Es factible que esté usando Microsoft Excel para organizar una lista de correo de forma ordenada. A pesar de esto, cuando esté listo para imprimir etiquetas de correo, deberá utilizar la combinación de correspondencia para crearlas en Word desde su lista de Excel. Así es cómo.
Paso uno: prepare su lista de correo
Si ya ha creado una lista de correo en Excel, puede omitir esta prueba de manera segura. Si aún no ha creado la lista, pese a que Excel no tiene la función de etiqueta de correo, le sugerimos encarecidamente que use Excel, puesto que es mejor para organizar y mantener datos que utilizar una tabla de Word.
Lo primero que debe hacer es crear un encabezado de columna respectivo a los datos que van en cada columna. Coloque esos encabezados en la primera fila de cada columna.
Los encabezados que incluya dependerán de la información que planee usar en las etiquetas de correo. Los títulos siempre son agradables, pero es esencial que sepa qué título utiliza una persona antes de crear las etiquetas. Al mismo tiempo, si su lista es para compañías y no para personas individuales, puede omitir el encabezado «Nombre» y «Apellido» e ir con «Nombre de la compañía» en su lugar. Para ilustrar correctamente los pasos, usaremos una lista de correo personal en este ejemplo. Nuestra lista incluirá los siguientes encabezados:
- Primer nombre
- Apellido
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código postal
Esta es la información estándar que encontrará en las etiquetas postales. Inclusive puede insertar imágenes en las etiquetas de correo si lo desea, pero ese paso vendría más adelante en Word.
RELACIONADO: Cómo crear e imprimir etiquetas en Word
Una vez que haya terminado de crear los encabezados, continúe e ingrese los datos. Una vez que haya terminado, su lista debería verse así:
Continúe y guarde su lista y vayamos a Microsoft Word.
Paso dos: configurar etiquetas en Word
Abra un documento de Word en blanco. A continuación, diríjase a la pestaña «Correspondencia» y seleccione «Iniciar combinación de correspondencia».
En el menú desplegable que aparece, seleccione «Etiquetas».
Aparecerá la ventana «Opciones de etiqueta». Aquí puede elegir la marca de su etiqueta y el número de producto. Una vez que haya terminado, haga clic en «Aceptar».
Los contornos de su etiqueta ahora aparecerán en Word.
Nota: Si los contornos de la etiqueta no se muestran, vaya a Diseño> Bordes y seleccione «Ver líneas de cuadrícula».
Paso tres: conecte su hoja de trabajo a las etiquetas de Word
Antes de que pueda transferir los datos de Excel a sus etiquetas en Word, debe conectar los dos. De vuelta en la pestaña «Correos» en el documento de Word, seleccione la opción «Elegir destinatarios».
Aparecerá un menú desplegable. Seleccione «Utilizar una lista existente».
Aparecerá el Explorador de archivos de Windows. Úselo para localizar y elegir su archivo de lista de correo. Con el archivo seleccionado, haga clic en «Abrir».
Aparecerá la ventana «Elegir tabla». Si tiene varias hojas en su libro de trabajo, aparecerán aquí. Seleccione el que contiene su lista. Asegúrese de habilitar la opción «La primera fila de datos contiene encabezados de columna» si aún no lo está y después haga clic en «Aceptar».
Sus etiquetas ahora están conectadas con su hoja de trabajo.
Paso cuatro: agregue campos de combinación de correspondencia a las etiquetas
Ahora es el momento de agregar sus campos de combinación de correspondencia en las etiquetas de Word. Seleccione la primera etiqueta, cambie a la pestaña «Correos» y después haga clic en «Bloque de direcciones».
En la ventana «Insertar bloque de direcciones» que aparece, haga clic en el botón «Hacer coincidir campos».
Aparecerá la ventana «Coincidir campos». En el grupo «Requerido para el bloque de direcciones», asegúrese de que cada configuración coincida con la columna de su libro de trabajo. A modo de ejemplo, «Nombre» debe coincidir con «Nombre», y así sucesivamente. Una vez que haya confirmado que todo está configurado correctamente, haga clic en «Aceptar».
De vuelta en la ventana «Insertar bloque de direcciones», echa un vistazo a la vista previa para asegurarte de que todo se ve bien y después haz un clic en «Aceptar».
<> ahora aparecerá en su primera etiqueta.
Vuelve a la pestaña «Correos» y después haz un clic en «Actualizar etiquetas».
Una vez seleccionado, <> debería aparecer en cada etiqueta.
Ahora, ya está listo para realizar la combinación de correspondencia.
Paso cinco: realizar la combinación de correspondencia
Ahora para ver cómo sucede la magia. En la pestaña «Correos», haga clic en «Finalizar y combinar».
En el menú desplegable que aparece, seleccione «Editar documentos individuales».
Aparecerá la ventana «Combinar en nuevo documento». Seleccione «Todo» y después haga clic en «Aceptar».
Su lista de Excel ahora se fusionará con las etiquetas de Word.
¡Todo lo que queda por realizar ahora es imprimir sus etiquetas y enviar su correo!
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