Sono disponibili molti plug-in e connettori di terze parti per Outlook. Qual è la differenza tra plugin e connettori, come li usi e sono sicuri da usare?? Abbiamo le risposte per te.
Cosa sono i plugin e i connettori?
I componenti aggiuntivi e i connettori sono alternative per connettere Outlook ad applicazioni di terze parti. Queste app includono quelle di cui la maggior parte delle persone ha sentito parlare (anche se non li hai usati) come Dropbox, Trello e Slack. Ci sono plug-in e connettori aggiuntivi di cui probabilmente non sentirai mai parlare al di fuori degli ambienti aziendali. Generalmente, facilitare le attività come spese, CRM (gestione delle relazioni con i clienti) e videoconferenza.
Nonostante questo, l'obiettivo di tutti loro è lo stesso: consentono di interagire in qualche modo con un'altra applicazione da Outlook.
La differenza tra un plug-in e un connettore dipende dalla direzione dell'integrazione. Un componente aggiuntivo consente a Outlook di inviare qualcosa a un'altra applicazione. Un connettore consente all'altra applicazione di inviare qualcosa a Outlook.
I plugin sono disponibili solo per gli account di posta elettronica che utilizzano Exchange, un account Outlook.com/live.com/hotmail gratuito o un account Microsoft a pagamento per il tuo dominio. Se stai utilizzando un account non Exchange, come Gmail o Yahoo! fattura, l'opzione “Ottieni componenti aggiuntivi” sarà disabilitato.
Come esempio, c'è un plugin Trello e un connettore Trello. Il plugin Trello ti consente di creare o modificare un'attività Trello direttamente da un'e-mail. Il connettore Trello consentirà a Trello di inviare notifiche e promemoria direttamente a Outlook.
Esistono due tipi principali di plugin: quelli che utilizzano pulsanti e quelli che evidenziano parti dell'e-mail.
I plug-in che utilizzano i pulsanti posizionano un pulsante sulla barra multifunzione su cui è possibile fare clic durante la visualizzazione di un'e-mail. Cliccando su questo pulsante, la funzionalità del plugin sarà attivata, Come inviare l'e-mail a Trello per creare un'attività o pubblicare il contenuto dell'e-mail su un canale Slack. A questo punto, il relativo contenuto dell'e-mail viene inviato al servizio di terze parti.
Quando viene installato un plugin che mette in evidenza il contenuto, dice a Outlook che tipo di informazioni utilizza, come i dati sulla posizione per un plug-in di mappe. Quando apri un'email, Outlook cerca quel tipo di informazioni (una direzione, come esempio) e lo evidenzia. Quando fai clic sul contenuto evidenziato, le informazioni pertinenti (la direzione, per questo caso) viene inviato al servizio di terze parti in modo che possa visualizzarlo su una mappa.
I connettori sono leggermente diversi, poiché il lavoro che ognuno fa è svolto al servizio di terzi. Non c'è nessun pulsante o evidenziazione del contenuto con un connettore, solo la capacità del servizio di terze parti di inviare elementi a Outlook affinché l'utente possa vederli.
Sono sicuri da installare??
sì, se li stai installando da Microsoft Store. Solo i plugin hanno il codice (JavaScript) fare qualcosa, e Microsoft convalida tutti i plug-in prima di consentirne il caricamento nel negozio. Puoi visualizzare le informative sulla privacy e i termini e le condizioni di qualsiasi plug-in nel relativo modulo di consenso nel Microsoft Store.
Se il plugin utilizza un pulsante o utilizza l'evidenziazione del contenuto, hai accesso solo ai dati in messaggio di posta elettronica su cui stai lavorando.
Se ti fidi di Microsoft per convalidare il componente aggiuntivo, dovresti essere in grado di fidarti che il plugin non sia dannoso. Se siete interessati, Microsoft fornisce informazioni dettagliate sulla convalida che fanno, cosa possono e non possono fare gli sviluppatori, e la procedura sandbox in cui vengono eseguiti tutti i plugin.
Sebbene i componenti aggiuntivi facciano qualcosa con le informazioni all'interno di Outlook, un connettore è in realtà solo un modo per concedere l'autorizzazione a un servizio di terze parti per mostrare notifiche e avvisi in Outlook. Microsoft convalida i connettori, ma devi davvero fidarti del servizio di terze parti. Nonostante questo, se hai un account con quel servizio, presumibilmente già comodo indossarli.
Come sempre, ti consigliamo di installare solo plug-in e connettori da Microsoft Store.
Come si aggiunge a Outlook??
La procedura per aggiungere un componente aggiuntivo o un connettore a Outlook è semplice, indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando il client Outlook o l'app Web Outlook. Se installi un plug-in o un connettore sul client, verrà installato automaticamente nell'app Web di Outlook e viceversa.
L'interfaccia per aggiungere un plug-in o un connettore è la stessa nel client e nell'applicazione web, è solo il metodo per arrivarci che è leggermente diverso.
La procedura del client Outlook
Per trovare un plug-in o un connettore sul client, fai clic sul pulsante Start> Ottieni plugin.
La procedura di Outlook Web App
Per trovare un plug-in o un connettore nell'applicazione web, clicca sui tre puntini in alto a destra mentre visualizzi un'email.
Nel menu contestuale che appare, scorrere fino in fondo e fare clic “Ottieni componenti aggiuntivi”.
Da questo punto, la procedura per trovare e installare un plug-in o un connettore è la stessa sia nel client che nell'applicazione web. Quindi, non importa quale sto usando, si aprirà il pannello Plugin e connettori.
Il pannello si apre alla scheda Plugin. Se invece vuoi aggiungere un connettore, clicca sulla scheda “Connettori”.
La procedura è la stessa per plugin e connettori, quindi ci concentreremo sull'aggiunta di un plugin. I plugin sono visualizzati in ordine alfabetico, oppure puoi utilizzare la casella di ricerca in alto a destra per trovare velocemente il servizio che stai cercando. Mentre scrivi, la ricerca troverà i servizi corrispondenti, per questo caso, Trello. Fare clic sul plug-in quando appare nell'elenco.
Fare clic sul pulsante Aggiungi e il plug-in verrà installato.
Chiudi il pannello Plugin e connettori con il file “X” correzione del testo. Due pulsanti Trello verranno ora visualizzati nella scheda Home della barra multifunzione ogni volta che selezioni un'e-mail.
L'installazione di un plugin avrà effetti diversi a seconda di cosa fa il plugin. Come esempio, il plug-in Giphy aggiunge un pulsante Giphy alle nuove e-mail che ti consente di inserire facilmente gif in un'e-mail. Il plug-in Bing Maps evidenzierà gli indirizzi nel contenuto dell'e-mail e ti consentirà di fare clic su di essi per aprire Bing Maps.
Installiamo il componente aggiuntivo Trello utilizzando il client Outlook. Quando apriamo l'app Web di Outlook, Il plugin Trello è stato aggiunto automaticamente.
Inserire i tuoi plugin nell'app web facendo clic sui tre puntini e scorrendo verso il basso è un po' faticoso, in modo da poter aggiungere plug-in per renderli più facilmente disponibili. Fare clic su Impostazioni> Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
Apri e-mail> Personalizza azioni.
Nella sezione “superficie del messaggio”, seleziona la casella di controllo del plug-in che desideri aggiungere.
Questo aggiungerà un pulsante Trello alle icone che vengono visualizzate quando leggi le e-mail in arrivo.
e, Invece, usa il tuo plugin quando componi un messaggio, scorri verso il basso fino alla sezione successiva, chiamata “Barra degli strumenti”, e attivalo in quella sezione.
Una volta attivato il tuo plugin, fai clic su Salva nell'angolo in alto a destra e l'icona del plug-in sarà visibile nella tua email.
Come rimuoverlo da Outlook?
Rimuovere un plug-in o un connettore è molto semplice. Apri il pannello Plugin e connettori, o dal cliente (Home> Ottieni plugin) o dall'applicazione web (tre punti> Ottieni componenti aggiuntivi) e clicca “I miei componenti aggiuntivi” (se sei nella scheda Connettori, questa opzione è nello stesso posto, ma si chiama “Configurato”).
Trova il plugin che vuoi disconnettere, clicca sui tre puntini e, nel menu che appare, scegliere “Rimuovere”.
Chiudi il pannello Plugin e connettori con il file “X” correzione del testo. Il plugin verrà rimosso immediatamente, sia nel client che nell'applicazione web.
È importante usarli??
Se utilizzi un servizio che offre un plug-in o un connettore, Può essere utile. Essere in grado di inviare un allegato direttamente a Dropbox, o invia un'e-mail a un canale Slack, o convertire un'e-mail direttamente in un'attività Trello o Jira è un enorme risparmio di tempo. Sebbene molti dei componenti aggiuntivi siano a pagamento, appositamente progettato per uso aziendale, molti sono liberi di installare.
Contemporaneamente a quelli progettati per essere utilizzati con un servizio specifico, ci sono plugin gratuiti per strumenti autonomi come Giphy e Boomerang che aggiungono funzionalità a Outlook. Non esiste un singolo plug-in o connettore che dovrebbe utilizzo, ma tanto Potevo utilizzo.
Come spiegato in precedenza, Microsoft convalida tutti i plug-in e i connettori. Allo stesso tempo, l'azienda rende visibili i dettagli sulla privacy e i termini e le condizioni nel negozio in modo che tu possa essere sicuro che siano al sicuro.
Tutto sommato, è un sistema facile e intuitivo che aggiunge funzionalità, in generale senza costarti nulla.
