Une fonctionnalité utile du calendrier Outlook est la possibilité pour les invités de proposer de nouvelles heures pour les événements. En tant qu'organisateur d'événements, Vous pouvez accepter ou refuser une initiative et même empêcher les autres de proposer de nouveaux horaires.
Si vous organisez un événement avec de nombreux participants et que vous recevez plus d'une nouvelle initiative d'horaire, vous pouvez également les consulter tous au même endroit.
Pour la prochaine réunion ou le prochain événement que vous configurez avec le calendrier Outlook, Nous vous montrerons comment tout faire pour gérer efficacement ces nouvelles propositions de temps.
Accepter ou refuser une nouvelle initiative de planification dans Outlook
Après qu'un invité propose une nouvelle heure pour votre événement, c'est à vous d'accepter ou de rejeter l'initiative.
Quand une nouvelle heure est proposée, vous recevrez un email avec “nouvelle heure d'initiative” dans la ligne d'objet.
Ouvrez l'e-mail et cliquez sur l'onglet Réponse à la réunion. Accepter, cliquez sur “accepter l'initiative” dans la section Répondre du ruban. Rejeter, cliquez sur “Effacer” dans la section Supprimer.
Voir toutes les propositions de temps dans Outlook
Si vous recevez plus d'un nouveau prospect, vous pouvez revoir vos options de deux manières.
De l'e-mail avec l'initiative, allez dans l'onglet Réponse à la réunion et cliquez sur “Voir toutes les propositions” dans la section Répondre du ruban.
De l'événement du calendrier, allez dans l'onglet Assistant de planification.
Les deux méthodes vous amènent à la même vue. Ci-dessous les détails de base de l'événement, vous verrez une liste des horaires proposés avec des durées, proposé par et conflits.
Si vous souhaitez accepter l'un des horaires proposés dans la liste, sélectionnez-le puis cliquez sur “Envoyer la mise à jour”.
Rejeter les propositions d'un nouveau programme pour un événement
Lorsque vous créez un événement dans le calendrier Outlook, peut empêcher les invités de proposer de nouveaux horaires.
Ouvrez votre événement dans le calendrier Outlook et sélectionnez l'onglet Réunion. Notez que l'onglet Réunion s'affiche comme Rendez-vous quand vous créez un événement chronométré sans membres et comment Événement lorsque vous créez un événement d'une journée.
Dans la section Assistants du ruban, cliquez sur “options de réponse” puis sélectionnez “Autoriser de nouvelles propositions d'heures” pour le décocher.
Lorsque vos invités ouvrent la demande d'événement, ils ne verront tout simplement pas l'option Proposer une nouvelle heure.
Pour plus d'informations, découvrez comment afficher vos heures de travail à d'autres personnes dans Outlook pour une planification de réunion utile.
