El cliente de Outlook viene con bastantes paneles diferentes que puede mostrar y esconder. Cada uno de estos paneles está diseñado para facilitar la búsqueda, visualización y administración de ítems en Outlook. Vamos a ver cómo accede a ellos y cómo puede personalizarlos según su forma de trabajar, comenzando por el panel de navegación.
Personalizar la sección de favoritos
El panel de navegación, además conocido como panel de carpetas, es el que se encuentra en el lado izquierdo y muestra carpetas como Bandeja de entrada y Ítems enviados, así como los grupos o buzones de correo compartidos.
De forma predeterminada, Outlook muestra el panel de navegación con la carpeta «Favoritos» visible en la parte de arriba para facilitar el acceso. Los favoritos son una colección de carpetas de uso común, como Bandeja de entrada y Ítems enviados.
Puede agregar cualquier carpeta que desee a Favoritos haciendo clic con el botón derecho en la carpeta en el panel de navegación y haciendo clic en «Agregar a favoritos».
La carpeta aparecerá en la sección Favoritos.
Además puede arrastrar y soltar carpetas en la sección Favoritos. Las carpetas que se muestran en Favoritos no son carpetas nuevas ni copias de carpetas existentes; son accesos directos a carpetas en su buzón.
Esto significa que si elimina un correo de una carpeta en sus Favoritos, lo está eliminando de la carpeta «real» que se muestra en el buzón. Puede agregar o borrar cualquier carpeta que desee en sus Favoritos. Haga clic con el botón derecho en una carpeta en Favoritos y seleccione «Quitar de favoritos» para eliminarla.
La carpeta seguirá estando disponible en el buzón; simplemente no será visible en Favoritos. Aún cuando puede agregar carpetas a los Favoritos arrastrándolas y soltándolas, no puede borrar carpetas de los Favoritos arrastrándolas y soltándolas nuevamente en el buzón. La única forma de borrar una carpeta de Favoritos es usar el menú contextual del botón derecho.
Además puede desactivar los Favoritos por completo si no desea utilizarlos. No importa en qué carpeta se encuentre, haga clic en Ver> Panel de carpetas.
En el menú que aparece, desactive la opción «Favoritos».
Esto eliminará la sección Favoritos del panel de navegación. Para volver a activarlo, presione Ver> Panel de carpetas y vuelva a activar «Favoritos».
Personalizar la vista del panel de navegación
Es factible que observe que las alternativas desplegables del panel Carpeta incluyen algo más que activar y desactivar Favoritos. Además puede seleccionar si el panel de navegación está visible (la configuración predeterminada), minimizado a un lado o apagado por completo.
Minimizar el panel es útil en pantallas más pequeñas, y desactivar el panel puede ser útil cuando está tratando con muchos correos electrónicos en una carpeta y desea maximizar el espacio de su pantalla. Si elige la opción «Minimizado», el panel se deslizará hacia la izquierda y mostrará solo los primeros tres ítems en Favoritos.
Para ver el panel completo nuevamente, haga clic en la flecha en la parte de arriba del panel para deslizarlo hacia afuera.
Cuando mueva el puntero a otro lugar en Outlook, el panel se minimizará nuevamente. Para mantenerlo visible, puede volver a Ver> Panel de carpetas y cambiar la configuración a «Normal» o hacer un clic en el pin en la parte de arriba derecha del panel.
Personalizar los iconos en la parte inferior del panel de navegación
En la parte inferior del panel de navegación, los iconos representan otras funciones de Outlook: calendario, tareas, etc.
Para moverse entre ellos, haga clic en un icono o presione Ctrl +[a number] en tu teclado. Ctrl + 1 se mueve al primer icono de la lista, Ctrl + 2 al segundo y así sucesivamente. Al pasar el cursor sobre cada ícono, se muestra una vista rápida de datos importantes, como los próximos eventos en el Calendario o sus contactos favoritos en Personas.
Puede seleccionar cuántos iconos se muestran aquí, en qué orden están y si Outlook los muestra como iconos o palabras. Para tener acceso a estas opciones, vaya a Ver> Panel de carpetas nuevamente y seleccione «Opciones».
Alternativamente, puede ir a Archivo> Opciones> Avanzado y posteriormente hacer un clic en el botón «Navegación».
Cualquiera que sea la ruta que elija, Outlook muestra la ventana «Opciones de navegación».
La primera opción le posibilita seleccionar cuántos ítems muestra Outlook en la parte inferior del panel de navegación. El número máximo que puede seleccionar es ocho, aún cuando la mayoría de las personas solo tendrán siete ítems para mostrar, dado que la octava opción solía ser Diario (que estaba en desuso en Outlook 2013). Microsoft nunca logró cambiar el límite de ocho a siete.
Independientemente del número que elija aquí, deberá ampliar el panel de navegación para mostrar los iconos adicionales. Puede cambiar el tamaño del panel arrastrando su borde derecho.
Si prefiere ver los nombres de las alternativas en lugar de los iconos, puede desactivar la opción «Navegación compacta».
Esto cambia las alternativas a nombres, y estos seguirán obedeciendo al valor de «Número máximo de ítems visibles» que ha seleccionado.
Puede cambiar el orden de los ítems seleccionando un elemento y posteriormente usando los botones «Mover hacia arriba» y «Mover hacia abajo».
Esto es útil si tiene ítems específicos que utiliza con regularidad, como Tareas o Notas, y desea que sean más accesibles sin requerir que todos los ítems estén visibles. Alternativamente, puede arrastrar y soltar los ítems en un orden distinto en el panel de navegación. Puede cambiar el orden sin tener en cuenta si tiene activada o desactivada la opción «Navegación compacta».
Hay una pequeña rareza que debes prestar atención. Usando Ctrl +[number] combo aún abre los iconos en su orden predeterminado original. CTRL + 1 siempre abre el correo, CTRL + 2 siempre abre el calendario, y así sucesivamente, sin importar cómo ordene los iconos.
Por último, está el botón «Restablecer», que devuelve las alternativas del panel de navegación a su configuración predeterminada.
Esto restablece el valor de «Número máximo de ítems visibles» a cuatro y el orden de los ítems al valor predeterminado. A pesar de esto, no cambia la configuración de «Navegación compacta»; si lo ha desactivado, permanece desactivado inclusive cuando restablece los valores predeterminados.
Y eso es un vistazo al panel de navegación, una de las partes más fundamentales de Outlook. Con suerte, estas opciones de personalización pueden hacer que funcione mejor para usted.
