O Microsoft Word e o Outlook há muito oferecem a capacidade de visualizar estatísticas para “legibilidade” do que você está escrevendo, então você sabe como é simples ou complexo escrever. Isso pode ajudar a garantir que sua escrita seja legível o suficiente para o seu público-alvo..
Em versões anteriores do Word, o recurso estava a apenas um clique de distância na barra de status. Em versões que começam com 2013, você deve primeiro habilitar a função e depois inseri-la executando uma verificação ortográfica e gramatical.
A verificação ortográfica e gramatical no Word e Outlook é feita no Painel de Revisão e oferece uma maneira bastante robusta de verificar documentos. Existem alguns suplementos de verificador gramatical melhores para o Office, mas mesmo se você os tiver habilitado, você ainda precisará habilitar a verificação gramatical embutida para poder usar as estatísticas de legibilidade. Se isso é importante destacar, realmente depende de você. E se você não se importa de ter a verificação gramatical ativa, mas prefira não se distrair com destaques ondulados enquanto trabalha, você sempre pode desativar a verificação ortográfica e gramatical enquanto digita.
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Como habilitar estatísticas de legibilidade
Para inserir as estatísticas de legibilidade no Word, você deve primeiro ativar a função. E palavra, clique na guia Arquivo e em Opções. Na janela de opções, selecione a guia Revisão. Verifique as caixas de seleção “Verifique a gramática com a ortografia” e “Mostrar estatísticas de legibilidade”. Clique em OK quando terminar.
O procedimento é equivalente no Outlook. Clique na guia Arquivo e depois em Opções. Na janela de opções, selecione a guia Correio e clique no botão “Ortografía y autocorrección”.
Na janela de Opções do Editor, selecione a guia Revisão. Ative as caixas de seleção "Verificar gramática com ortografia" e "Mostrar estatísticas de legibilidade" e clique em OK.
Observe que tanto no Word quanto no Outlook, você pode desmarcar as alternativas para verificar os erros ortográficos e gramaticais à medida que digita, se isso o distrair.
Como visualizar estatísticas de legibilidade
Agora que você habilitou a leitura de estatísticas, verificar a pontuação de legibilidade de um documento ou seleção de texto é fácil. Você só precisa fazer uma verificação ortográfica e gramatical. Você pode escolher um texto específico para verificar ou certificar-se de que nada seja selecionado para verificar todo o documento. Inicie uma verificação ortográfica e gramatical pressionando F7 ou clicando no botão Revisar na barra de status na parte inferior da janela.
Execute o verificador ortográfico e gramatical e, Quando acabar, a janela Estatísticas de legibilidade aparecerá.
A janela mostra algumas estatísticas básicas como contagem de palavras e caracteres, junto com algumas médias como sentenças por parágrafo. Na seção Legibilidade, você verá duas pontuações: Flesch Reading Ease e Flesch-Kincaid Grade Level. Ambas as pontuações se concentram em fórmulas que levam em consideração o comprimento médio das frases (ASL) e o número médio de sílabas por palavra (COMO W).
- Facilidade de leitura de Flesch. Esta pontuação avalia a legibilidade do seu texto em uma escala de 100 pontos, e pontuações mais altas são mais fáceis de ler. As pontuações de 0 uma 60 são normalmente considerados em nível de faculdade ou pós-graduação e são bastante difíceis de ler. Pontuações de 60 uma 80 são considerados razoavelmente fáceis de ler e escrever em inglês simples. A maioria dos documentos profissionais se enquadra nesta faixa. Pontuações maiores que 80 são considerados fáceis para as crianças lerem.
- Nível de graduação de Flesch-Kincaid. Esta pontuação classifica a legibilidade do texto de acordo com os níveis de escolaridade das escolas de EE.. UU. Uma pontuação de 4.0, como um exemplo, significa escrita que pode ser entendida por um aluno da quarta série. A maioria dos documentos profissionais está na faixa de 7.0-11.0.
E se você gosta de saber a matemática por trás das coisas, A fórmula usada para estabelecer a pontuação Flesch Reading Ease é:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)
A fórmula usada para estabelecer a pontuação do nível de notas de Flesch-Kincaid é:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59
E isso é! É uma função simples de ativar, usar e, embora você possa não querer basear tudo o que digita nas pontuações de legibilidade, eles ainda podem ser uma ferramenta útil para garantir que você alcance o público certo com sua escrita.
