Quando invii un'email a un gruppo di contatti di Outlook (formalmente noto come lista di distribuzione), potresti voler nascondere gli indirizzi email di gruppo dai destinatari. Questo è il modo più semplice per proteggere le informazioni private delle persone.
Che cos'è un gruppo di contatti??
In ufficio 365 (O365), la versione in abbonamento di Microsoft Office, due gruppi separati hanno sostituito le mailing list:
- Gruppi O365: Progettato per la collaborazione in movimento tra un gruppo di persone, questi gruppi includono una casella di posta condivisa, un calendario, un archivio di file, un pianificatore e un taccuino di OneNote. Sono ideali per piccoli team di progetto, organizzare le prove per il tuo gruppo teatrale locale o qualsiasi altro ambiente in cui hai bisogno di strumenti di collaborazione facili e veloci.
- Gruppi di contatto: Questi sono un mucchio di indirizzi email aggiunti a un gruppo. Invece di dover aggiungere ciascuno di essi singolarmente a un'e-mail, puoi inviare il nome del gruppo via e-mail e tutti i membri di quel gruppo verranno aggiunti come destinatari. Se pensi che questo assomigli Esattamente come lista di distribuzione, sarebbe giusto, con una notevole eccezione: per impostazione predefinita, liste di distribuzione (e gruppi O365) appaiono nella rubrica globale della tua organizzazione affinché tutti possano vederli. I gruppi di contatto sono personali per te.
IMPARENTATO: Qual è la differenza tra Office 365 y Office 2016?
Se non si dispone di O365 e si utilizza una versione autonoma di Office senza app Web, potresti avere ancora mailing list disponibili. Ti mostreremo come nascondere i nomi dei destinatari in un gruppo di contatti, ma gli stessi passaggi funzionano per le mailing list.
Perché dovrei nascondere i nomi in un gruppo di contatti??
A volte è solo una comune cortesia. È possibile che i tuoi amici accettino di contattarli via e-mail, ma probabilmente non vogliono che le loro informazioni di contatto vengano condivise con tutti coloro a cui invii email in blocco.
Molti problemi di conformità e protezione dei dati forniscono buoni motivi per nascondere l'indirizzo e-mail di qualcuno. Se gestisci informazioni riservate, soprattutto finanziario o medico, probabilmente ti viene richiesto di mantenere private le identità delle persone.
Gli indirizzi e-mail sono spesso facili da collegare a una persona reale, dato che sia l'HIPAA negli Stati Uniti che il GDPR in Europa li considerano “informazioni identificabili individualmente”. Quindi, se stai inviando un'e-mail a un gruppo di supporto, come esempio, non dovrebbe condividere le informazioni di contatto del destinatario.
Come vengono nascosti i nomi in un gruppo di contatti??
La buona notizia è che nascondere i nomi utilizzando l'opzione Ccn durante la creazione della tua email è semplice..
BCC sta per Hidden Carbon Copy. Hai quasi sicuramente usato l'opzione CC (copia carbone) quando vuoi includere qualcuno che non è il destinatario principale di un'email. BCC funziona esattamente come CC, Tranne per il fatto che i destinatari con CCN vedono solo il nome del mittente e il nome della persona nel campo “Per”.
Anche le persone che sono state CCC non vedono se qualcuno ha ricevuto CC e non ricevono alcuna risposta se qualcuno fa clic su “Rispondi a tutti”.
Il campo Ccn non è visibile per impostazione predefinita quando crei una nuova email, ma entrarci è facile. Apri una nuova email in Outlook e fai clic su Opzioni> Ccn.
Questo mostrerà il campo Ccn nella nuova email.
Devi farlo solo una volta. Nel futuro, tutte le email mostreranno l'opzione Ccn. Se vuoi nascondere il campo Ccn, fai clic su Opzioni> Ccn in qualsiasi e-mail e non apparirà più.
Ora che è visibile, inserisci il tuo nome nel campo “Per” e il tuo gruppo di contatti sul campo “CCN”.
Tutti nel gruppo di contatto riceveranno l'e-mail, ma potranno vedere solo la persona che l'ha inviato (tu) e la persona sul campo “Per” (dietro di te).
La prima volta che lo faccio, considera di inserire una nota nell'e-mail che spieghi alle persone che stai utilizzando BCC per proteggere la loro privacy. Ciò impedirà ai destinatari meno esperti di tecnologia di chiedersi perché stanno ricevendo un'e-mail che sembra provenire da te a te!!
