Quando você envia um e-mail para um grupo de contatos do Outlook (formalmente conhecido como lista de distribuição), você pode querer ocultar endereços de e-mail de grupo dos destinatários. Esta é a maneira mais fácil de proteger as informações privadas das pessoas.
O que é um grupo de contato?
No escritório 365 (O365), a versão de assinatura do Microsoft Office, dois grupos separados substituíram as listas de correio:
- Grupos O365: Projetado para colaboração em movimento entre um grupo de pessoas, esses grupos incluem uma caixa de correio compartilhada, um calendário, um armazenamento de arquivos, um planejador e bloco de notas OneNote. Eles são ideais para pequenas equipes de projeto, organizar ensaios para o seu grupo de teatro local ou qualquer outro cenário onde você precise de ferramentas de colaboração rápidas e fáceis.
- Grupos de contato: Estes são vários endereços de e-mail adicionados a um grupo. Em vez de adicionar cada um deles individualmente a um e-mail, você pode enviar o nome do grupo por e-mail e todos os membros desse grupo serão adicionados como destinatários. Se você acha que isso se parece com exatamente como uma lista de distribuição, estaria certo, com uma exceção notável: por padrão, listas de distribuição (e grupos O365) aparecem no catálogo de endereços global da sua organização para que todos vejam. Os grupos de contato são pessoais para você.
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Se você não tem o O365 e está usando uma versão autônoma do Office sem aplicativos da web, você ainda pode ter listas de correio disponíveis. Mostraremos como ocultar nomes de destinatários em um grupo de contato, mas as mesmas etapas funcionam para listas de e-mail.
Por que eu esconderia os nomes em um grupo de contatos?
Às vezes é apenas uma cortesia comum. É possível que seus amigos concordem que você os contate por e-mail, mas eles provavelmente não querem que suas informações de contato sejam compartilhadas com todas as pessoas para as quais você envia e-mails em massa.
Muitos problemas de conformidade e proteção de dados fornecem bons motivos para ocultar o endereço de e-mail de alguém. Se você lida com informações confidenciais, especialmente financeiro ou médico, provavelmente você é obrigado a manter a identidade das pessoas em sigilo.
Os endereços de e-mail costumam ser fáceis de vincular a uma pessoa real, dado que tanto hipaa nos Estados Unidos e GDPR na Europa considerá-los “informações individualmente identificáveis”. Então, se você estiver enviando um e-mail para um grupo de apoio, como um exemplo, não deve compartilhar as informações de contato do destinatário.
Como os nomes são ocultados em um grupo de contatos?
A boa notícia é que ocultar os nomes usando a opção Cco ao criar seu e-mail é simples..
BCC significa Hidden Carbon Copy. Você quase certamente usou a opção CC (cópia carbono) quando você deseja incluir alguém que não é o destinatário principal de um e-mail. BCC funciona exatamente como CC, exceto que os destinatários com bcc só vêem o nome do remetente e o nome da pessoa no campo “Para”.
As pessoas que foram CCCs também não vêem se alguém recebeu CC e não recebem qualquer resposta se alguém clicar em “Responda a todos”.
O campo Cco não é visível por padrão quando você cria um novo e-mail, mas entrar é fácil. Abra um novo e-mail no Outlook e clique em Opções> Cco.
Isso mostrará o campo Bcc no novo e-mail.
Você deve fazer isso apenas uma vez. No futuro, todos os e-mails mostrarão a opção Cco. Se você deseja ocultar o campo Bcc, clique em Opções> Cco em qualquer e-mail e ele não aparecerá novamente.
Agora que está visível, digite seu nome no campo “Para” e seu grupo de contato no campo “CCO”.
Todos no grupo de contato receberão o e-mail, mas eles só poderão ver a pessoa que o enviou (tu) e a pessoa no campo “Para” (além de você).
A primeira vez que eu faço isso, considere colocar uma nota no e-mail explicando às pessoas que você está usando BCC para proteger sua privacidade. Isso impedirá que destinatários menos conhecedores de tecnologia se perguntem por que estão recebendo um e-mail que parece ser seu para você!!
