Microsoft Word y Outlook han ofrecido por mucho tiempo la capacidad de ver estadísticas de «legibilidad» de lo que está escribiendo, para que sepa lo simple o complejo que es escribir. Esto puede ayudar a garantizar que su escritura sea lo suficientemente legible para su público objetivo.
En versiones anteriores de Word, la función estaba a solo un clic de distancia en la barra de estado. En las versiones que comienzan con 2013, primero debe habilitar la función y posteriormente entrar a ella ejecutando una revisión ortográfica y gramatical.
La revisión ortográfica y gramatical en Word y Outlook se realiza en el Panel de revisión y ofrece una forma bastante sólida de revisar documentos. Existen algunos complementos de revisión gramatical mejores para Office, pero inclusive si los tiene habilitados, aún deberá habilitar la revisión gramatical incorporada para poder utilizar las estadísticas de legibilidad. Si eso es importante destacar, verdaderamente depende de usted. Y si no le importa tener activa la revisión gramatical, pero prefiere no distraerse con los subrayados ondulados mientras trabaja, siempre puede desactivar la revisión ortográfica y gramatical mientras escribe.
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Cómo habilitar las estadísticas de legibilidad
Para entrar a las estadísticas de legibilidad en Word, primero deberá activar la función. En Word, haga clic en la pestaña Archivo y posteriormente haga clic en Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Revisión. Active las casillas de verificación «Revisar gramática con ortografía» y «Mostrar estadísticas de legibilidad». Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
El procedimiento es equivalente en Outlook. Haga clic en la pestaña Archivo y posteriormente en Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Correo y posteriormente haga clic en el botón «Ortografía y autocorrección».
En la ventana Opciones del editor, seleccione la pestaña Revisión. Active las casillas de verificación “Revisar gramática con ortografía” y “Mostrar estadísticas de legibilidad” y posteriormente haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que tanto en Word como en Outlook, puede anular la selección de las alternativas para revisar errores ortográficos y gramaticales a medida que escribe si lo distrae.
Cómo ver las estadísticas de legibilidad
Ahora que ha habilitado la lectura de estadísticas, chequear la puntuación de legibilidad de un documento o una selección de texto es sencillo. Solo debes hacer ejecutar una revisión ortográfica y gramatical. Puede elegir un texto específico para verificar o asegurarse de que no haya nada seleccionado para verificar todo el documento. Inicie una revisión ortográfica y gramatical presionando F7 o haciendo clic en el botón Revisión en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.
Ejecute el corrector ortográfico y gramatical y, cuando haya terminado, aparecerá la ventana Estadísticas de legibilidad.
La ventana le muestra algunas estadísticas básicas como el recuento de palabras y caracteres, junto con algunos promedios como oraciones por párrafo. En la sección Legibilidad, verá dos puntuaciones: Flesch Reading Ease y Flesch-Kincaid Grade Level. Ambos puntajes se centran en fórmulas que disponen en cuenta la longitud promedio de las oraciones (ASL) y el promedio de sílabas por palabra (ASW).
- Facilidad de lectura Flesch. Este puntaje califica la legibilidad de su texto en una escala de 100 puntos, y los puntajes más altos son más fáciles de leer. Los puntajes de 0 a 60 se consideran típicamente como nivel universitario o de posgrado universitario y son bastante difíciles de leer. Las puntuaciones de 60 a 80 se consideran razonablemente fáciles de leer y están escritas en un inglés sencillo. La mayoría de los documentos profesionales entran en este rango. Las puntuaciones superiores a 80 se consideran fáciles de leer para los niños.
- Nivel de grado de Flesch-Kincaid. Este puntaje califica la legibilidad del texto según los niveles de grado de las escuelas de EE. UU. Un puntaje de 4.0, a modo de ejemplo, significa escritura que puede ser entendida por un estudiante de cuarto grado. La mayoría de los documentos profesionales se encuentran en el rango de 7.0-11.0.
Y si le gusta saber las matemáticas detrás de las cosas, la fórmula utilizada para establecer la puntuación de Flesch Reading Ease es:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
La fórmula utilizada para establecer el puntaje del nivel de grado de Flesch-Kincaid es:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
¡Y eso es! Es una función simple de habilitar y utilizar y, aunque es factible que no desee basar todo lo que escribe en puntajes de legibilidad, aún pueden ser una herramienta útil para asegurarse de que está llegando a la audiencia correcta con su escritura.
