Muchas de las tareas que completará en Microsoft Excel son tediosas. Por suerte, Excel tiene varias características que hacen que este tipo de trabajo de hoja de cálculo sea soportable. Veremos dos de ellos: Relleno rápido y Relleno automático.
Cómo usar Flash Fill en Excel
Flash Fill puede detectar automáticamente patrones en los datos y ayudarlo a llenar celdas rápidamente.
A modo de ejemplo, si empezamos con una lista de nombres completos (primero y último), pero después decidimos que deberíamos haberlos dividido en columnas separadas, Flash Fill puede automatizar gran parte del trabajo.
Para comenzar, supongamos que tenemos una lista de nombres. En la columna donde desea que vayan los nombres, escriba solo el nombre de la primera celda.
Haga clic en la pestaña «Datos» en la cinta en la parte de arriba de la ventana de Excel.
Posteriormente, haga clic en el botón «Relleno flash» en la sección Herramientas de datos.
Como puede ver, Excel detectó el patrón y Flash Fill llenó el resto de nuestras celdas en esta columna con solo el nombre.
Desde aquí, ahora que Excel conoce nuestro patrón, debería mostrarle una vista previa a medida que escribe. Intente esto: en la próxima celda desde donde escribió el nombre, escriba el apellido respectivo.
Si hacemos clic en «Enter» en el teclado, lo que nos lleva a la celda de abajo, Excel ahora muestra todos los apellidos en sus lugares correspondientes.
Haga clic en «Enter» para aceptar y Flash Fill completará automáticamente el resto de las celdas de esta columna.
Cómo utilizar Autocompletar en Excel
Auto Fill funciona un poco como Flash Fill, aún cuando es más adecuado para tareas que involucran muchas celdas. Además es mejor para las celdas que disponen un patrón aún más obvio, como los números, a modo de ejemplo. Para ver cómo funciona, ingresemos algunos números.
Haga clic y arrastre para elegir ambas celdas.
Busque el cuadrado en la parte inferior derecha de la celda y arrástrelo hacia abajo. Puedes arrastrarlo hasta donde quieras.
Excel reconoció el patrón y llenó todas las celdas a continuación que le indicó.
Pero esto no solo funciona con los números. Auto Fill es ideal para todo tipo de patrones, como días y meses, a modo de ejemplo. Escribamos algunos para comenzar.
Del mismo modo que en el ejemplo anterior, si hacemos clic en el cuadro de la parte inferior derecha y lo arrastramos hacia abajo, Excel llenará todas las celdas de abajo con la función Autocompletar.
Utilizar Flash Fill y Auto Fill son dos formas fáciles de automatizar su trabajo en Excel, siempre que sea un patrón obvio.
Aún cuando Excel a veces nos sorprende con su capacidad para detectar patrones más complejos, no se trata de algo con lo que pueda contar. Cíñete a cosas fáciles para obtener los mejores y más consistentes resultados.
