Todos tenemos algunos fragmentos grandes de texto que tenemos que escribir con regularidad, como su dirección, nombres largos o frases, o inclusive tablas e imágenes que utiliza muchas veces. La función de Autotexto en Word le posibilita almacenar estos fragmentos de texto e insertarlos rápidamente con unas pocas pulsaciones de teclas, para que pueda perder menos tiempo escribiendo.
La función de Autotexto ha sido parte de Office por mucho tiempo, pero ahora es parte de Quick Parts, que se agregó a Office 2007. Al mismo tiempo de las entradas de Autotexto, la función Quick Parts le posibilita insertar propiedades del documento (como título y autor ) y campos (como fechas y números de página). Las entradas de Quick Parts y Autotext además se conocen como “Building Blocks” y Word viene con muchos bloques de construcción predefinidos. Además puede agregar tantos bloques de construcción personalizados como desee.
NOTA: Hemos escrito previamente acerca de cómo hacer referencia al texto de otros documentos en Word para que pueda insertar contenido reutilizable en otros documentos que se actualizarán automáticamente. El truco discutido en ese post es equivalente a utilizar una entrada de Autotexto. A pesar de esto, una vez que se inserta el contenido usando una entrada de Autotexto, ese contenido NO se actualizará automáticamente cuando cambie la entrada de Autotexto.
Hay otro software por ahí, como el sin costes PhraseExpress para Windows, que realiza una tarea equivalente en todo el sistema. Eso es genial debido a que funciona en todas las aplicaciones, no solo en Word, pero Autotexto tiene algunas ventajas propias, dicho de otra forma, tiene más opciones de formato (especialmente las específicas de Word) que PhraseExpress, y está habilitada dondequiera que esté Word. Por eso, si no tiene permitido instalar programas de terceros en su computadora de trabajo, a modo de ejemplo, aún puede utilizar Autotexto.
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Solo puede almacenar entradas de Autotexto en plantillas, no en los propios documentos. De forma predeterminada, las nuevas entradas de Autotexto se almacenan en la plantilla Normal.dotm. Esto limita la disponibilidad de sus entradas de Autotexto solo en su máquina, a menos que comparta su plantilla Normal.dotm con otras máquinas. Puede agregar entradas de Autotexto a plantillas personalizadas, pero existen limitaciones con esto que discutiremos más adelante en este post.
Cómo crear una nueva entrada de autotexto
Para comenzar, cree un nuevo documento de Word e ingrese el contenido (texto, imágenes, tablas, etc.) que desea agregar como una entrada de Autotexto. Después, resalte el contenido y haga clic en la pestaña «Insertar».
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Si desea que el texto de su entrada de Autotexto se almacene con el formato de párrafo para todos los párrafos de la entrada, incluido el último párrafo, asegúrese de que la marca de párrafo al final del último párrafo esté incluida en su selección. La marca de párrafo almacena el formato del párrafo. Cuando no selecciona la marca de párrafo al final del párrafo, ese párrafo toma el estilo de párrafo del texto circundante cuando lo inserta. Si no ve la marca de párrafo al final de cada párrafo, puede elegir por mostrarlos en las alternativas. Cualquier formato de carácter que haya aplicado a su contenido de Autotexto se almacena automáticamente en la entrada de Autotexto.
En la sección «Texto», haga clic en el botón «Explorar partes rápidas» y mueva el mouse sobre «Autotexto» en el menú desplegable. Después, seleccione «Guardar selección en la galería de autotexto» en el submenú.
NOTA: Es factible que observe la opción «Guardar selección en la galería de piezas rápidas» disponible de forma directa en el menú «Piezas rápidas». Esta opción agrega el texto seleccionado como una entrada de «Partes rápidas», no como una entrada de «Autotexto». Las entradas de “Partes rápidas” y “Autotexto” son componentes básicos. Puede agregar la entrada de esa manera, pero vamos a discutir cómo agregarla como una entrada de Autotexto.
Aparece el cuadro de diálogo «Crear nuevo bloque de creación». Ingrese un nombre para la entrada de Autotexto en el cuadro de edición «Nombre».
Sugerimos hacer que los nombres de sus entradas de Autotexto sean lo suficientemente diferentes para que solo tenga que escribir unos pocos caracteres del nombre para insertar cada entrada en un documento. Si varias entradas de Autotexto disponen nombres que son muy similares, tendrá que escribir lo suficiente del nombre para que Word sepa qué entrada desea insertar.
Además puede cambiar la categoría de esta entrada. La lista desplegable «Categoría» proporciona una opción «Crear nueva categoría» que le posibilita agregar esta entrada de Autotexto a una categoría personalizada. Además puede cambiar la «Galería» en la que se crea la entrada.
La lista desplegable «Opciones» le posibilita especificar cómo se inserta la entrada en el documento. Si está insertando un pequeño fragmento de texto, como el nombre de una compañía, seleccione «Insertar solo contenido» que inserta el contenido de la entrada en línea en el cursor. Además puede insertar el contenido como su propio párrafo o en su propia página (perfecto para crear portadas estándar).
Acepte la configuración predeterminada para la lista desplegable «Guardar en». Esto guardará la entrada de Autotexto en su plantilla Normal.
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Una vez que haya configurado su nueva entrada de Autotexto, haga clic en «Aceptar».
Cuando cierra el último documento de Word que tiene abierto, puede aparecer el siguiente cuadro de diálogo preguntándole si desea guardar los cambios realizados en la plantilla Normal.dotm, si ha activado la opción para que se le pida que guarde la plantilla Normal. Para guardar su entrada de Autotexto en la plantilla «Normal.dotm», haga clic en «Guardar».
Cómo insertar una entrada de texto automático en un documento
Ahora que hemos creado una nueva entrada de Autotexto, insertémosla en un documento. Cree un nuevo documento de Word o abra uno existente. Haga clic en la pestaña «Insertar» nuevamente y mueva el mouse sobre «Autotexto» en el menú desplegable. Notará que la entrada de Autotexto que agregó está habilitada de forma directa en el submenú «Autotexto». Selecciónelo para insertar el contenido en esa entrada.
Además puede insertar una entrada de Autotexto simplemente comenzando a escribir el nombre de la entrada de Autotexto. Aparece una pequeña ventana emergente con el nombre de la entrada de Autotexto coincidente e instrucciones que le indican que presione “Entrar” para insertar. Presione «Enter» para insertar toda la entrada de Autotexto en su documento. Además puede presionar «F3».
Se inserta el contenido de la entrada de Autotexto, completo con los saltos de línea y el formato originales.
Para que sea más rápido y fácil insertar entradas de Autotexto, puede agregar el botón «Autotexto» a la barra de herramientas de acceso rápido.
Cómo activar «Mostrar sugerencias de Autocompletar»
Si no ve la sugerencia de Autocompletar cuando escribe el nombre de su entrada de Autotexto, es factible que deba activar la opción «Mostrar sugerencias de Autocompletar».
Para activar «Mostrar sugerencias de Autocompletar», abra un documento de Word existente o cree uno nuevo y haga clic en la pestaña «Archivo».
En la pantalla entre bastidores, haga clic en «Opciones» en el listado de alternativas de la izquierda.
Haga clic en «Avanzado» en el listado de ítems en el lado izquierdo del cuadro de diálogo «Opciones de Word».
En la sección «Opciones de edición», haga clic en la casilla de verificación «Mostrar sugerencias de Autocompletar» para que haya una marca de verificación en la casilla.
Ahora, podrá presionar «Enter» después de escribir parte del nombre de una entrada de Autotexto para insertarla.
Cómo editar el contenido de una entrada de texto automático existente
Digamos que se mudó a una nueva casa y necesita cambiar su dirección en su entrada de Autotexto. Eso es fácil de hacer. Simplemente escriba la entrada como desee en un nuevo documento de Word, selecciónela y después acceda al submenú “Autotexto” como discutimos previamente. Seleccione la opción «Guardar selección en la galería de Autotexto» en el submenú debajo de cualquier entrada de Autotexto existente.
Ingrese el mismo nombre que la entrada de Autotexto existente en el cuadro de edición «Nombre» y haga clic en «Aceptar».
Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en «Sí» para reemplazar la entrada anterior de Autotexto por la nueva.
Ahora, puede insertar la entrada de Autotexto actualizada en cualquier documento de Word nuevo o existente como lo hizo antes.
NOTA: Recuerde, cambiar una entrada de Autotexto NO cambia el contenido de esa entrada en ningún documento existente donde ya lo insertó. El contenido revisado de la entrada de Autotexto solo se utiliza al insertar la entrada en cualquier momento después de cambiarla.
Cómo editar las propiedades de una entrada de texto automático existente
Al mismo tiempo de editar el contenido de una entrada de Autotexto, además puede cambiar las propiedades de la entrada, como la plantilla en la que está almacenada, la categoría, etc.
Para hacer esto, cree un nuevo documento de Word o abra uno existente. Haga clic en la pestaña «Insertar» y después haga clic en el botón «Explorar partes rápidas» en la sección «Texto». Seleccione «Organizador de bloques de construcción» en el menú desplegable.
Aparecerá el cuadro de diálogo «Organizador de bloques de creación». Se muestra una lista de todos los «bloques de construcción», que muestra el «nombre» de cada uno y en qué «galería», «categoría» y «plantilla» se encuentran. Se enumeran en orden alfabético de acuerdo con la «galería». Nuestra nueva entrada «Dirección» aparece en la parte de arriba debido a que está en la galería «Autotexto». Haga clic en la entrada para seleccionarla. Se muestra una vista previa de la entrada en el lado derecho del cuadro de diálogo.
Después de elegir la entrada «Dirección», haga clic en «Editar propiedades» debajo de la lista de «Bloques de construcción».
Aparece el mismo cuadro de diálogo que cuando creó la entrada de Autotexto; a pesar de esto, ahora se llama «Modificar Building Block». Vamos a cambiar la “Opción” a “Insertar contenido en su propio párrafo, por lo que la dirección siempre se inserta comenzando en una línea separada, inclusive si el cursor está al final de otra línea. Haga clic en «Aceptar» una vez que haya realizado el cambio.
Aparece de nuevo un cuadro de diálogo de confirmación, que confirma que desea reemplazar la entrada de Autotexto por la revisada. Haga clic en «Sí».
Cómo borrar una entrada de texto automático
Si descubre que ya no necesita una entrada de Autotexto, puede eliminarla de la colección de bloques de construcción. Para borrar una entrada de Autotexto, abra el cuadro de diálogo “Organizador de bloques de construcción”, como se describe en la última sección. Seleccione la entrada de Autotexto que desea borrar y haga clic en «Quitar» debajo de la lista de «Bloques de construcción».
Aparece un cuadro de diálogo de confirmación que le pregunta si está seguro de que desea borrar el bloque de creación seleccionado, en esta circunstancia una entrada de Autotexto. Haga clic en «Sí» para borrar la entrada. Volverá al cuadro de diálogo «Organizador de bloques de creación». Haga clic en «Cerrar» para cerrarlo y volver a su documento.
Autotexto parece tener una peculiaridad cuando se utiliza una plantilla personalizada. Probamos agregar entradas de Autotexto a una plantilla personalizada, pero cuando creamos un nuevo documento basado en esa plantilla, la entrada de Autotexto no estaba disponible. A pesar de esto, cuando creamos un nuevo documento basado en la plantilla Normal y después adjuntamos la plantilla personalizada a ese documento, la entrada de Autotexto estaba disponible. Por eso, si desea guardar las entradas de Autotexto en su propia plantilla personalizada, asegúrese de adjuntar la plantilla a sus documentos después de crearlos o, caso contrario, sus entradas de Autotexto no estarán disponibles. Si descubre lo contrario, háganoslo saber en los comentarios.
Las versiones anteriores de Word (2003 y anteriores) le permitían copiar entradas de Autotexto de una plantilla a otra. A pesar de esto, a partir de Word 2007, se eliminó esa funcionalidad.
