Parfois, vous pouvez vouloir copier les e-mails envoyés à une autre adresse sans que le destinataire le sache. Dans Microsoft Outlook, vous pouvez configurer des règles pour ce faire. Nous vous guiderons tout au long de la procédure et partagerons un avertissement important.
La plupart des gens connaissent l'option CC (copie carbone) dans votre programme de messagerie. CCing quelqu'un signifie que vous lui envoyez une copie du message. Les autres destinataires peuvent également voir qui a reçu CC.
Il y a aussi une option BCC (copie cachée). Toute personne avec un Cci sera masquée aux autres destinataires, mais vous pourrez voir l'expéditeur et les destinataires.
Et Outlook, vous pouvez ajouter le champ Cci aux e-mails avec un simple interrupteur à bascule. Pour le faire, ouvrir un nouvel e-mail, passer à l'onglet “Les choix” puis cliquez sur “Co”. Cela rendra le champ “Co” être visible dans cet e-mail et dans tous les nouveaux e-mails. Pour le cacher une fois de plus, cliquez sur Options> Cci sur tout nouvel e-mail.
Si vous voulez BCC quelqu'un sur un e-mail spécifique, tapez simplement l'adresse e-mail de cette personne dans le champ “Co” comme vous le feriez dans les champs “Afin de” O “CC”.
La campagne “Co” le plus souvent utilisé lors de l'envoi d'e-mails en masse à de nombreux destinataires, comme bulletin d'information. Selon l'endroit où vous vous trouvez dans le monde, il est possible que vous soyez légalement obligé de masquer les adresses e-mail des personnes pour des raisons de protection des données.
Même s'il n'y a pas d'obligation légale impérative, encore une bonne pratique (et la courtoisie commune) ne pas diffuser les adresses e-mail des personnes sans leur consentement.
Il existe d'autres scénarios dans lesquels vous pourriez vouloir BCC quelqu'un. Par exemple, si vous avez affaire à un employé ou à un collègue gênant, vous voudrez peut-être conserver une trace de vos interactions par e-mail au cas où vous auriez besoin de déposer une plainte. BCC vous permet d'envoyer des copies de messages à n'importe quelle adresse que vous voulez, sans que les destinataires le sachent.
Si vous souhaitez ajouter un destinataire Cci à chaque e-mail automatiquement ou à des e-mails spécifiques, comme ceux d'une certaine personne ou contenant des mots spécifiques dans la ligne d'objet, il n'y a pas de moyen facile de le faire. Si vous avez utilisé les règles Outlook, vous pouvez espérer que c'est une option, mais malheureusement ce n'est pas le cas.
Il est possible d'utiliser des règles, mais il faut en créer plusieurs. Spécifiquement, une règle pour appliquer une catégorie aux e-mails que vous souhaitez CCI et une autre pour transférer automatiquement les e-mails de cette catégorie vers une autre adresse. Ce n'est pas la même chose qu'un BCC, mais ça donne le même résultat.
La mise en garde importante que nous avons mentionnée précédemment est que de nombreuses entreprises empêchent leur personnel de transférer des e-mails à l'extérieur de l'entreprise.. En effet, les règles de transfert automatique sont une méthode courante utilisée par les cybercriminels pour obtenir les données de l'entreprise..
Toute entreprise suffisamment grande pour avoir son propre service informatique bloquera probablement le transfert automatique.. De plus, vous recevrez probablement une alerte lorsque quelqu'un mettra en place une règle de transfert automatique..
Si votre entreprise bloque le transfert automatique, vous devrez ajouter le BCC manuellement si vous allez vers une adresse e-mail externe. Malgré cela, si vous transférez vers une autre boîte aux lettres au sein de votre entreprise, ou si votre entreprise ne bloque pas le transfert automatique, êtes-vous prêt à commencer.
Avec cet avertissement à l'esprit, voici comment configurer les deux règles.
Régner 1: Appliquer une catégorie
Assurez-vous que vous êtes dans votre boîte de réception Outlook, puis, lors de l'affichage de l'onglet “Début”, cliquez sur Règles> Gérer les règles et les alertes.
Veuillez sélectionner “Appliquer la règle sur les messages que j'envoie” dans le “assistant de règles” qui apparaît et, ensuite, cliquez sur “Suivant”.
Ensuite, choisissez les e-mails auxquels vous souhaitez appliquer automatiquement la catégorie. Si vous souhaitez catégoriser tous les e-mails, cliquez sur “Suivant”. Un avertissement s'affichera; cliquez sur “Oui”.
Si vous souhaitez uniquement catégoriser des messages spécifiques, vous devrez sélectionner quel type. Il y a un grand nombre de conditions à sélectionner, y compris ceux avec certains mots dans la ligne d'objet ou dans le corps, ceux avec des pièces jointes, etc.
Nous allons catégoriser les e-mails envoyés à une personne spécifique, nous sélectionnons donc l'option “Envoyé à des personnes ou à un groupe public”.
Nous cliquons sur le lien “Personnes ou groupe public” pour sélectionner le destinataire.
Nous pouvons choisir la personne dans notre carnet d'adresses ou écrire l'adresse e-mail directement dans le champ “Afin de” puis cliquez sur “Accepter”.
Nous cliquons sur “Suivant”.
Sur la page suivante de l'assistant, nous sélectionnons “Attribuez-le à la catégorie Catégorie”.
Ensuite, nous cliquons sur le lien “Catégorie” attribuer une catégorie.
Dans la fenêtre “Catégories de couleurs” qui s'ouvre, nous choisissons la catégorie à laquelle nous voulons qu'il s'applique. Aussi, vous pouvez cliquer sur “Nouveau” pour en créer un nouveau puis cliquez sur “Accepter”.
Pour éviter le transfert automatique des mauvais e-mails à vous-même, envisager l'opportunité de créer une catégorie absolument nouvelle juste pour cela.
La catégorie dans l'assistant changera pour celle que vous avez sélectionnée. Cliquez sur “Finaliser”.
Cliquez sur “Accepter” dans la boîte de confirmation et votre première règle est créée.
Régner 2: transfert automatique d'e-mails
Vous devez maintenant configurer une règle qui transfère automatiquement les e-mails ayant la catégorie que vous avez choisie dans la règle 1.
Premier, cliquez sur le dossier des éléments “Expédié” changer pour elle. Cette étape est indispensable, cas contraire, la règle ne s'exécutera que sur les e-mails de votre boîte de réception.
Dans l'onglet “Début” et Outlook, cliquez sur Règles> Gérer les règles et les alertes.
Dans le “Assistant de règles”, cliquez sur “Appliquer la règle aux messages que vous recevez” puis cliquez sur “Suivant”.
Sur la page suivante de l'assistant, sélectionner “Affecté à la catégorie Catégorie”.
Clique sur le lien “Catégorie” pour sélectionner la catégorie à laquelle vous souhaitez l'affecter.
Dans la fenêtre “Catégories de couleurs”, choisissez la catégorie que vous avez définie dans la règle 1 puis cliquez sur “Accepter”.
La catégorie dans l'assistant changera pour celle que vous avez sélectionnée. Cliquez sur Suivant.”
Sur la page suivante, sélectionner “Transférer à des personnes ou à un groupe public”.
Clique sur le lien “Personnes ou groupe public” pour sélectionner un destinataire.
Vous pouvez choisir l'adresse à laquelle vous souhaitez transférer les e-mails à partir de votre carnet d'adresses ou la saisir dans le champ “Afin de”. Ensuite, cliquez sur “Accepter”.
Cliquez sur “Suivant” deux fois pour arriver à la dernière page de l'assistant. Nommez votre règle, assurez-vous qu'il est appliqué au dossier “Articles expédiés” puis cliquez sur “Finaliser”.
Vos règles sont déjà créées! Chaque fois que vous envoyez un e-mail à la personne que vous avez spécifiée, une catégorie sera ajoutée à l'email (Régner 1). Une fois le mail arrivé dans le dossier “Articles expédiés”, il sera automatiquement transmis à l'adresse que vous avez indiquée dans la Règle 2.
