Nous avons tous de gros morceaux de texte que nous devons écrire régulièrement, comme votre adresse, noms longs ou phrases, ou même des tableaux et des images que vous utilisez plusieurs fois. La fonctionnalité d'insertion automatique dans Word vous permet de stocker ces extraits de texte et de les insérer rapidement en quelques frappes, pour que vous passiez moins de temps à taper.
La fonctionnalité d'insertion automatique fait partie d'Office depuis longtemps, mais maintenant il fait partie de Quick Parts, qui a été ajouté à Office 2007. En même temps que les entrées d'insertion automatique, La fonction Quick Parts vous permet d'insérer des propriétés de document (comme titre et auteur ) et champs (comme les dates et les numéros de page). Les entrées Quick Parts et Autotext sont également appelées « Building Blocks » et Word est fourni avec de nombreux blocs de construction prédéfinis.. De plus, vous pouvez ajouter autant de blocs de construction personnalisés que vous le souhaitez.
REMARQUE: Nous avons déjà expliqué comment référencer du texte à partir d'autres documents dans Word afin que vous puissiez insérer du contenu réutilisable dans d'autres documents qui seront mis à jour automatiquement.. L'astuce décrite dans cet article équivaut à utiliser une entrée d'insertion automatique. Malgré cela, une fois le contenu inséré à l'aide d'une entrée d'insertion automatique, ce contenu ne sera PAS mis à jour automatiquement lorsque l'entrée d'insertion automatique change.
Il existe d'autres logiciels, comme le gratuit PhraseExpress Pour Windows, qui effectue une tâche équivalente sur l'ensemble du système. C'est génial car cela fonctionne dans toutes les applications., pas seulement dans Word, mais Autotext a ses propres avantages, En d'autres termes, a plus d'options de formatage (en particulier ceux spécifiques à Word) cette phraseExpress, et il est activé où que se trouve Word. Pour cela, si vous n'êtes pas autorisé à installer des programmes tiers sur votre ordinateur de travail, par exemple, vous pouvez toujours utiliser l'insertion automatique.
EN RELATION: Comment référencer du texte dans d'autres documents dans Microsoft Word
Vous ne pouvez stocker que les entrées d'insertion automatique dans les modèles, pas dans les documents eux-mêmes. Par défaut, les nouvelles entrées d'insertion automatique sont stockées dans le modèle Normal.dotm. Cela limite la disponibilité de vos entrées d'insertion automatique uniquement sur votre machine, sauf si vous partagez votre modèle Normal.dotm avec d'autres machines. Vous pouvez ajouter des entrées d'insertion automatique aux modèles personnalisés, mais il y a des limitations avec cela dont nous discuterons plus tard dans ce post.
Comment créer une nouvelle entrée d'insertion automatique
Pour commencer, créer un nouveau document Word et saisir le contenu (texte, images, planches, etc.) vous souhaitez ajouter en tant qu'entrée d'insertion automatique. Après, mettez en surbrillance le contenu et cliquez sur le bouton “Insérer”.
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Si vous souhaitez que le texte de votre entrée d'insertion automatique soit stocké dans un formatage de paragraphe pour tous les paragraphes de l'entrée, y compris le dernier paragraphe, assurez-vous que la marque de paragraphe à la fin du dernier paragraphe est incluse dans votre sélection. La marque de paragraphe stocke la mise en forme des paragraphes. Lorsque vous ne sélectionnez pas la marque de paragraphe à la fin du paragraphe, ce paragraphe prend le style de paragraphe du texte environnant lorsque vous l'insérez. Si vous ne voyez pas la marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe, vous pouvez choisir de les montrer dans les alternatives. Toute mise en forme de caractères que vous avez appliquée à votre contenu d'insertion automatique est automatiquement stockée dans l'entrée d'insertion automatique.
Dans la rubrique “Texte”, Cliquez sur le bouton “Explorez Quick Parts” et déplacez la souris sur “Texte automatique” dans le menu déroulant. Après, sélectionner “Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique” dans le sous-menu.
REMARQUE: vous envisagez peut-être l’option “Enregistrer la sélection dans la galerie de composants Quick Parts” disponible directement à partir du menu “Pièces rapides”. Cette option ajoute le texte sélectionné en tant qu’entrée de “Pièces rapides”, non pas en tant qu’entrée de “Texte automatique”. Les entrées "Quick Parts" et "AutoText" sont des composants de base. Vous pouvez ajouter l'entrée de cette façon, mais nous verrons comment l'ajouter en tant qu'entrée d'insertion automatique.
ouvrez un document nouveau ou existant dans Word et appuyez sur l'onglet “Créer un nouveau bloc de construction”. Entrez un nom pour l’entrée d’insertion automatique dans la zone d’édition “nom”.
Nous vous suggérons de rendre les noms de vos entrées d'insertion automatique suffisamment différents pour que vous n'ayez qu'à taper quelques caractères du nom pour insérer chaque entrée dans un document.. Si plusieurs entrées d'insertion automatique ont des noms très similaires, vous devrez taper suffisamment de nom pour que Word sache quelle entrée vous souhaitez insérer.
Vous pouvez également changer la catégorie de cette entrée. La liste déroulante “Catégorie” fournit une option “Créer une nouvelle catégorie” qui vous permet d’ajouter cette entrée d’insertion automatique à une catégorie personnalisée. Vous pouvez également modifier le “Galerie” dans lequel l’entrée est créée.
La liste déroulante “Les choix” vous permet de spécifier comment l’entrée est insérée dans le document. Si vous insérez un petit morceau de texte, comme le nom d'une entreprise, sélectionner “Incorporer du contenu uniquement” qui insère le contenu de l’entrée en ligne dans le curseur. Vous pouvez également insérer le contenu comme votre propre paragraphe ou sur votre propre page (parfait pour créer des couvertures standard).
Accepter les paramètres par défaut de la liste déroulante “Enregistrer dans”. Cela enregistrera l'insertion automatique dans votre modèle normal.
EN RELATION: Comment être averti lorsque Word souhaite enregistrer les modifications apportées au modèle normal
Une fois que vous avez configuré votre nouvelle entrée d'insertion automatique, cliquez sur “Accepter”.
Lorsque vous fermez le dernier document Word que vous avez ouvert, La boîte de dialogue suivante peut apparaître vous demandant si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au modèle Normal.dotm, si vous avez activé l'option d'être invité à enregistrer le modèle Normal. Pour enregistrer votre entrée d’insertion automatique dans le modèle “Normal.dotm”, cliquez sur “sauvegarder”.
Comment insérer une saisie de texte automatique dans un document
Maintenant que nous avons créé une nouvelle entrée d'insertion automatique, insérons-le dans un document. Créer un nouveau document Word ou ouvrir un document existant. Cliquez sur l'onglet “Insérer” à nouveau et déplacez la souris sur “Texte automatique” dans le menu déroulant. vous remarquerez que l’entrée d’insertion automatique que vous avez ajoutée est activée directement dans le sous-menu “Texte automatique”. Sélectionnez-le pour insérer le contenu dans ce message.
De plus, vous pouvez insérer une entrée d'insertion automatique simplement en commençant à taper le nom de l'entrée d'insertion automatique. Une petite fenêtre contextuelle apparaît avec le nom de l'entrée d'insertion automatique correspondante et des instructions vous demandant d'appuyer sur "Entrée" pour insérer. presse “Entrer” pour insérer l’intégralité de l’entrée d’insertion automatique dans votre document. ouvrez un document nouveau ou existant dans Word et appuyez sur l'onglet “F3”.
Le contenu de l'insertion automatique est inséré, complet avec les sauts de ligne et la mise en forme d'origine.
Pour rendre plus rapide et plus facile l'insertion d'entrées d'insertion automatique, vous pouvez ajouter le bouton “Texte automatique” à la barre d’outils d’accès rapide.
Comment activer “Afficher les suggestions de saisie semi-automatique”
Si vous ne voyez pas la suggestion de saisie semi-automatique lorsque vous tapez le nom de votre entrée d'insertion automatique, vous devrez peut-être activer le “Afficher les suggestions de saisie semi-automatique”.
Pour activer “Afficher les suggestions de saisie semi-automatique”, ouvrez un document Word existant ou créez-en un nouveau et cliquez sur le bouton “Déposer”.
Sur l'écran des coulisses, cliquez sur “Les choix” dans la liste des alternatives à gauche.
Cliquez sur “Avancée” dans la liste des éléments sur le côté gauche de la boîte de dialogue “Options de mots”.
Dans la rubrique “Options d’édition”, cliquez sur le bouton “Afficher les suggestions de saisie semi-automatique” ouvrez un document nouveau ou existant dans Word et appuyez sur l'onglet.
Maintenant, vous pouvez appuyer sur “Entrer” après avoir tapé une partie du nom d’une entrée d’insertion automatique pour l’insérer.
Comment modifier le contenu d'une entrée de texte automatique existante
Disons que vous avez déménagé dans une nouvelle maison et que vous devez changer votre adresse dans votre entrée d'insertion automatique.. C'est facile à faire. Tapez simplement l'entrée comme vous le souhaitez dans un nouveau document Word, sélectionnez-le, puis accédez au sous-menu "AutoTexte" comme indiqué précédemment. Sélectionnez l'option “Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique” dans le sous-menu sous toute entrée d’insertion automatique existante.
Entrez le même nom que l’entrée d’insertion automatique existante dans la zone d’édition “nom” et cliquez “Accepter”.
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît. Cliquez sur “Oui” pour remplacer l’ancienne entrée d’insertion automatique par la nouvelle.
Maintenant, vous pouvez insérer l'insertion automatique mise à jour dans n'importe quel document Word nouveau ou existant comme vous l'avez fait auparavant.
REMARQUE: Rappelles toi, la modification d'une entrée d'insertion automatique ne modifie PAS le contenu de cette entrée dans un document existant où vous l'avez déjà insérée. Le contenu révisé de l'entrée d'insertion automatique n'est utilisé que lors de l'insertion de l'entrée à tout moment après l'avoir modifiée.
Comment modifier les propriétés d'une entrée de texte automatique existante
Lors de la modification du contenu d'une entrée d'insertion automatique, vous pouvez également modifier les propriétés de l'entrée, en tant que modèle dans lequel il est stocké, la catégorie, etc.
Pour faire ceci, créer un nouveau document Word ou en ouvrir un existant. Cliquez sur l'onglet “Insérer” puis cliquez sur le bouton “Explorez Quick Parts” dans la rubrique “Texte”. Veuillez sélectionner “Organisateur de blocs de construction” dans le menu déroulant.
la boîte de dialogue s’affiche “Organisateur de blocs de construction”. Une liste de tous les “Éléments constitutifs”, montrant le “nom” de chacun et dans quoi “galerie”, “Catégorie” et “modèle” Are. Ils sont classés par ordre alphabétique selon le “galerie”. Notre nouvelle entrée “adresse” apparaît en haut car il se trouve dans la galerie “Texte automatique”. Cliquez sur l'entrée pour la sélectionner. Un aperçu de l'entrée est affiché sur le côté droit de la boîte de dialogue.
Après avoir choisi l’entrée “adresse”, cliquez sur “Modifier les propriétés” ci-dessous la liste des “Éléments constitutifs”.
La même boîte de dialogue apparaît que lorsque vous avez créé l'entrée d'insertion automatique; malgré cela, toucher la bannière “Modifier le bloc de construction”. Modifions "Option" en "Insérer du contenu dans son propre paragraphe, donc l'adresse est toujours insérée en commençant sur une ligne séparée, même si le curseur est à la fin d'une autre ligne. Cliquez sur “Accepter” une fois que vous avez effectué la modification.
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît à nouveau, confirmant que vous souhaitez remplacer l'entrée d'insertion automatique par la version révisée. Cliquez sur “Oui”.
Comment supprimer une entrée de texte automatique
Si vous constatez que vous n'avez plus besoin d'une entrée d'insertion automatique, vous pouvez le supprimer de la collection de blocs de construction. Pour supprimer une entrée d'insertion automatique, ouvrir la boîte de dialogue "Building Block Organizer", comme décrit dans la dernière section. Sélectionnez l’entrée d’insertion automatique que vous souhaitez supprimer et cliquez sur “Supprimer” ci-dessous la liste des “Éléments constitutifs”.
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît vous demandant si vous êtes sûr de vouloir supprimer le bloc de construction sélectionné, dans ce cas une entrée d'insertion automatique. Cliquez sur “Oui” pour supprimer l’entrée. vous reviendrez à la boîte de dialogue “Organisateur de blocs de construction”. Cliquez sur “Fermer” pour le fermer et revenir à votre document.
L'insertion automatique semble avoir une bizarrerie lors de l'utilisation d'un modèle personnalisé. Nous avons essayé d'ajouter des entrées d'insertion automatique à un modèle personnalisé, mais lorsque nous créons un nouveau document basé sur ce modèle, L'insertion automatique n'était pas disponible. Malgré cela, lorsque nous créons un nouveau document basé sur le modèle Normal, puis attachons le modèle personnalisé à ce document, La saisie automatique était disponible. Pour cela, si vous souhaitez enregistrer les entrées d'insertion automatique dans votre propre modèle personnalisé, assurez-vous de joindre le modèle à vos documents après les avoir créés ou, cas contraire, vos entrées d'insertion automatique ne seront pas disponibles. Si vous découvrez le contraire, Faites le nous savoir dans les commentaires.
Anciennes versions de Word (2003 et plus tôt) vous a permis de copier des entrées d'insertion automatique d'un modèle à un autre. Malgré cela, a partir de Word 2007, cette fonctionnalité a été supprimée.
