Cosa sono le note in Outlook e come vengono utilizzate?

Microsoft Outlook ti consente di creare note adesive elettroniche che puoi visualizzare in Outlook o direttamente sul tuo desktop, permettendoti di togliere tutti quei veri appunti appiccicosi dalla tua scrivania.

Prima di cominciare, Prendiamoci un momento per ricordare che scrivere password nei post-it, elettronico o altro, è solo brutto. Abbiamo scritto molto sulla sicurezza delle password nel corso degli anni, quindi prenditi un momento per scegliere un gestore di password e usarlo. Un giorno ci ringrazierai.

IMPARENTATO: Perché dovresti usare un gestore di password e come iniziare

Crea una nuova nota

La prima cosa da fare è aprire l'opzione Note in Outlook. Per farlo, vai in basso a sinistra di Outlook, Fare clic sui tre punti nell'opzione di spostamento, quindi scegliere “Appunti”.

Si aprirà l'opzione Note, dove puoi aggiungere?, modifica ed elimina le tue note.

Per creare una nuova nota, clicca su “Nuova nota”. Questo creerà una nuova nota con la dimensione e il colore predefiniti.

Lavora con una nota

Le note di Outlook sembrano semplici, ma includono molte funzionalità in un piccolo quadrato. Ci sono sei diverse aree della tua nota.

1. La nota stessa, dove puoi scrivere il tuo testo.
2. Il menu delle note, con varie opzioni che puoi eseguire nella nota.
3. Il “controllo del movimento”, che puoi fare clic e utilizzare per trascinare la nota sullo schermo.
4. L'opzione di chiusura che chiude la nota.
5. Il “ridimensionamento del driver” dove è possibile fare clic e trascinare per ridimensionare la nota.
6. La data e l'ora dell'ultima volta che hai modificato la nota.

Una cosa che non vedrai è l'opzione Salva. Quando fai clic sull'opzione di chiusura o fai clic all'esterno della nota in un altro luogo, la nota viene salvata automaticamente e non c'è controllo della versione (come un post-it fisico).

La prima riga della nota diventa il nome del file (anche se la prima riga è vuota), quindi se vuoi rinominare la tua nota, dovrai riscrivere la prima riga di testo al suo interno.

Organizza i tuoi appunti

Puoi usare il fatto che la prima riga della nota diventa il nome del file per aiutarti a organizzare le tue note facendo della prima parola l'azione che devi compiere (P. Non., “Compito”, “Chiamare”, “Promemoria”, e così via). Per impostazione predefinita, le tue note vengono visualizzate nella vista a icone.

Questo ordina le note in base alla data in cui sono state modificate, con le note che sono state modificate (o creato) più di recente davanti. Se passi alla visualizzazione Elenco note, puoi vederlo più chiaramente?.

Per organizzare le tue note per tipo di azione, puoi ordinarli per tema andando su Visualizza> Visualizza configurazione.

Abbiamo già parlato della modifica delle impostazioni di visualizzazione in precedenza, quindi non esamineremo i dettagli qui, ma se lo hai fatto per le tue cartelle di posta, saprai che è molto facile. Dopo aver modificato la visualizzazione per ordinare per argomento, le tue diverse azioni saranno più facilmente visibili.

Classifica le note per colore

Puoi anche cambiare il colore delle tue note modificando la categoria. Questo può essere fatto in tre modi:

1. Selezionando la nota nella finestra Note e facendo clic sull'opzione Avvia> Classificare.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nota nella finestra Note e selezionare “Classificare” nel menu contestuale.

3. Cliccando sul menu in alto a sinistra di una nota aperta e selezionando “Classificare” sul menu.

Seleziona il colore che vuoi che abbia la tua nota. Se non hai mai usato le categorie prima, vedrai un'opzione per rinominare la categoria e cambiare il colore.

Una volta scelta la tua categoria, l'intera nota corrisponderà al colore che hai scelto e l'icona cambierà colore nella finestra della nota.

Questo è un modo semplice per tenere traccia dei diversi tipi di note che hai perché non dovrai leggere o ordinare le note per scoprire di cosa si tratta..

Aggiungi note al tuo desktop

Concordare, che copre l'impostazione delle note e la categorizzazione. Vediamo come aggiungerli al tuo desktop. La buona notizia è che è facile come aprire una nota e quindi ridurre a icona Outlook. Le note aperte possono essere trascinate e rilasciate dove vuoi sul desktop.

Una volta chiuso Outlook, anche le note si chiuderanno, cosa ha senso?, ma non è l'ideale. tuttavia, quando li riapri singolarmente da Outlook, aprili nella stessa posizione in cui li hai lasciati, quindi una volta che li hai organizzati con cura, starò nello stesso posto. E se sei il tipo di persona che non chiude mai Outlook a meno che non riavvii il computer, comunque non sarà un grosso problema.

Se vuoi che le note si aprano ma non Outlook, puoi salvare le note al di fuori di Outlook e aprirle senza aprire l'applicazione principale di Outlook. Per fare questo, Fare clic sull'opzione di menu Nota e selezionare “Salva come”.

Si aprirà una finestra di dialogo standard di Windows che ti consentirà di scegliere un luogo in cui salvare. Scegliamo il desktop.

Quando apri il messaggio salvato, la nota si aprirà esattamente dove l'hai lasciata, senza che l'app Outlook sia aperta. (tecnicamente, L'applicazione Outlook è aperta in background, ma non puoi vederlo e non riceverai notifiche). Perché è una copia della nota in Outlook, e non la nota originale, cambiarlo non lo farà. Outlook effettivo, ma va bene se stai usando le note per promemoria visivi invece di un conteggio continuo delle cose da fare.

Invio di note ad altre persone

Puoi anche inviare note ad altre persone. Se hanno Outlook, possono aprirli come note e usarli come te. Per inviare una nota a qualcuno, Fare clic sull'opzione di menu Nota e selezionare “e quindi seleziona l'e-mail che desideri inoltrare come allegato facendo clic su di essa nell'elenco delle e-mail”.

Questo creerà un'e-mail con la nota come allegato.

Se il destinatario apre la nota allegata in un programma di posta come Gmail o un client come Thunderbird, sarà trattata come una semplice email di testo, ma se lo apri in Outlook, sarà trattato come una nota. Ciò lo rende particolarmente utile per inviare cose ai colleghi in ufficio che utilizzano Outlook., soprattutto se il tuo team usa Notes.

Le note non sono la parte più appariscente o più ricca di funzionalità di Outlook, Ma se sei un fan dei post-it, sono semplici ed efficaci. E non devi mai preoccuparti dei detergenti che li rimuovono, esaurire la viscosità e cadere, o che le informazioni siano visibili a chiunque passi da.