Se lavori in un ufficio, molto probabilmente passerai molto tempo a gestire la posta elettronica, probabilmente in Microsoft Outlook. È importante sottolineare che dedicare un po' di tempo a Outlook per visualizzare le informazioni necessarie. Per e-mail, il modo migliore per farlo è con le visualizzazioni delle cartelle. Ecco come funzionano.
Che cos'è una visualizzazione delle cartelle??
In ogni luogo in cui salvi la tua email in Outlook, o la posta in arrivo, gli articoli inviati, il file, gli elementi eliminati o in qualsiasi altro luogo, è una cartella. Ognuna di queste cartelle ha lo stesso aspetto per impostazione predefinita, con colonne contenenti metadati sull'e-mail, come mittente, il caso, la data e l'ora di ricezione, eccetera. Outlook raggruppa le email per data (con l'ultimo sopra), stilizza i messaggi non letti con testo blu in grassetto e visualizza i messaggi che hai letto con un normale carattere nero.
Questo è il visualizzazione cartella predefinita.
Ma puoi cambiare quella vista se vuoi. Puoi creare una vista diversa per ogni cartella, oppure puoi creare una vista cartella che ti piace e applicarla a ciascuna cartella. Outlook ha anche alcune visualizzazioni integrate alternative con cui puoi iniziare.
Come passare a un'altra visualizzazione senza interruzioni
Iniziare, passiamo a una delle altre visualizzazioni integrate facendo clic su Visualizza> Cambia visualizzazione.
La visualizzazione compatta è la visualizzazione predefinita utilizzata da ogni cartella, ma può cambiare in uno degli altri due:
- Separare: Questo rimuove il raggruppamento per data e visualizza tutti i tuoi messaggi in un semplice elenco.
- Progredire: Questo (qualcosa di controintuitivo) rimuovere il pannello Anteprima.
Come personalizzare la vista esistente
Puoi personalizzare la visualizzazione della cartella corrente facendo clic su Visualizza> Visualizza impostazioni.
Si apre la finestra Impostazioni di visualizzazione avanzate, dove puoi cambiare tutti i tipi di cose sulla vista.
Cambieremo le colonne visualizzate e le impostazioni di ordinamento come esempio. Clicca su “colonne” per aprire la finestra Mostra colonne.
Si prega di selezionare “Menzionare” nella colonna di destra, Fare clic sul pulsante “Elimina” e, prossimo, clicca su “Accettare”.
Torna nella finestra Impostazioni di visualizzazione avanzate, Fare clic sul pulsante “Ordine” per aprire la finestra Ordina.
Nel menu a tendina “Ordina gli elementi per”, scegliere “A partire dal” e quindi fare clic su “Accettare”.
Ogni canale ha la propria cartella nella libreria “Accettare” nelle impostazioni di visualizzazione avanzate. La visualizzazione delle cartelle è stata modificata in modo che la colonna “Menzionare” è nascosta e la cartella viene ordinata dalla persona che ha inviato la posta.
Questi sono solo due rapidi esempi di cosa puoi fare. Puoi aggiungere o eliminare molte colonne diverse, raggruppare e ordinare i messaggi in modi diversi e persino modificare i caratteri e gli stili utilizzati per visualizzare i messaggi. Gioca con le diverse opzioni per trovare quella che funziona meglio per te.
Applicare una vista ad altre cartelle
Una volta che hai personalizzato la tua vista, puoi applicare la stessa vista a qualsiasi altra cartella senza doverla personalizzare. Fare nuovamente clic su Visualizza> Visualizza impostazioni e, questa volta, clicca sul comando “Applicare la visualizzazione corrente ad altre cartelle”.
Selezionare le cartelle a cui si desidera applicare la visualizzazione, quindi scegliere “Accettare”.
Puoi scegliere quante più cartelle (o sottocartelle) come vuoi.
Salva una vista cartella personalizzata
Puoi anche mantenere la tua visualizzazione personalizzata come modello in modo da poterla applicare ad altre cartelle in futuro.. Haga clic en Ver> Configuración de vista nuevamente y seleccione el comando “Salvare la visualizzazione corrente come nuova visualizzazione”.
Questo apre la finestra Copia vista, dove puoi nominare la tua vista e selezionare chi può vedere la vista. Clicca su “Accettare” quando hai configurato tutto.
Se fai clic su Visualizza> Visualizza nuovamente la configurazione, Outlook mostra la tua nuova vista come opzione disponibile. Clicca su “Gestire le visualizzazioni” per visualizzare tutte le visualizzazioni a cui hai accesso.
La finestra Gestisci tutte le visualizzazioni ti consente di aggiungere, modificare ed eliminare le visualizzazioni, oltre a vedere le impostazioni applicate a ciascuna vista.
Crea una vista da zero
Se vuoi creare una nuova vista, Fare clic sul pulsante “Nuovo” nella finestra Gestisci tutte le viste. Questo apre la finestra Crea una nuova vista.
Selezionare il tipo di visualizzazione di base con cui si desidera iniziare e fare clic sull'icona “Accettare”. Si apre la finestra Impostazioni di visualizzazione avanzate e puoi personalizzare la visualizzazione nel modo che preferisci. Quando è finito, clicca su “Accettare” finché non si torna alla finestra Gestisci tutte le viste, quindi fare clic su “Applica vista” Per applicare la visualizzazione alla cartella corrente.
Dopo aver creato una nuova vista, puoi applicarlo a qualsiasi altra cartella, personalizzalo ulteriormente o usalo come base per un'altra nuova vista.
Personalizzazioni chiare da una vista
Se hai apportato alcune personalizzazioni alla tua vista esistente, puoi tornare facilmente alla vista esistente. Questo è un buon modo per testare le cose senza doversi preoccupare di annullarle se le modifiche non funzionano per te.. Fare clic su Visualizza> Ripristina vista per cancellare le personalizzazioni non salvate dalla cartella corrente.
Con questi strumenti di visualizzazione a portata di mano, puoi far funzionare le tue cartelle esattamente come vuoi e iniziare a padroneggiare quell'elenco di messaggi straripante.
