Compartir su calendario de Outlook es fácil, pero cómo lo hace, es esencial si no quiere que las personas con las que lo comparte tengan dificultades para tener acceso a él. Echemos un vistazo a cómo compartir un calendario de Outlook, ya sea que el destinatario esté en la misma organización que usted o no.
Ya sea que comparta su calendario de Outlook con alguien dentro de su organización (dicho de otra forma, personas con el mismo dominio de email que usted) fuera de su organización, el procedimiento para compartir es semejante. A pesar de esto, la forma en que el destinatario accede a su calendario compartido es un poco distinto, especialmente si la persona ajena a su organización no utiliza Outlook. A pesar de esto, sigue siendo bastante simple, y cubriremos cómo funciona para que pueda señalar a las personas aquí si disponen dificultades para tener acceso a su calendario compartido.
Compartir su calendario con un colega
Si desea compartir un calendario con alguien que trabaja para la misma organización, el procedimiento es bastante simple. Abra el calendario en Outlook y posteriormente haga clic en Inicio> Compartir calendario> Calendario.
Si utiliza Outlook para más de una cuenta, asegúrese de elegir el calendario de la cuenta que desea compartir.
La ventana «Propiedades del calendario» se abrirá en la pestaña «Permisos», mostrándote quién tiene acceso en este momento a tu calendario. De forma predeterminada, Outlook está configurado para que cualquier persona de su organización pueda ver cuándo está ocupado, pero nada más. Es factible que su personal de TI haya cambiado esto de varias maneras diferentes, por lo que nos centraremos en compartir su calendario con una persona de su organización.
Para compartir su calendario con alguien, haga clic en el botón «Agregar».
Esto abrirá su libreta de direcciones y, de forma predeterminada, mostrará las personas de su organización. Agregue a la persona con la que desea compartir su calendario y posteriormente haga clic en «Aceptar».
La persona que ha seleccionado aparece en la ventana Permisos. De forma predeterminada, tendrán un nivel de permiso de «Puede ver todos los detalles», que puede cambiar si lo desea.
Cuando haya terminado, haga clic en «Aceptar» para compartir su calendario.
Para ver un calendario que alguien ha compartido con usted, haga clic en Inicio> Agregar calendario> Abrir calendario compartido.
En la ventana que se abre, ingrese el nombre de la persona que ha compartido un calendario con usted y posteriormente haga clic en Aceptar.
El calendario aparecerá ahora para que lo vea en el listado «Calendarios compartidos» en el lado izquierdo.
Compartir su calendario con alguien externo
Si desea compartir un calendario con alguien que trabaja fuera de su organización, el procedimiento es muy semejante. Abra el calendario en Outlook y posteriormente haga clic en Inicio> Compartir calendario> Calendario.
Si utiliza Outlook para más de una cuenta, asegúrese de elegir el calendario de la cuenta que desea compartir.
La ventana «Propiedades del calendario» se abrirá en la pestaña «Permisos», mostrándote quién tiene acceso en este momento a tu calendario.
Para compartir su calendario con alguien, haga clic en el botón «Agregar».
Esto abrirá su libreta de direcciones. En el menú desplegable «Libreta de direcciones», haga clic en «Contactos».
Esto mostrará todos los contactos externos en su libreta de direcciones. Si desea compartir su calendario con una persona externa y no se muestra aquí, primero deberá agregarlo como contacto.
Agregue a la persona con la que desea compartir su calendario y posteriormente haga clic en «Aceptar».
La persona que haya seleccionado se agregará a la ventana Permisos. De forma predeterminada, tendrán el nivel de permiso «Puede ver todos los detalles», que puede cambiar si lo desea. A diferencia de compartir con personas de su organización, no puede otorgar derechos de «Puede editar» o «Delegar» a personas externas.
Cuando haya terminado, haga clic en «Aceptar» para compartir su calendario.
La forma en que el destinatario acepta su invitación para ver un calendario es donde el procedimiento difiere un poco de compartir con alguien dentro de su organización.
La persona que ha compartido su calendario recibe un email.
Si hacen clic en «Aceptar y ver calendario», se les llevará a Outlook.com para iniciar sesión en una cuenta de Microsoft, donde el calendario compartido estará disponible.
Ese procedimiento es bastante fluido, pero no ayuda mucho si su destinatario utiliza un producto que no es de Microsoft. Le mostraremos cómo agregar el calendario compartido a un calendario de Google, puesto que esta es la aplicación de calendario más popular, pero puede agregar un calendario compartido a prácticamente cualquier aplicación de calendario decente que quiera mencionar.
En la parte inferior del email hay un link «esta URL».
Haga clic con el botón derecho en esta URL y haga clic en «Copiar ubicación del link» (o el comando idéntico según el programa que esté usando para ver el correo).
Abre tu Google Calendar, haz un clic en los tres puntos junto a «Agregar calendario» y posteriormente elige «Desde URL».
Pegue la URL que copió del email y posteriormente haga clic en «Agregar calendario».
El calendario aparecerá en el listado «Otros calendarios» en el lado izquierdo.
A pesar de esto, este no es un formato muy amable, especialmente si hay más de un calendario compartido para mostrar. Puede cambiarle el nombre colocando el cursor sobre el nombre, haciendo clic en los tres puntos que aparecen al final y posteriormente haciendo clic en «Configuración».
Cambie el campo Nombre para que sea el que desee y posteriormente haga clic en la flecha hacia atrás junto a «Configuración».
Ahora tiene un nombre de calendario mucho más amable.
La URL que copió del email es una URL al calendario compartido en formato iCalendar (.ics), que pese a la similitud de nombres no tiene nada que ver con Apple. En cambio, es un formato abierto para la información del calendario que existe desde hace más de 20 años. Todas las aplicaciones de calendario que probablemente uses aceptarán un calendario en formato .ics, por lo tanto aún cuando hemos pasado por el procedimiento de agregarlo a un calendario de Google, el link debería funcionar en Apple Calendar, Yahoo! Calendario, Lightning para Thunderbird o cualquier otra aplicación de calendario que uses.
