Cómo configurar un formulario de gastos en Microsoft Word

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Ya sea para viajes de negocios o impuestos, es factible que deba completar un formulario de gastos en alguna vez. Si no dispone de una compañía o un consultor que le proporcione una plantilla, puede crear una usando una plantilla proporcionada por Word.

Configurar un formulario de gastos

La presentación de un reporte de gastos es una parte necesaria de cualquier viaje de negocios. Aunque cada compañía puede tener sus propias reglas a seguir en términos de reintegro del dinero, la estructura general del formulario (y los ítems que contiene) permanecerán bastante consistentes sin importar dónde se encuentre.

Si está completando un formulario de gastos para su compañía, averigüe primero si disponen pautas que debe seguir o una plantilla que debe utilizar.

Si necesita crear su propio formulario de gastos, Word proporciona una plantilla bastante agradable para comenzar. Aunque es factible que no cumpla exactamente con sus requerimientos, es un buen lugar para comenzar.

Primero, abre Word. En el lado izquierdo del cuadro de bienvenida, haga clic en «Nuevo».

Nuevo documento

Busque «gastos» en la barra de búsqueda.

gasto de búsqueda

Presione «Enter» para mostrar la plantilla disponible y posteriormente haga clic en el resultado.

plantilla de formulario de informe de gastos de viaje

Aparecerá una nueva ventana con el nombre y la descripción de la plantilla junto con una vista previa de la plantilla. Haga clic en «Crear».

crear formulario

Aparecerá su nueva plantilla de formulario de gastos. Échale un vistazo y edita las partes indispensables. Asegúrese de que los colores y la tipografía coincidan con las pautas visuales de su compañía.

Una vez que haya realizado las ediciones adecuadas, puede guardar la plantilla hasta que esté listo para realizar un seguimiento de sus gastos. Probablemente sea una buena idea registrar todo sobre la marcha en lugar de esperar hasta que termine el viaje y hacerlo todo de una vez, puesto que es fácil olvidar algo que haya comprado varios días antes.

Estos son los ítems de gastos más comunes que las personas suelen rastrear:

  • Hotel
  • Transporte (esto incluye pasaje aéreo, transporte público y tarifas de alquiler y, a veces, kilometraje)
  • Combustible
  • Comidas
  • Teléfono (muchas compañías requieren que compre una tarjeta SIM para la comunicación local, mientras que otras pueden estar de acuerdo con el pago de tarifas de roaming)
  • Entretenimiento (esto se incluye en la categoría de «reintegro del dinero razonable». Probablemente sea una buena idea obtener una aprobación previa antes de llevar a sus clientes a pasar un buen rato. Si no lo hace, asegúrese de no exagerar, puesto que podría presentar problemas con su compañía.)
  • Diverso

Como regla de buenas prácticas, siempre es mejor obtener una aprobación previa de los gastos antes de viajar para evitar cualquier conflicto con el reintegro del dinero después de haber gastado el dinero. Al mismo tiempo, tenga en cuenta el límite de gasto de la compañía en función de las diferentes ubicaciones. La mayoría de las compañías ofrecerán mayores límites de gasto si viaja a un lugar donde las cosas son más caras.

Asegúrese de mantenerse al día con todos sus recibos, documentar todos sus gastos, completar el reporte de gastos y ¡estará listo para comenzar!

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