O Outlook permite que você adicione uma data de expiração ao e-mail que você envia ou recebe. Assim que a data de expiração tiver passado, o e-mail será exibido em um formato diferente, e você pode usar as ferramentas integradas do Outlook para gerenciar e-mails expirados automaticamente.
As datas de expiração se aplicam apenas a e-mails, não para eventos de calendário ou tarefas porque esses itens têm suas próprias datas que você pode usar para gerenciá-los
Como determinar uma data de validade em um e-mail
Para adicionar uma data de validade a um e-mail que você está enviando, deve abrir a janela Propriedades de e-mail. Abra o e-mail e clique em Mensagem> Tags.
Isso abrirá a janela Propriedades do e-mail, que você também pode acessar clicando em Opções> Mais opções ou Arquivo> Propriedades. selecionar a caixa de seleção “Expira depois” e, em seguida, escolher uma data e hora.
Clique em Fechar para retornar ao seu e-mail. Não haverá nenhum sinal visível de que uma data de vencimento foi adicionada, e você pode enviar o e-mail normalmente.
Para adicionar uma data de expiração a um e-mail que você recebeu, abra o e-mail e clique em Mensagem> Tags (ou Arquivo> Propriedades).
Isso abre a janela Propriedades para o e-mail. Não há tantas opções para um e-mail recebido quanto para uma mensagem que você está enviando, mas você ainda pode determinar uma data e hora de expiração.
O que torna uma data de validade?
Então você adicionou uma data de expiração a um e-mail. Isso é legal e tudo, mas qual é a vantagem de fazer isso?
O Outlook usa datas de expiração de várias maneiras para ajudá-lo a se concentrar no que é essencial. Emails que geralmente expiram não são tão importantes quanto emails que não expiram, então o Outlook formata automaticamente e-mails expirados de maneira diferente.
Se você olhou as configurações de formatação condicional no Outlook, você pode ter notado a regra de formatação “Itens vencidos”.
Esta regra formata qualquer e-mail que já passou de sua data de validade com uma fonte cinza e texto tachado.
Isso permite que você saiba que o e-mail expirou para que você possa se concentrar nos e-mails mais importantes primeiro.. Se você enviou um e-mail com uma data de validade, este formato também será aplicado no Outlook do destinatário, mas em outros clientes de e-mail como Thunderbird ou aplicativos da web como Gmail ou Yahoo! Correspondência, ignore a data e não faça nada com ela.
Você também pode adicionar uma coluna a uma pasta que mostra a data de validade de qualquer e-mail. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de uma coluna na pasta à qual deseja adicionar a coluna e, em seguida, clique “Seletor de campo”.
Por favor selecione “Campos de data e hora” no menu suspenso e, em seguida, selecione o “Expira”.
Arraste e solte o item “Expira” em sua pasta para adicioná-lo às colunas.
Quando você abre um e-mail expirado, O Outlook notifica você com uma mensagem no cabeçalho.
Você ainda pode responder ou encaminhar um e-mail expirado, mas se você tentar reenviar, O Outlook mostra um aviso primeiro.
Clique em “sim” para enviar o e-mail ou “Não” para cancelar.
Usando a data de expiração para gerenciar seu e-mail
Algumas das ferramentas integradas do Outlook também usam datas de expiração. Se você configurou o recurso AutoArquivar no Outlook, você pode ter notado uma opção para “Remover itens vencidos (pasta de e-mail apenas)”.
Se estiver ativado, AutoArquivar irá apagar ou mover (dependendo das outras configurações) qualquer e-mail em que a data tenha passado. Esta é uma ótima maneira de excluir automaticamente e-mails expirados e evitar que eles sobrecarreguem sua caixa de correio.
Se você não deseja que seus e-mails expirados sejam excluídos ou movidos, mas você também não quer vê-los no Outlook, você pode configurar as regras de sincronização do Outlook para evitar que sejam baixados do servidor de e-mail do Exchange.
Quando você está criando seu filtro de sincronização, clique na aba “Avançado” e, em seguida, no “permite adicionar critérios com base em todos os campos que um objeto do Outlook pode armazenar”.
Selecione os campos de data / tempo> Expira no menu. O campo também é habilitado nas alternativas “Vamos usar um exemplo simples aqui e pesquisar mensagens que foram enviadas por” e “Todos os campos de publicação”.
Definir “Você também pode acessar as configurações avançadas de visualização clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho da pasta e selecionando o comando” sobre “sobre ou antes” e ele “Valor” sobre “Ontem”, e então clique “Vamos usar um exemplo simples aqui e pesquisar mensagens que foram enviadas por”.
Isso filtrará todas as tarefas expiradas para que, se expiraram ontem ou antes, eles não serão sincronizados com o Outlook e não aparecerão na sua caixa de correio. Eles ainda estarão disponíveis no aplicativo da web do Outlook se você quiser vê-los lá.
Você não pode configurar regras para adicionar datas de vencimento ao e-mail recebido automaticamente ou criar uma etapa rápida que impõe uma data de vencimento com o toque de um botão, mas pode adicionar automaticamente uma data de vencimento a todos os e-mails enviados. Clique em Arquivo> Opções> Correio, Role para baixo para enviar mensagens e ligar “Marque e-mails como expirados após esses dias”.
Digite o número de dias após os quais você deseja que as mensagens expirem e, em seguida, clique “Aceitar”. Isso adicionará automaticamente uma data de expiração a todos os e-mails que você enviar.
As datas de vencimento são uma maneira útil de gerenciar suas prioridades e sua caixa de correio, reduzindo a luz sobre as mensagens que não são mais relevantes e permitindo que você use as ferramentas do Outlook para excluir ou ocultar mensagens de que não precisa mais.. É mais uma ferramenta na luta para evitar que sua caixa de correio fique fora de controle e uma ferramenta muito útil nisso..
