Vous avez probablement du texte que vous tapez plusieurs fois dans vos documents Word, comme instructions. Au lieu de réécrire ce texte à chaque fois que vous en avez besoin, vous pouvez mettre ce texte commun dans un document Word et vous y référer dans d'autres documents; il se mettra même automatiquement à jour sur tous vos documents si vous le modifiez.
Supposons que vous vouliez mettre votre adresse dans le pied de page de vos documents, mais la direction change de temps en temps. Vous pouvez stocker l'adresse dans un document Word commun séparé et utiliser un champ dans votre rapport pour extraire le texte du document commun et le mettre à jour lorsqu'il change.. Nous allons vous montrer comment faire cela.
Pour commencer, créer un nouveau document Word qui sera utile comme référentiel pour l'adresse que vous souhaitez insérer dans d'autres documents Word. Enregistrez-le dans un emplacement où d'autres documents peuvent entrer. Par exemple, ne l'enregistrez pas sur un lecteur réseau auquel vous n'avez pas toujours accès.
Nous utiliserons des signets pour référencer l'adresse dans notre document commun. Écrivez la chaîne de texte que vous souhaitez insérer dans d'autres documents (dans notre cas, l'adresse). Créez un signet en mettant le nom en surbrillance et en allant dans Insertion> Signet et en lui donnant un nom, Quoi “adresse”. Consultez notre guide des signets dans Word pour savoir comment les créer.
Notez que les noms de signet ne peuvent pas avoir d'espaces. Nous vous suggérons de mettre le nom du marqueur au-dessus de chaque élément dans votre fichier d'informations commun afin que vous sachiez facilement quel nom utiliser pour chaque élément. Ceci est particulièrement utile si vous prévoyez d'avoir beaucoup d'articles réutilisables dans ce document commun.. Dans notre exemple, nous ajoutons notre adresse au document d'information commun et mettons le nom du signet, “adresse”, élément ci-dessus.
Une fois que vous avez ajouté l'élément à votre document commun, vous pouvez l'enregistrer et le fermer. Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez insérer l'adresse et placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez que le texte aille. Pour notre exemple, nous allons ajouter un pied de page et y insérer l'adresse.
Nous utiliserons le code de champ INCLUDETEXT pour faire référence au signet que nous avons créé dans le document commun. Pour faire ceci, presse “Ctrl + F9” para insertar los corchetes para el código de campo.
REMARQUE: Vous ne pouvez pas simplement écrire des crochets normaux autour des codes de champ. Debe usar “Ctrl + F9” para insertar el tipo correcto de corchetes.
Le curseur se place automatiquement entre les crochets. Écrivez le texte suivant entre parenthèses, remplaçant "
INCLURE TEXTE "<chemin d'accès au fichier>" <nom du signet>
REMARQUE: N'entrez pas les parenthèses dans le code de champ.
Par exemple, nous écrivons ce qui suit entre les crochets du code de champ:
INCLURE TEXTE "C:UtilisateursLoriDocumentsCommon InformationCommonInformation.docx" Adresse
REMARQUE: Vous devez utiliser des doubles barres obliques inverses dans le chemin, comment nous l'avons fait. En même temps, assurez-vous d'utiliser des guillemets droits, pas de citations typographiques, lors de l'écriture du code ci-dessus dans le champ.
Pour prendre l'adresse du document commun et l'insérer dans le code de champ que vous venez de saisir, haga clic con el botón derecho en el código de campo y seleccione “Champ de mise à jour” dans le menu contextuel.
L'adresse est indiquée dans le document. Los corchetes siguen apareciendo alrededor de la dirección si tiene activada la opción “Mostrar marcadores”. De nouveau, voir notre article sur les signets pour savoir comment désactiver cette option. En même temps, le code de champ peut être ombré. Malgré cela, tu peux aussi le désactiver.
Si vous souhaitez modifier le code de champ, vous pouvez réafficher le code à la place du résultat. Pour faire ceci, haga clic con el botón derecho en el elemento resultante y seleccione “Alternar códigos de campo” dans le menu contextuel. Le texte que vous avez saisi dans le code de champ s'affiche à nouveau et vous pouvez le modifier. Simplement, mettre à jour le champ pour afficher le nouveau résultat.
Une fois que vous avez créé votre document commun, vous pouvez l'utiliser pour enregistrer d'autres éléments que vous tapez plusieurs fois dans vos documents Word. Utilisez simplement un champ INCLUDETEXT distinct dans vos documents Word pour chaque information que vous souhaitez insérer automatiquement à partir de votre document commun.