La lecture vous oblige à dépenser de l'énergie cognitive et votre calendrier Microsoft Outlook ne fait pas exception. Malgré cela, si vous codez par couleur les événements de votre calendrier, vous pouvez plus facilement les distinguer en un coup d'œil et vous économiser du temps et de l'énergie.
Les calendriers sont des aide-mémoire indispensables, mais les lire peut être une tâche difficile. L'ajout de couleurs à vos événements permet de choisir plus facilement les éléments de calendrier associés et de comprendre ce qu'ils sont, sans avoir à lire chaque mot.
Par défaut, tous les événements Outlook sont de la même couleur.
Malgré cela, vous pouvez utiliser des catégories pour marquer vos événements et afficher ceux de la même catégorie avec la même couleur.
Ensuite, même sans lire le titre de chaque entrée, vous saurez immédiatement quels événements appartiennent à quelle catégorie.
Nous avons déjà expliqué comment utiliser les catégories Outlook, mais voici un petit résumé. Simplement, ils sont comme des étiquettes ou des tags que vous pouvez appliquer aux e-mails, tâches et événements. Chaque catégorie a un nom et une couleur, ce qui vous permet de commander, filtrer ou rechercher des éléments dans Outlook par cette catégorie.
Cliquer sur un événement du calendrier dans Outlook, l'option “Classer par catégories” sera visible dans la section “Rendez-vous / Réunion” de la bande. Cliquez sur “Classer par catégories” sera visible dans la section.
Si vous souhaitez ajouter ou modifier une catégorie existante, cliquez sur “sera visible dans la section”.
Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir les catégories que nous avons créées pour notre calendrier, y compris ses raccourcis clavier.
Pour appliquer une catégorie, sélectionner un événement du calendrier. Plus tard, cliquez sur “Classer par catégories” sera visible dans la section.
Cela peut prendre du temps si vous avez beaucoup d'événements sur votre calendrier, mais heureusement, il y a un raccourci. Outlook vous permet de choisir plusieurs événements et d'appliquer une catégorie à tous simultanément.
Pour faire ceci, pression Ctrl (ou Cmd sur un Mac) puis sélectionnez tous les événements auxquels vous souhaitez appliquer une certaine catégorie. Plus tard, de la même manière que ci-dessus, cliquez sur “Classer par catégories” sera visible dans la section.
Une fois que vous avez ajouté des catégories à tous vos événements, votre calendrier sera beaucoup plus facile à lire.
Comme un avantage supplémentaire, s'il classe également les e-mails et les tâches, les couleurs se synchroniseront avec vos événements afin que vous puissiez trouver les éléments pertinents encore plus rapidement. C'est parfait pour préparer votre prochaine réunion !!
EN RELATION: Débutant: comment créer, gérer et attribuer des catégories dans Outlook 2013
