Probabilmente hai del testo che digiti molte volte nei tuoi documenti di Word, come indicazioni. Invece di riscrivere questo testo ogni volta che ne hai bisogno, puoi inserire questo testo comune in un documento word e farvi riferimento in altri documenti; si aggiornerà anche automaticamente su tutti i tuoi documenti se lo cambi.
Supponiamo che tu voglia inserire il tuo indirizzo nel piè di pagina dei tuoi documenti, ma la direzione cambia di volta in volta. Puoi memorizzare l'indirizzo in un documento Word comune separato e utilizzare un campo nel rapporto per estrarre il testo dal documento comune e aggiornarlo quando cambia. Ti mostreremo come farlo.
Iniziare, creare un nuovo documento Word che sarà utile come repository per l'indirizzo che si desidera inserire in altri documenti Word. Salvalo in una posizione in cui possono entrare altri documenti. Come esempio, non salvarlo su un'unità di rete a cui non hai sempre accesso.
Useremo i segnalibri per fare riferimento all'indirizzo nel nostro documento comune. Scrivi la stringa di testo che vuoi inserire in altri documenti (nel nostro caso, la direzione). Crea un segnalibro evidenziando il nome e andando su Inserisci> Segnalibro e assegnandogli un nome, Che cosa “Indirizzo”. Consulta la nostra guida ai segnalibri in Word per informazioni su come crearli.
Nota che i nomi dei segnalibri non possono avere spazi. Ti suggeriamo di mettere il nome dell'indicatore sopra ogni elemento nel tuo file di informazioni comune in modo da sapere facilmente quale nome usare per ogni elemento. Ciò è particolarmente utile se prevedi di avere molti elementi riutilizzabili in questo documento comune.. Nel nostro esempio, aggiungiamo il nostro indirizzo al documento informativo comune e mettiamo il nome del segnalibro, “Indirizzo”, sopra l'elemento.
Dopo aver aggiunto l'elemento al documento comune, puoi salvarlo e chiuderlo. Apri il documento in cui vuoi inserire l'indirizzo e posiziona il cursore dove vuoi che vada quel testo. Per il nostro esempio, aggiungeremo un piè di pagina e inseriremo l'indirizzo lì.
Useremo il codice di campo INCLUDETEXT per fare riferimento al segnalibro che abbiamo creato nel documento comune. Per fare questo, premere “Ctrl + F9” Per inserire le parentesi quadre per il codice di campo.
NOTA: Non puoi semplicemente scrivere parentesi normali attorno ai codici di campo. Deve usare “Ctrl + F9” Per inserire il tipo corretto di parentesi quadre.
Il cursore viene posizionato automaticamente tra le parentesi. Scrivi il seguente testo tra parentesi, sostituendo"
INCLUDETESTO "<percorso del file>" <nome del segnalibro>
NOTA: Non inserire le parentesi nel codice del campo.
Come esempio, scriviamo quanto segue tra le parentesi del codice di campo:
INCLUDETESTO "C:UtentiLoriDocumentsCommon InformationCommonInformation.docx" Indirizzo
NOTA: Devi usare le doppie barre rovesciate nel percorso, come abbiamo fatto?. Allo stesso tempo, assicurati di usare virgolette semplici, nessuna citazione tipografica, quando si scrive il codice sopra nel campo.
Per prendere l'indirizzo del documento comune e inserirlo nel campo codice appena inserito, Fare clic con il pulsante destro del mouse sul codice di campo e selezionare “Aggiorna Campo” nel menu a comparsa.
L'indirizzo è riportato nel documento. le parentesi vengono ancora visualizzate intorno all'indirizzo se l'opzione è attivata “Mostra segnalibri”. Ancora, guarda il nostro post sui segnalibri per sapere come disabilitare questa opzione. Allo stesso tempo, il codice di campo può essere ombreggiato. Nonostante questo, puoi anche disabilitarlo.
Se vuoi cambiare il codice del campo, puoi visualizzare nuovamente il codice invece del risultato. Per fare questo, Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento risultante e selezionare “Attiva/disattiva i codici di campo” nel menu a comparsa. Il testo che hai inserito nel codice del campo viene visualizzato di nuovo e puoi modificarlo. Semplicemente, aggiorna il campo per mostrare il nuovo risultato.
Una volta creato il tuo documento comune, puoi usarlo per salvare altri elementi che digiti molte volte nei tuoi documenti di Word. Usa semplicemente un campo INCLUDETEXT separato nei tuoi documenti di Word per ogni informazione che desideri inserire automaticamente dal tuo documento comune.
