Microsoft Outlook almacena sus correos electrónicos, tareas y citas como archivos PST u OST. Ambos hacen el mismo trabajo básico. A pesar de esto, existen algunas diferencias que son importantes, dependiendo de si desea hacer una copia de seguridad, restaurar o mover sus datos.
Para explicar la diferencia entre los archivos PST y OST, tenemos que explicar un poco la historia tecnológica, específicamente, la diferencia entre los protocolos de email POP e IMAP. Aquí hay una descripción general rápida.
¿Qué es POP?
El protocolo de email tradicional utilizado en tiempos de marcación era el Protocolo de oficina postal (POP). La versión actual de POP es la versión 3 (POP3).
POP descargó todos sus correos electrónicos al cliente y posteriormente, de forma predeterminada, los eliminó del servidor de email. Esto significaba que solo una copia de sus correos electrónicos estaba en su computadora. Puede configurar POP para que no elimine correos electrónicos del servidor.
A pesar de esto, en aquellos días, la gente regularmente consultaba su email desde una sola computadora, por lo que verdaderamente no era necesario mantener una segunda copia en el servidor.
Cuando utiliza POP, cualquier cambio que realice en su cliente de email no se refleja en el servidor de email. Si elimina un email en el cliente de email, no ocurre nada en el servidor de email y viceversa.
¿Qué es IMAP?
El Protocolo de acceso a mensajería de Internet (IMAP) es un protocolo más moderno que descarga una copia de su email desde el servidor al cliente en su computadora. Cualquier cambio que realice en su cliente de email se sincronizará con el servidor. Si elimina un email en su computadora, además se elimina en el servidor de email y viceversa.
IMAP se adapta mucho más al mundo moderno. Ahora accedemos a la misma cuenta de email en varios dispositivos y la mayoría de las personas disponen conexiones de fibra o banda ancha «siempre activas» y datos móviles. Todo lo que haces con tu email se sincroniza si usas IMAP.
A modo de ejemplo, si envía un email desde su teléfono, puede buscar en la carpeta «Enviados» de su tableta y el email que envió además estará allí. Es es por ello que que sugerimos utilizar IMAP a menos que tenga una razón específica para utilizar POP3.
Además es esencial prestar atención que Microsoft utiliza Messaging API (MAPI) en lugar de IMAP para sus cuentas de email. Aunque difieren, MAPI e IMAP sincronizan sus correos electrónicos entre el cliente y el servidor de email.
Archivos POP, IMAP y PST y OST
Si cuenta con una cuenta POP, Outlook almacena todos sus correos electrónicos y citas en un archivo de tabla de almacenamiento personal (.pst). Se puede importar un archivo PST a Outlook. Esto lo hace ideal para mover su email a una computadora nueva o crear una copia de seguridad que puede guardar en caso de que su computadora falle o se vuelva inoperante.
Hasta Microsoft Outlook 2013, los archivos PST además se usaban para cuentas IMAP o MAPI. A pesar de esto, a partir de Outlook 2016, el cliente almacena todos sus correos electrónicos y citas de cuentas IMAP y MAPI en un archivo de tabla de almacenamiento sin conexión (.ost).
Los archivos OST se sincronizan automáticamente con el servidor de email, siempre que tenga una conexión a Internet. A pesar de esto, a diferencia de los archivos PST, no puede importar un archivo OST a Outlook, debido a que no es necesario.
Si está configurando Outlook en una máquina nueva y se está conectando a su cuenta de email a través de IMAP o MAPI, todos sus correos electrónicos estarán en el servidor y se descargarán automáticamente.
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La diferencia fundamental entre los archivos PST y OST es que el contenido de un PST solo está habilitada en ese archivo. A pesar de esto, el contenido de un OST además está habilitada en el servidor de email y en cualquier otro dispositivo que utilice para tener acceso a su cuenta de email.
¿Cuándo los necesitas?
La mayoría de las veces, no tendrá que preocuparse por los archivos PST y OST. Es poco probable que vea o acceda de forma directa a ninguno de ellos a menos que vaya a buscarlos.
En realidad, solo son importantes cuando está moviendo datos a una nueva computadora o desea archivar sus correos electrónicos. Si utiliza una cuenta de email POP3, tendrá que copiar el archivo PST a su nueva computadora y posteriormente importarlo a Outlook, o perderá todos sus correos electrónicos.
Si utiliza IMAP o MAPI, solo necesita conocer el tamaño de su buzón en el servidor de email. Si en algún momento cumple el tamaño máximo y desea conservar todos sus correos electrónicos, tendrá que exportar una parte de ellos a un archivo PST y posteriormente eliminarlos del servidor de email.
Después, aún podrá ver esos correos electrónicos si importa el archivo PST a Outlook, pero ya no estarán en el servidor de email.
