Después de su actualización de otoño de 2020, Microsoft Outlook 365 para Mac tiene dos vistas adicionales para su calendario, una forma más fácil de confirmar su asistencia, mejores alternativas para programar eventos y un nuevo estado útil para las invitaciones. Al mismo tiempo, todo está empaquetado en una aplicación más atractiva.
Vea su horario con My Day
Una función conveniente de Microsoft Outlook llamada Mi día le brinda una vista rápida de su horario diario. Puede ver una vista de Agenda o Día y agregar un evento con un clic.
Para ver Mi día en la pestaña Correo, haga clic en el botón Mostrar panel de tareas a la derecha o seleccione Ver> Panel de tareas en la barra de menú. Para verlo en las otras pestañas de Outlook, haga clic en el botón Mostrar panel de tareas o seleccione Ver> Mi día en la barra de menú.
Para cambiar entre vistas en Mi día, haga clic en el ícono de tres puntos en la parte de arriba derecha. Esto le posibilita pasar de la vista “Agenda” a la vista “Día” y viceversa.
Además puede elegir «Configuración» en este menú para personalizar los calendarios que desea mostrar.
Para agregar un evento cuando esté en Mi día, haga clic en el signo más (+) junto al ícono de tres puntos.
Utilizar la vista de calendario de tres días
Si desea ver más de un día en su calendario de Microsoft Outlook, pero una semana (o inclusive la semana laboral) es demasiado, pruebe con una vista de tres días.
Haga clic en la pestaña «Calendario» para abrir su calendario de Outlook. Desde allí, seleccione la flecha desplegable en la parte de arriba derecha o haga clic en Ver> Tres días en la barra de menú.
RSVP en la misma ventana
Es eficiente cuando puede responder a un email dentro de la misma ventana en lugar de que uno nuevo se abra automáticamente. Es es por esto que que Microsoft agregó respuestas a eventos para su calendario al mismo tiempo de los correos electrónicos.
Cuando recibe una nueva invitación a un evento, puede responder de la misma manera que antes, pero ahora además puede agregar un mensaje en el Panel de lectura.
Como siempre, puede hacer un clic en «Aceptar», «Provisional», «Rechazar» o «Proponer un nuevo horario». Justo encima de esas opciones, verá el cuadro donde puede escribir un mensaje opcional para enviar al organizador del evento. Solo asegúrese de que si desea agregar un mensaje, hágalo antes de hacer un clic en una respuesta.
Programar eventos con opciones avanzadas
Programar eventos puede ser difícil cuando trabajas con los calendarios de todos. A pesar de esto, con las alternativas avanzadas de Microsoft Outlook, puede elegir una hora, verificar la disponibilidad y cambiar fácilmente a un día distinto.
Para crear un nuevo evento, haga clic en Archivo> Nuevo> Evento en la barra de menú de cualquier pestaña de Outlook. O puede hacer un clic en la pestaña «Calendario» y después hacer un clic en «Nuevo evento» en la parte de arriba izquierda. Después puede agregar todos los detalles de su evento a la izquierda.
Para una forma más fácil de ajustar la hora, use la cuadrícula del calendario a la derecha. Arrastre el bloque de tiempo donde lo desee y después expanda o contraiga para ajustar el marco de tiempo.
Si desea mantener ese período de tiempo pero verifique una fecha distinto, use las flechas en la parte de arriba junto a la fecha. Cuando aterrice el día que desee usando ese mismo período de tiempo, simplemente complete y envíe su invitación.
Si tiene muchos invitados, además puede hacer un clic en «Asistente de programación» en la parte de arriba de la ventana del evento para agregar invitados obligatorios y opcionales, y una ubicación.
Esto le posibilita verificar la disponibilidad de varios asistentes al mismo tiempo. Además puede arrastrar el bloque de tiempo y utilizar la flecha de doble cara para alargar o acortar el período de tiempo.
Cuando haya terminado con el Asistente de programación, simplemente haga clic en «Listo» en la parte de arriba izquierda. Todos los detalles que agregaste o editaste se aplicarán a la invitación. A continuación, volverá a la ventana de invitación, donde puede completar cualquier otra cosa que necesite hacer o simplemente hacer un clic en «Enviar».
Determinar un estado de trabajo en otro lugar
Probablemente esté acostumbrado a elegir el estado «Ocupado» o «Libre» siempre que esté programando eventos. En el nuevo Microsoft Outlook, a pesar de esto, ahora tiene otra alternativa: «Trabajar en otro lugar».
Para usarlo, simplemente haga clic en el botón de estado en la parte de arriba izquierda de la ventana del evento y después seleccione «Trabajar en otro lugar». Esto les posibilita a sus asistentes saber que se está uniendo desde otra ubicación. Es especialmente conveniente cuando trabaja de forma remota o viaja.
El estado «Trabajando en otro lugar» aparece con un círculo de puntos azules que es semejante a «Provisional», que incluye un círculo con rayas azules. Esto informa a los demás de su estado de un vistazo.
Una última función de calendario nueva para Outlook que es importante destacar mencionar se llama Meeting Insights. Según su evento o los asistentes, Outlook sugerirá correos electrónicos y archivos para su evento. Si Meeting Insights está habilitada, los verá en una pestaña junto a «Detalles de la reunión» en la ventana del evento.
Al mismo tiempo, tenga en cuenta que con el nuevo Outlook en Mac, aún puede colorear eventos con categorías en su calendario y mostrar el clima si su evento se lleva a cabo en otra ubicación.
