Utilice el formato condicional para destacar los mensajes importantes de Outlook

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Outlook le posibilita crear y personalizar vistas de carpetas de muchas formas, como agregar y quitar columnas o agrupar y ordenar mensajes. Además puede aplicar reglas para que Outlook muestre los mensajes de diferentes formas según sus propiedades (como el remitente, el asunto o la marca de tiempo). Se llama formato condicional. Echemos un vistazo a cómo funciona.

Actualizar: Uno de nuestros lectores nos informó que el formato condicional solo está habilitada en la versión de Windows de Outlook y no la versión de macOS. ¡Gracias, Christy!

Empezando

Para comenzar a configurar el formato condicional, diríjase a Ver> Ver configuración.

Además puede tener acceso a la configuración de vista avanzada haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la carpeta y seleccionando el comando «Ver configuración».

La ventana Configuración de vista avanzada le posibilita personalizar la vista de la carpeta. Haga clic en el botón «Formato condicional».

Esto lo lleva a la ventana Formato condicional que usará para configurar diferentes reglas acerca de cómo se formatean los mensajes.

Los ítems que se muestran en el listado «Reglas para esta vista» son las reglas predeterminadas que vienen con una vista de carpeta no personalizada. A modo de ejemplo, puede ver que los «Mensajes no leídos» se muestran en negrita, fuente Segoe UI azul con un tamaño de 11 puntos.

Cómo funcionan las reglas

Las «reglas» son las condiciones que debe cumplir un mensaje para que Outlook aplique el formato. En las reglas predeterminadas, a modo de ejemplo, la regla «Mensajes no leídos» se activa cuando un mensaje se marca como no leído. Cuando esa regla está activada, Outlook utiliza la fuente de IU Segoe en negrita, azul y de 11 puntos para mostrarla.

Outlook aplica las reglas en orden desde la parte de arriba de la lista. Las reglas que se encuentran más arriba en el listado disponen prioridad sobre las reglas que se encuentran más abajo. ¿Cómo funciona esto en la práctica? Digamos que tiene dos reglas, una en la parte de arriba de la lista que cambia la fuente a verde y otra más abajo en el listado que cambia la fuente a rojo. Si un mensaje cumple con las condiciones de ambas reglas, la fuente cambiará a verde debido a que esa regla está más arriba en el listado; se ignora la regla que establece la fuente en rojo.

Con las reglas predeterminadas, solo puede cambiar la fuente. No puede quitar las reglas predeterminadas, mover el orden o cambiar las condiciones de la regla. A pesar de esto, puede desactivar las reglas predeterminadas desmarcándolas en el listado «Reglas para esta vista».

Cómo agregar una nueva regla

En la ventana de formato condicional, haga clic en el botón «Agregar». Se agregará una nueva regla llamada «Sin título» a la lista. Dé un nombre a su regla y posteriormente haga clic en el botón «Condición».

La ventana Filtro le posibilita elegir sobre la condición, o condiciones, que el correo debe cumplir para ser formateado.

Vamos a usar un ejemplo simple aquí y buscar mensajes que fueron enviados por «Rob Woodgate» y que contienen la palabra «Outlook» en el campo Asunto.

Para hacer esto, primero haga clic en el botón «De», que abre la libreta de direcciones, y seleccione un contacto.

Después agregamos «Outlook» en el campo «Buscar la (s) palabra (s)», asegurándonos de que la opción «Solo campo de asunto» esté seleccionada en el listado desplegable «En». Haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.

De vuelta en el formato condicional, haga clic en el botón «Fuente».

Vamos a hacer que los mensajes que coincidan con el filtro que configuramos se muestren en violeta y en negrita. Configure el suyo como desee, haga clic en el botón «Aceptar», haga clic en «Aceptar» de nuevo para cerrar la ventana de formato condicional, y posteriormente una vez más para cerrar la ventana Configuración de vista avanzada.

Las reglas se aplican de inmediato. Puede ver a continuación que los mensajes que cumplen con nuestras condiciones ahora están en negrita y violeta.

Este es solo un ejemplo simple: puede agregar muchas condiciones, inclusive muy complejas. De vuelta en esa ventana de Filtro, puede cambiar a la pestaña «Más opciones» para ver un montón de condiciones adicionales que puede seleccionar.

Aquí puede seleccionar hacer coincidir un mensaje sobre si:

  • Se le ha asignado una categoría en particular.
  • Está leído o no leído
  • Tiene archivos adjuntos o no tiene archivos adjuntos.
  • Está marcado como prioridad alta, normal o baja.
  • Ha sido marcado por usted, por otra persona, por nadie o marcado como completo
  • El texto que estás buscando debe coincidir con el caso.
  • Es un tamaño particular, mayor o menor que un tamaño particular, o entre dos tamaños.

Cambie a la pestaña «Avanzado» y podrá crear condiciones complejas.

La pestaña Avanzado le posibilita elegir cualquier campo desde cualquier lugar de Outlook y elegir una condición que desee que coincida. Esto podría ser bastante simple, como hacer coincidir el remitente con una dirección exacta, pero tiene muchas opciones para seleccionar. Supongamos que desea que su regla coincida con los correos electrónicos que recibió. Haga clic en el botón «Campo», seleccione «Campos de fecha / hora» y posteriormente haga clic en la opción «Recibido».

Haga clic en el menú desplegable «Condición» para seleccionar su condición.

Las alternativas son mucho mayores de lo que cabría esperar:

  • Cualquier momento
  • El dia de ayer
  • Hoy dia
  • Mañana
  • En los últimos 7 días
  • En los próximos 7 días
  • La semana pasada
  • Esta semana
  • La próxima semana
  • El mes pasado
  • Este mes
  • Próximo mes
  • Sobre
  • Sobre o después
  • En o antes
  • Entre
  • Existe
  • No existe

Y los otros campos que puede seleccionar ofrecen cantidades similares de alternativas.

Seleccione su condición, agregue un valor y haga clic en el botón «Agregar a la lista».

Puede agregar tantas condiciones a la lista como desee. Para darle una idea de cuántos campos hay, aquí hay un vistazo al menú «Todos los campos de correo».

El menú «Todos los campos de contacto» tiene más de cuatro columnas de alternativas, tantas que no pudimos incluirlas en una captura de pantalla sensible. Por lo tanto no vamos a repasar cada uno de los campos y condiciones, pero ahora ya sabes dónde están y cómo usarlos.

Puede configurar varias condiciones en una regla para obtener cosas tan específicas como desee. Desea que Outlook muestre los mensajes en una fuente roja de 16 puntos si son de un determinado contacto, recibidos en los últimos siete días, contienen una palabra específica en el asunto, y incluir un archivo adjunto? No es un obstáculo.

Cómo quitar una regla

Si ha creado una regla y ya no la quiere, es fácil de quitar. En la ventana de formato condicional, seleccione la regla que desea quitar y haga clic en el botón «Quitar». Solo recuerde que solo puede quitar las reglas que ha creado, no las reglas predeterminadas integradas de Outlook.

Puede agregar tantas condiciones como desee y tener tantas reglas como desee. Y como le mostramos antes, una vez que haya configurado las reglas de formato condicional de la manera que desee, puede copiar la vista en otra carpeta, o en todas las carpetas si lo desea.

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