Las macros son partes básicas de programación que le posibilitan presionar un botón rápido o un atajo de teclado para activar una acción pregrabada. A continuación, le mostramos cómo hacer que sean fáciles en Word.
¿Qué es una macro?
Una macro es en realidad solo una grabación de una serie de pulsaciones de botones, clics y escritura. Cuando graba una macro, simplemente presiona grabar, realiza los pasos que desea automatizar, detiene la grabación, deja que Word cree la programación por usted y después asigna la macro a un botón o método abreviado de teclado. Siempre que desee realizar esa serie de acciones en el futuro, simplemente active la macro.
Puede usar macros para todo tipo de cosas. Honestamente, las posibilidades son prácticamente ilimitadas. A modo de ejemplo, puede configurar una macro que cree un nuevo pie de página con la información de su compañía, formatee el texto como desee e inclusive inserte números de página. Entonces, ¿por qué no hacer esto usando una plantilla con texto repetitivo? Bien tu puedes. Pero, ¿qué sucede cuando tiene un documento existente al que desea agregar ese material?
Además puede crear macros para insertar tablas ya formateadas de un tamaño específico, buscar un estilo de párrafo específico o simplemente insertar texto.
Usaremos el ejemplo muy básico de insertar texto para guiarlo a través de cómo grabar una macro. Pero utiliza tu imaginación y experimenta. Se sorprenderá de lo mucho que puede hacer con ellos.
Cómo grabar una macro
Primero, cree un nuevo documento de Word en blanco para trabajar. Podrá guardar sus macros en una base de datos de todo el sistema, por lo que no tendrá que crear nuevas para cada documento en el que trabaje. En el documento en blanco, cambie a la pestaña «Ver» en la cinta de alternativas, haga clic en el menú desplegable «Macros» y después haga clic en el comando «Grabar macro».
A continuación, asigne a su macro un nombre apropiado y escriba una breve descripción. Es un paso importante, especialmente si planeas hacer muchas macros. Para nuestro ejemplo, vamos a crear una especie de inserción de texto en broma que escribe el nombre: «Lwaxana Troi, Hija de la Quinta Casa, poseedor del Cáliz Sagrado de Rixx, heredero de los Anillos Sagrados de Betazed», algo que No querría escribir una y otra vez si fuera nuestro título completo.
Elija si desea adjudicar su macro a un botón o atajo de teclado. Y en resumen, elija dónde almacenar su macro. El valor predeterminado es almacenarlo en la plantilla maestra de Word (un archivo llamado Normal.dotm) para que pueda usarlo en todos sus documentos. Pero además puede almacenarlo solo en el documento actual si lo desea. Haga clic en el botón «Aceptar» cuando haya terminado.
Por el bien de esta explicación, le mostraremos el procedimiento de creación tanto para el botón como para el teclado. Y tenga en cuenta que siempre puede hacer un clic en el botón de menú «Macros» y editar estas configuraciones más tarde si desea cambiarlas.
Si elige la opción «Botón», se le presenta una pantalla que le posibilita seleccionar dónde almacenar el nuevo botón. El valor predeterminado es colocarlo en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el nombre de la macro en la columna de la izquierda y después haga clic en el botón «Agregar» para agregar la macro a la lista de botones de la barra de herramientas que se muestra a la derecha. Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Aceptar».
Si está asignando su macro a un atajo de teclado, verá la próxima pantalla en su lugar. Asegúrese de que el nombre de la macro esté seleccionado en el panel «Comandos», haga clic dentro del cuadro «Presione Nueva tecla de método abreviado» y después presione el combo de teclado que desea utilizar. Puede seleccionar casi cualquier combinación de Ctrl, Alt, Shift y cualquier otra tecla principal, pero tenga en cuenta que necesitará una que no esté asignada a un acceso directo de Word o Windows / macOS.
Para nuestra macro jokey de Star Trek, vamos a mantener presionada la tecla Ctrl, después presionar L, soltar la L y después presione T — todo sin soltar Ctrl. El atajo resultante se expresa como «Ctrl + L, T». Esa expansión de varias letras es una forma de evitar conflictos con los atajos predeterminados comunes. Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Adjudicar» y después haga clic en el botón «Cerrar».
Ahora, vuelve a estar en la interfaz de escritura principal de Word. El programa está en modo de grabación, por lo tanto realice las acciones que desee. Puede hacer un clic en botones, abrir menús, insertar objetos, lo que sea. Word observa y registra todo lo que está haciendo como una macro. Y no se preocupe por tomarse su tiempo. Word verdaderamente no duplica estas acciones a la velocidad a la que las estás realizando. En su lugar, toma las acciones reales que realiza y crea un script para ejecutarlas.
Para nuestro ejemplo, solo estamos repitiendo nuestro nombre y título bastante nerd:
Mientras crea su macro, puede hacer un clic en el botón «Pausar grabación» si necesita ajustar algo o tomar algunas notas rápidas. Haga clic en el botón «Reanudar grabadora» para continuar trabajando en su macro.
Cuando hayas terminado, abre el menú desplegable «Macros» nuevamente y después haz un clic en el comando «Detener grabación».
Eso es todo. Word crea una macro a partir de su grabación y la guarda como un botón o atajo de teclado (lo que decida).
Para ejecutar la macro, haga clic en el botón que asignó o presione el atajo de teclado que definió. Si elige la opción de botón, verá su botón de macro en la «Barra de herramientas de acceso rápido» en la parte de arriba de la ventana.
Por lo visto, este es un ejemplo súper simple que le hemos dado. Puede utilizar Word para crear algunas macros bastante sofisticadas. Los usuarios avanzados pueden inclusive programar manualmente los suyos (o modificar manualmente sus macros grabadas). Pero esta guía debería al menos ayudarlo a comenzar a crear algunas macros básicas.
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