumenteigenschaften einfügen (als Titel und Autor ) und Felder (wie Datum und Seitenzahlen). Die Quick Parts- und Autotext-Einträge werden auch als „Building Blocks“ bezeichnet und Word enthält viele vordefinierte Building Blocks.. Außerdem können Sie so viele benutzerdefinierte Bausteine hinzufügen, wie Sie möchten.
HINWEIS: Wir haben bereits darüber geschrieben, wie Sie in Word auf Text aus anderen Dokumenten verweisen können, damit Sie wiederverwendbaren Inhalt in andere Dokumente einfügen können, die automatisch aktualisiert werden. Der in diesem Beitrag besprochene Trick entspricht der Verwendung einer AutoText-Eingabe. Trotz dieses, sobald Inhalt über eine AutoText-Eingabe eingefügt wurde, dieser Inhalt wird NICHT automatisch aktualisiert, wenn sich der AutoText-Eintrag ändert.
Es gibt andere Software da draußen, wie das kostenlose PhraseExpress für Windows, das eine äquivalente Aufgabe auf dem gesamten System ausführt. Das ist großartig, denn es funktioniert in allen Apps., nicht nur in Word, aber Autotext hat auch einige Vorteile, Mit anderen Worten, hat mehr Formatierungsoptionen (insbesondere die Word-spezifischen) dass PhraseExpress, und es ist überall dort aktiviert, wo Word ist. Weil, wenn Sie auf Ihrem Arbeitscomputer keine Programme von Drittanbietern installieren dürfen, als Beispiel, Sie können weiterhin AutoText verwenden.
VERBUNDEN: So verweisen Sie auf Text in anderen Dokumenten in Microsoft Word
Sie können AutoText-Einträge nur in Vorlagen speichern, nicht in den Dokumenten selbst. Standardmäßig, neue AutoText-Einträge werden in der Vorlage Normal.dotm gespeichert. Dadurch wird die Verfügbarkeit Ihrer AutoText-Einträge nur auf Ihrem Gerät eingeschränkt, es sei denn, Sie teilen Ihre Vorlage Normal.dotm mit anderen Computern. Sie können benutzerdefinierten Vorlagen AutoText-Einträge hinzufügen, aber es gibt Einschränkungen, die wir später in diesem Beitrag besprechen werden.
So erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintrag
Anfangen, Erstellen Sie ein neues Word-Dokument und geben Sie den Inhalt ein (Text, Bilder, Bretter, usw.) Sie als AutoText-Eintrag hinzufügen möchten. Nach, Markieren Sie den Inhalt, und klicken Sie auf das Symbol “Einfügung”.
VERBUNDEN: So zeigen Sie Zeichen an, die nicht in Word gedruckt werden
Wenn Sie möchten, dass der Text in Ihrem AutoText-Eintrag in Absatzformatierung für alle Absätze im Eintrag gespeichert wird, einschließlich des letzten Absatzes, Stellen Sie sicher, dass die Absatzmarke am Ende des letzten Absatzes in Ihrer Auswahl enthalten ist. Absatzmarke speichert Absatzformatierung. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende des Absatzes nicht auswählen, dieser Absatz nimmt beim Einfügen den Absatzstil des umgebenden Textes an. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende jedes Absatzes nicht sehen, Sie können sie in den Alternativen anzeigen. Alle Zeichenformatierungen, die Sie auf Ihren AutoText-Inhalt angewendet haben, werden automatisch in der AutoText-Eingabe gespeichert.
Im Bereich “Text”, Drück den Knopf “Quick Parts kennenlernen” und bewegen Sie die Maus über “Autotext” im Dropdown-Menü. Nach, auswählen “Auswahl in der Autotext-Galerie speichern” im Untermenü.
HINWEIS: Möglicherweise sehen Sie sich die Option an “Auswahl im Schnellteilekatalog speichern” direkt über das Menü verfügbar “Schnelle Teile”. Diese Option fügt den markierten Text als Eintrag von “Schnelle Teile”, nicht als Eintrag von “Autotext”. Die Einträge „Quick Parts“ und „AutoText“ sind grundlegende Komponenten. So können Sie den Eintrag hinzufügen, aber wir werden besprechen, wie man es als AutoText-Eintrag hinzufügt.
Das Dialogfeld wird angezeigt. “Neuen Baustein erstellen”. Geben Sie einen Namen für den AutoText-Eintrag in das Bearbeitungsfeld ein. “Name”.
Wir empfehlen, die Namen Ihrer AutoText-Einträge so unterschiedlich zu gestalten, dass Sie nur wenige Zeichen des Namens eingeben müssen, um jeden Eintrag in ein Dokument einzufügen.. Wenn mehrere AutoText-Einträge sehr ähnliche Namen haben, Sie müssen genug Namen eingeben, damit Word weiß, welchen Eintrag Sie einfügen möchten.
Sie können auch die Kategorie dieses Eintrags ändern. Dropdown-Liste “das erscheint und” bietet eine Option “Neue Kategorie erstellen” Damit können Sie diesen AutoText-Eintrag einer benutzerdefinierten Kategorie hinzufügen. Wecker hinzufügen “Galerie” in dem der Eintrag angelegt wird.
Dropdown-Liste “Auswahl” Ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie der Eintrag in das Dokument eingefügt wird. Wenn Sie einen kleinen Text einfügen, wie der Name einer Firma, auswählen “Nur Inhalt einbetten” die den Inhalt des Onlineeintrags in den Cursor einfügt. Sie können den Inhalt auch als eigenen Absatz oder auf Ihrer eigenen Seite einfügen (perfekt zum Erstellen von Standard-Covern).
Übernehmen der Standardeinstellungen für die Dropdown-Liste “Speichern unter”. Dadurch wird der AutoText-Eintrag in Ihrer normalen Vorlage gespeichert.
VERBUNDEN: So werden Sie benachrichtigt, wenn Word Änderungen an der normalen Vorlage speichern möchte
Sobald Sie Ihren neuen AutoText-Eintrag eingerichtet haben, klicke auf “Akzeptieren”.
Wenn Sie das letzte geöffnete Word-Dokument schließen, Das folgende Dialogfeld wird möglicherweise angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die an der Vorlage Normal.dotm vorgenommenen Änderungen speichern möchten, wenn Sie die Option zum Speichern der Vorlage Normal aktiviert haben. So speichern Sie den AutoText-Eintrag in der Vorlage “Normal.dotm”, klicke auf “Halten”.
So fügen Sie eine automatische Texteingabe in ein Dokument ein
Nachdem wir nun einen neuen AutoText-Eintrag erstellt haben, fügen wir es in ein Dokument ein. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie auf die Registerkarte “Einfügung” noch einmal und bewegen Sie die Maus über “Autotext” im Dropdown-Menü. Sie werden feststellen, dass der autotext-Eintrag, den Sie hinzugefügt haben, direkt im Untermenü aktiviert ist “Autotext”. Wählen Sie es aus, um den Inhalt in diesen Beitrag einzufügen.
Außerdem können Sie einen AutoText-Eintrag einfügen, indem Sie einfach mit der Eingabe des Namens des AutoText-Eintrags beginnen. Es erscheint ein kleines Popup-Fenster mit dem Namen des passenden AutoText-Eintrags und Anweisungen, die Sie auffordern, zum Einfügen „Enter“ zu drücken. Drücken Sie “Eintreten” Gehen Sie folgendermaßen vor, um den gesamten AutoText-Eintrag in Ihr Dokument einzufügen. Sie können auch drücken “F3”.
Der Inhalt des AutoText-Eintrags wird eingefügt, komplett mit originalen Zeilenumbrüchen und Formatierungen.
Um das Einfügen von AutoText-Einträgen schneller und einfacher zu machen, Sie können die Schaltfläche “Autotext” zur Symbolleiste für den Schnellzugriff.
und wählen Sie dann Zelle D4 aus “AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen”
Wenn Sie den AutoVervollständigen-Vorschlag nicht sehen, wenn Sie den Namen Ihres AutoText-Eintrags eingeben, Möglicherweise müssen Sie die Option “AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen”.
So aktivieren Sie “AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen”, Öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument, oder erstellen Sie ein neues Dokument, und klicken Sie auf das Symbol “Datei”.
Auf dem Backstage-Bildschirm, klicke auf “Auswahl” in der Liste der Alternativen auf der linken Seite.
Klicke auf “Fortschrittlich” in der Artikelliste auf der linken Seite des Dialogfelds “Wortoptionen”.
Im Bereich “Bearbeitungsoptionen”, Klicken Sie auf die Schaltfläche “AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen” Um ein Häkchen in das Feld zu setzen.
Jetzt, Sie können drücken “Eintreten” Nachdem Sie einen Teil des Namens eines AutoText-Eintrags eingegeben haben, um ihn einzufügen.
So bearbeiten Sie den Inhalt einer bestehenden automatischen Texteingabe
Angenommen, Sie sind in ein neues Haus umgezogen und müssen Ihre Adresse in Ihrem AutoText-Eintrag ändern.. Das geht ganz einfach. Geben Sie den Eintrag einfach nach Belieben in ein neues Word-Dokument ein, Wählen Sie es aus und rufen Sie dann das Untermenü "AutoText" wie zuvor besprochen auf. Wähle eine Option “Auswahl im AutoText-Katalog speichern” Im Untermenü unter einem vorhandenen AutoText-Eintrag.
Geben Sie denselben Namen wie den vorhandenen AutoText-Eintrag in das Bearbeitungsfeld ein. “Name” und klicke “Akzeptieren”.
Ein Dialogfeld wird zur Bestätigung angezeigt. Klicke auf “Jawohl” Gehen Sie folgendermaßen vor, um den alten AutoText-Eintrag durch den neuen zu ersetzen.
Jetzt, Sie können den aktualisierten AutoText-Eintrag wie zuvor in jedes neue oder vorhandene Word-Dokument einfügen.
HINWEIS: Erinnern, Das Ändern eines AutoText-Eintrags ändert NICHT den Inhalt dieses Eintrags in einem vorhandenen Dokument, in das Sie ihn bereits eingefügt haben. Der überarbeitete Inhalt des AutoText-Eintrags wird nur verwendet, wenn der Eintrag nach einer Änderung jederzeit eingefügt wird.
So bearbeiten Sie die Eigenschaften einer bestehenden automatischen Texteingabe
Beim Bearbeiten des Inhalts eines AutoText-Eintrags, Sie können auch die Eigenschaften des Eingangs ändern, als Vorlage wird es gespeichert, die Kategorie, etc.
Um dies zu tun, ein neues Word-Dokument erstellen oder ein vorhandenes öffnen. Klicken Sie auf die Registerkarte “Einfügung” und klicke dann auf den Button “Quick Parts kennenlernen” im Bereich “Text”. Bitte auswählen “Baustein-Organizer” im Dropdown-Menü.
Das Dialogfeld wird angezeigt “Baustein-Organizer”. Eine Liste aller “bausteine”, zeigt die “Name” von jedem und in was “Galerie”, “Kategorie” und “Vorlage” Sind. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge nach der “Galerie”. Unser Neuzugang “Die Anschrift” wird oben angezeigt, da es sich in der Galerie befindet “Autotext”. Klicken Sie auf den Eintrag, um ihn auszuwählen. Auf der rechten Seite des Dialogs wird eine Vorschau der Eingabe angezeigt.
Nach Auswahl des Eintrags “Die Anschrift”, klicke auf “Eigenschaften bearbeiten” unterhalb der Liste der “Bausteine”.
Es erscheint das gleiche Dialogfeld wie beim Erstellen des AutoText-Eintrags; trotz dieses, jetzt heißt es “Baustein ändern”. Ändern wir die "Option" in "Inhalt in einen eigenen Absatz einfügen", so wird die Adresse immer beginnend in einer eigenen Zeile eingefügt, auch wenn der Cursor am Ende einer anderen Zeile steht. Klicke auf “Akzeptieren” nachdem Sie die Änderung vorgenommen haben.
Es erscheint wieder ein Bestätigungsdialog, Bestätigen Sie, dass Sie den AutoText-Eintrag durch den überarbeiteten ersetzen möchten. Klicke auf “Jawohl”.
So löschen Sie eine automatische Texteingabe
Wenn Sie feststellen, dass Sie keinen AutoText-Eintrag mehr benötigen, Sie können es aus der Bausteinsammlung entfernen. So löschen Sie einen AutoText-Eintrag, Öffnen Sie das Dialogfeld "Building Block Organizer", wie im letzten Abschnitt beschrieben. Wählen Sie den AutoText-Eintrag aus, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf “Entfernen” unterhalb der Liste der “Bausteine”.
Es erscheint ein Bestätigungsdialog, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den ausgewählten Baustein wirklich löschen möchten, in diesem Fall ein AutoText-Eintrag. Klicke auf “Jawohl” Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Eintrag zu löschen. Sie kehren zum Dialogfeld zurück “Baustein-Organizer”. Klicke auf “Schließen” Gehen Sie folgendermaßen vor, um es zu schließen und zu Ihrem Dokument zurückzukehren.
AutoText scheint eine Eigenart zu haben, wenn eine benutzerdefinierte Vorlage verwendet wird. Wir haben versucht, AutoText-Einträge zu einer benutzerdefinierten Vorlage hinzuzufügen, aber wenn wir ein neues Dokument basierend auf dieser Vorlage erstellen, AutoText-Eintrag war nicht verfügbar. Trotz dieses, wenn wir ein neues Dokument basierend auf der Normal-Vorlage erstellen und dann die benutzerdefinierte Vorlage an dieses Dokument anhängen, AutoText-Eingabe war verfügbar. Weil, wenn Sie die AutoText-Einträge in Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlage speichern möchten, Hängen Sie die Vorlage unbedingt an Ihre Dokumente an, nachdem Sie sie erstellt haben, oder, umgekehrter Fall, Ihre AutoText-Einträge sind nicht verfügbar. Wenn du etwas anderes entdeckst, lass es uns in den Kommentaren wissen.
Ältere Word-Versionen (2003 und früher) erlaubt Ihnen, AutoText-Einträge von einer Vorlage in eine andere zu kopieren. Trotz dieses, aus Word 2007, diese Funktion wurde entfernt.
