A veces, es factible que desee copiar los correos electrónicos enviados a otra dirección sin que el destinatario lo sepa. En Microsoft Outlook, puede configurar reglas para hacer esto. Lo guiaremos a través del procedimiento y compartiremos una advertencia importante.
La mayoría de las personas están familiarizadas con la opción CC (copia al carbón) en su programa de email. Enviarle un CC a alguien significa que le estás enviando una copia del mensaje. Los otros destinatarios además pueden ver quién ha recibido CC.
Además hay una opción BCC (copia oculta). Cualquiera que tenga CCO estará oculto a los demás destinatarios, pero podrá ver al remitente y a los destinatarios.
En Outlook, puede agregar el campo CCO a los correos electrónicos con un simple interruptor de palanca. Para hacerlo, abra un nuevo email, cambie a la pestaña «Opciones» y después haga clic en «Cco». Esto hará que el campo «Cco» sea visible en este y en todos los correos electrónicos nuevos. Para ocultarlo una vez más, haga clic en Opciones> Cco en cualquier email nuevo.
Si desea CCO a alguien en un email específico, simplemente escriba la dirección de email de esa persona en el campo «Cco» de la misma manera que lo haría en los campos «Para» o «Cc».
El campo «Cco» se utiliza con mayor frecuencia cuando se envían correos electrónicos masivos a muchos destinatarios, como un boletín informativo. Dependiendo de dónde se encuentre en el mundo, es factible que esté legalmente obligado a esconder las direcciones de email de las personas por razones de protección de datos.
Inclusive si no existe una obligación legal apremiante, sigue siendo una buena práctica (y cortesía común) no difundir las direcciones de email de las personas sin su consentimiento.
Hay otros escenarios en los que es factible que desee BCC a alguien. A modo de ejemplo, si está tratando con un empleado o compañero de trabajo problemático, es factible que desee mantener un registro de sus interacciones por email en caso de que necesite presentar una queja. BCC le posibilita enviar copias de los mensajes a cualquier dirección que desee, sin que los destinatarios lo sepan.
Si desea agregar un destinatario CCO a cada email automáticamente oa correos electrónicos específicos, como los de una determinada persona o que contienen palabras específicas en la línea de asunto, no hay una manera sencilla de hacerlo. Si ha utilizado las reglas de Outlook, puede esperar que esta sea una opción, pero desafortunadamente no lo es.
Es factible usar reglas, pero hay que crear más de una. Específicamente, una regla para aplicar una categoría a los correos electrónicos que desea BCC y otra para reenviar automáticamente los correos electrónicos dentro de esa categoría a otra dirección. Esto no es lo mismo que un BCC, pero logra lo mismo.
La advertencia importante que mencionamos previamente es que muchas compañías impiden que su personal reenvíe correos electrónicos fuera de la compañía. Esto se debe a que las reglas de reenvío automático son un método común que usan los ciberdelincuentes para obtener datos de las compañías.
Cualquier compañía lo suficientemente grande como para tener su propio departamento de TI probablemente bloqueará el reenvío automático. Además es probable que reciba una alerta cuando alguien configure una regla de reenvío automático.
Si su compañía bloquea el reenvío automático, tendrá que agregar el BCC manualmente si va a una dirección de email externa. A pesar de esto, si está reenviando a otro buzón de correo dentro de su compañía, o si su compañía no bloquea el reenvío automático, está listo para comenzar.
Con esa advertencia en mente, aquí se explica cómo configurar las dos reglas.
Regla 1: Aplicar una categoría
Asegúrese de estar en su Bandeja de entrada de Outlook y después, mientras visualiza la pestaña «Inicio», haga clic en Reglas> Administrar reglas y alertas.
Seleccione «Aplicar regla en los mensajes que envío» en el «Asistente de reglas» que aparece y, a continuación, haga clic en «Siguiente».
A continuación, elige los correos electrónicos a los que desea aplicar automáticamente la categoría. Si desea categorizar todos los correos electrónicos, haga clic en «Siguiente». Se mostrará una advertencia; haga clic en «Sí».
Si solo desea categorizar mensajes específicos, tendrá que seleccionar de qué tipo. Hay una gran cantidad de condiciones para seleccionar, incluidas aquellas con ciertas palabras en la línea de asunto o en el cuerpo, aquellas con archivos adjuntos, etc.
Vamos a categorizar los correos electrónicos enviados a una persona específica, por lo que seleccionamos la opción «Enviado a personas o grupo público».
Hacemos clic en el link «Personas o grupo público» para seleccionar el destinatario.
Podemos elegir a la persona de nuestra libreta de direcciones o escribir la dirección de email de forma directa en el campo «Para» y después hacer un clic en «Aceptar».
Hacemos clic en «Siguiente».
En la próxima página del asistente, seleccionamos «Asignarlo a la categoría Categoría».
Posteriormente hacemos clic en el link «Categoría» para adjudicar una categoría.
En la ventana «Categorías de color» que se abre, elegimos la categoría a la que queremos que se aplique. Además puede hacer un clic en «Nuevo» para crear uno nuevo y después hacer un clic en «Aceptar».
Para evitar el reenvío automático de los correos electrónicos incorrectos a usted mismo, considere la oportunidad de crear una categoría absolutamente nueva solo para esto.
La categoría en el asistente cambiará a la que ha seleccionado. Haga clic en «Finalizar».
Haga clic en «Aceptar» en el cuadro de confirmación y se crea su primera regla.
Regla 2: reenvío automático de correos electrónicos
Ahora debe configurar una regla que reenvíe automáticamente los correos electrónicos que disponen la categoría que eligió en la Regla 1.
Primero, haga clic en la carpeta de ítems «Enviados» para cambiar a ella. Este paso es esencial, caso contrario, la regla solo se ejecutará en los correos electrónicos de su Bandeja de entrada.
En la pestaña «Inicio» en Outlook, haga clic en Reglas> Administrar reglas y alertas.
En el «Asistente para reglas», haga clic en «Aplicar regla a los mensajes que reciba» y después haga clic en «Siguiente».
En la página siguiente del asistente, seleccione «Asignado a categoría Categoría».
Haga clic en el link «Categoría» para seleccionar la categoría a la que desea asignarla.
En la ventana «Categorías de color», elija la categoría que estableció en la Regla 1 y después haga clic en «Aceptar».
La categoría en el asistente cambiará a la que seleccionó. Haga clic en Siguiente.»
En la página siguiente, seleccione «Reenviar a personas o grupo público».
Haga clic en el link «Personas o grupo público» para seleccionar un destinatario.
Puede elegir la dirección a la que desea reenviar los correos electrónicos desde su libreta de direcciones o escribirla en el campo «Para». Posteriormente, haga clic en «Aceptar».
Haga clic en «Siguiente» dos veces para llegar a la página final del asistente. Asigne un nombre a su regla, asegúrese de que se aplique a la carpeta «Ítems enviados» y después haga clic en «Finalizar».
¡Tus reglas ya están creadas! Siempre que envíe un email a la persona que especificó, se agregará una categoría al email (Regla 1). Una vez que el email llegue a la carpeta «Ítems enviados», se reenviará automáticamente a la dirección que especificó en la Regla 2.
