Você provavelmente tem algum texto que digita muitas vezes em seus documentos do Word, como direções. Em vez de reescrever este texto toda vez que você precisar dele, você pode colocar este texto comum em um documento do Word e consultá-lo em outros documentos; ele será atualizado automaticamente em todos os seus documentos se você alterá-lo.
Suponha que você queira colocar seu endereço no rodapé de seus documentos, mas a direção muda de vez em quando. Você pode armazenar o endereço em um documento comum do Word separado e usar um campo em seu relatório para extrair o texto do documento comum e atualizá-lo quando ele mudar. Vamos mostrar a você como fazer isso.
Para iniciar, crie um novo documento do Word que será útil como um repositório para o endereço que você deseja inserir em outros documentos do Word. Salve-o em um local onde outros documentos possam entrar. Como um exemplo, não o salve em uma unidade de rede à qual você nem sempre tem acesso.
Usaremos marcadores para fazer referência ao endereço em nosso documento comum. Escreva a sequência de texto que deseja inserir em outros documentos (no nosso caso, a direção). Crie um favorito destacando o nome e indo para Inserir> Indicador e dando-lhe um nome, O que “Endereço”. Confira nosso guia de favoritos no Word para obter informações sobre como criá-los.
Observe que os nomes dos favoritos não podem ter espaços. Sugerimos colocar o nome do marcador no topo de cada item em seu arquivo de informação comum para que você saiba facilmente qual nome usar para cada item. Isso é especialmente útil se você planeja ter muitos itens reutilizáveis neste documento comum.. Em nosso exemplo, adicionamos nosso endereço ao documento de informação comum e colocamos o nome do marcador, “Endereço”, elemento acima.
Depois de adicionar o item ao seu documento comum, você pode salvar e fechá-lo. Abra o documento no qual deseja inserir o endereço e coloque o cursor onde deseja que o texto vá. Para nosso exemplo, vamos adicionar um rodapé e inserir o endereço lá.
Usaremos o código de campo INCLUDETEXT para nos referir ao marcador que criamos no documento comum. Para fazer isso, pressione “Ctrl + F9” para inserir os suportes quadrados para o código de campo.
NOTA: Você não pode simplesmente escrever colchetes normais em torno dos códigos de campo. Deve usar “Ctrl + F9” para inserir o tipo correto de suportes quadrados.
O cursor é colocado automaticamente entre os colchetes. Escreva o seguinte texto entre colchetes, substituindo "
INCLUDETEXT "<caminho para o arquivo>" <nome do marcador>
NOTA: Não insira os colchetes no código de campo.
Como um exemplo, nós escrevemos o seguinte entre os colchetes do código de campo:
INCLUDETEXT "C:UsersLoriDocumentsCommon InformationCommonInformation.docx" Endereço
NOTA: Você deve usar barras invertidas duplas no caminho, como nós fizemos isso. Ao mesmo tempo, certifique-se de usar aspas diretas, sem citações tipográficas, ao escrever o código acima no campo.
Para pegar o endereço do documento comum e inseri-lo no código de campo que você acabou de inserir, clique com o botão direito do mouse no código de campo e selecione “Campo de atualização” no menu pop-up.
O endereço é mostrado no documento. suportes ainda aparecem em torno do endereço se você tiver a opção ligada “Mostrar marcadores”. Novamente, veja nossa postagem sobre favoritos para saber como desabilitar esta opção. Ao mesmo tempo, o código de campo pode estar sombreado. Apesar disto, você também pode desativá-lo.
Se você quiser alterar o código do campo, você pode exibir novamente o código em vez do resultado. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no item resultante e selecione “Alternar códigos de campo” no menu pop-up. O texto que você inseriu no código de campo é exibido novamente e você pode editá-lo. Simplesmente, atualize o campo para mostrar o novo resultado.
Depois de criar seu documento comum, você pode usá-lo para salvar outros itens que você digita muitas vezes em seus documentos do Word. Basta usar um campo INCLUDETEXT separado em seus documentos do Word para cada informação que você deseja inserir automaticamente de seu documento comum.
