Cómo administrar varios buzones de correo en Outlook

Una ventaja significativa de utilizar Outlook en su computadora es que puede tener varias cuentas de email en un solo lugar. A continuación, le mostramos cómo puede administrar todo con éxito.

Si solo ha utilizado Outlook en el trabajo, es factible que no se dé cuenta de que puede manejar varias cuentas de varios proveedores, incluidos Microsoft, Gmail, Yahoo !, y prácticamente cualquier otro que pueda imaginar.

Si desea agregar cuentas de email a Outlook, lo guiamos a través del procedimiento aquí. Una vez que haya configurado todas sus cuentas, puede administrarlas todas en Outlook. Echemos un vistazo a cómo se hace esto.

Cómo cambiar entre cuentas de email

Después de agregar otra cuenta de email, la verá en la barra lateral debajo de su cuenta original. Para cambiar de la primera cuenta a la segunda, simplemente seleccione su bandeja de entrada.

Puede agregar la bandeja de entrada de la segunda cuenta a la sección «Favoritos» del panel de navegación. Esto es útil, pero tiene dos carpetas de la Bandeja de entrada en la sección Favoritos, lo que puede resultar un poco confuso.

Debido a que la Bandeja de entrada es una de las carpetas principales de email, no puede cambiarle el nombre. En cambio, Outlook agrega automáticamente el nombre de la cuenta de email a la carpeta Bandeja de entrada en la sección Favoritos, para que sepa cuál es cuál.

Cómo hallar correos electrónicos de varias cuentas

Outlook no ofrece una opción para ver todos los correos electrónicos en la misma carpeta. Esto se debe a que cada buzón es una copia sincronizada de uno en un servidor que administra su proveedor.

A pesar de esto, puede hacer un clic en el cuadro de búsqueda en la parte de arriba de la ventana principal en la vista de correo y cambiar la ubicación a «Todos los buzones».

Cuando elige esta opción, puede buscar algo en todos los buzones de correo, incluidos correos electrónicos, tareas, citas del calendario, archivos adjuntos o cualquier otra cosa en Outlook.

Cómo agregar carpetas a cada cuenta

Puede agregar carpetas a una cuenta inclusive si el proveedor de correo no las admite. A modo de ejemplo, si cuenta con una cuenta de Gmail y prefiere las carpetas a las etiquetas, puede agregarlas. Simplemente haga clic con el botón derecho en su cuenta y después haga clic en «Nueva carpeta».

La carpeta aparece como un «hijo» de la carpeta en la que hizo clic con el botón derecho. A modo de ejemplo, si hace clic con el botón derecho en la Bandeja de entrada, la nueva carpeta será una subcarpeta de la Bandeja de entrada. Si hace clic con el botón derecho en la cuenta de email, la nueva carpeta estará al mismo nivel que la Bandeja de entrada. Llamamos a nuestras nuevas carpetas «Subcarpeta de la bandeja de entrada» y «Subcarpeta de la cuenta». Puede nombrar su nueva carpeta como desee (excepto nombres protegidos, como “Bandeja de entrada”, “Ítems enviados”, etc.).

Si su proveedor de email no admite carpetas, estas no aparecerán en su email en línea. A pesar de esto, Gmail, en particular, es bastante inteligente cuando se trata de carpetas. Aplica automáticamente una etiqueta coincidente a cualquier email que coloque en las carpetas de su cuenta de Gmail en Outlook.

Si aplica esa etiqueta en Gmail, Outlook lo detecta, pero no mueve el email a la carpeta respectivo. En cambio, pone un Copiar del email en la carpeta respectivo. Esto se debe a que, en Outlook, solo puede colocar un email en una carpeta. En Gmail, a pesar de esto, puede aplicar varias etiquetas al mismo email.

Si aplica varias etiquetas a un email en Gmail, Outlook no tiene forma de saber en qué carpeta va, por lo que crea una copia para cada carpeta.

Si prefiere crear sus etiquetas en Gmail, Outlook las sincronizará, del mismo modo que Gmail sincroniza carpetas de Outlook. Para hacer esto, simplemente cree una etiqueta en Gmail.

Outlook crea automáticamente una nueva carpeta con el mismo nombre.

Cómo enviar correo desde diferentes cuentas

Cuando agrega una cuenta de email a Outlook, la ventana «Nuevo email» habilita automáticamente la línea «De», para que pueda seleccionar desde qué cuenta desea enviar el email. La cuenta de envío se establece de forma predeterminada en la cuenta en la que se encontraba cuando hizo clic en «Nuevo email».

Haga clic en la flecha junto a «De» y puede elegir cualquier cuenta que tenga en Outlook. Esto además funciona cuando responde o reenvía un email.

Cómo quitar una cuenta de Outlook

Es sencillo borrar una cuenta de Outlook. Simplemente haga clic con el botón derecho en la cuenta y después seleccione «Quitar [account name]. «

Aparece un diálogo de confirmación. Si está seguro de que desea borrar la cuenta, haga clic en «Sí».

Esto no afectará su cuenta de email real de ninguna manera; simplemente elimina el acceso de Outlook. A modo de ejemplo, en Gmail, las etiquetas creadas para que coincidan con las carpetas que creó en Outlook permanecerán, y los correos electrónicos con esas etiquetas aún las tendrán.