La función Texto a columnas de Excel divide el texto de una celda en varias columnas. Esta sencilla tarea puede ahorrarle al usuario la angustia de separar manualmente el texto de una celda en varias columnas.
Comenzaremos con un ejemplo simple de dividir dos muestras de datos en columnas separadas. Posteriormente, exploraremos otros dos usos para esta función que la mayoría de los usuarios de Excel no conocen.
Texto a columnas con texto delimitado
Para el primer ejemplo, usaremos Text to Columns con datos delimitados. Este es el escenario más común para dividir texto, por lo que comenzaremos con esto.
En los datos de muestra a continuación, tenemos una lista de nombres en una columna. Nos gustaría separar el nombre y el apellido en diferentes columnas.
En este ejemplo, nos gustaría que el primer nombre permanezca en la columna A para que el apellido se mueva a la columna B. Ya tenemos algo de información en la columna B (el Departamento). Entonces, primero debemos insertar una columna y darle un encabezado.
A continuación, seleccione el rango de celdas que contienen los nombres y después haga clic en Datos> Texto a columnas
Esto abre un asistente en el que realizará tres pasos. El primer paso es especificar cómo se separa el contenido. Delimitado significa que los diferentes fragmentos de texto que desea separar están separados por un carácter especial, como un espacio, una coma o una barra. Ese es el que vamos a seleccionar aquí. (Hablaremos de la opción de ancho fijo en la próxima sección).
En el segundo paso, especifique el carácter delimitador. En nuestros datos de ejemplo simple, los nombres y apellidos están delimitados por un espacio. Entonces, vamos a borrar la marca de la «pestaña» y agregar una marca a la opción «Espacio».
En el paso final, podemos formatear el contenido. Para nuestro ejemplo, no necesitamos aplicar ningún formato, pero puede hacer cosas como especificar si los datos están en formato de texto o de fecha, e inclusive configurarlo para que un formato se convierta a otro a lo largo del procedimiento.
Además dejaremos el destino como $ A $ 2 para que divida el nombre de su posición actual y mueva el apellido a la columna B.
Cuando hacemos clic en «Finalizar» en el asistente, Excel separa el nombre y el apellido y ahora tenemos nuestra nueva Columna B absolutamente poblada.
Texto a columnas con texto de ancho fijo
En este ejemplo, dividiremos el texto que tiene un ancho fijo. En los datos a continuación, tenemos un código de factura que siempre comienza con dos letras seguidas de un número variable de dígitos numéricos. El código de dos letras representa al cliente y el valor numérico después representa el número de factura. Queremos separar los dos primeros caracteres del código de factura de los números que le suceden y depositar esos valores en las columnas Cliente y No de factura que hemos configurado (columnas B y C). Además queremos mantener intacto el código de factura completo en la Columna A.
Dado que el código de la factura siempre tiene dos caracteres, tiene un ancho fijo.
Comience seleccionando el rango de celdas que contienen el texto que desea dividir y después haga clic en Datos> Texto a columnas.
En la primera página del asistente, seleccione la opción «Ancho fijo» y después haga clic en «Siguiente».
En la página siguiente, necesitamos especificar la (s) posición (es) en la columna para dividir el contenido. Podemos hacer esto haciendo clic en el área de vista previa proporcionada.
Nota: Texto a columnas a veces proporciona una (s) interrupción (es) sugerida (s). Esto puede ahorrarle algo de tiempo, pero manténgalo atento. Las sugerencias no siempre son correctas.
En el área «Vista previa de datos», haga clic en el lugar donde desea insertar la ruptura y después haga clic en «Siguiente».
En el paso final, escriba la celda B2 (= $ B $ 2) en el cuadro Destino y después haga clic en «Finalizar».
Los números de factura se separaron correctamente en las columnas B y C. Los datos originales permanecen en la columna A.
Entonces, ahora hemos visto cómo dividir contenido usando delimitadores y anchos fijos. Además hemos analizado cómo dividir el texto en su lugar y dividirlo en diferentes lugares en una hoja de trabajo. Ahora veamos dos usos especiales adicionales de Text to Columns.
Conversión de fechas estadounidenses a formato europeo
Un uso fantástico de Text to Columns es convertir formatos de fecha. A modo de ejemplo, convertir un formato de fecha estadounidense a europeo o viceversa.
Vivo en el Reino Unido, por lo que cuando importo datos a una hoja de cálculo de Excel, a veces se almacenan como texto. Esto se debe a que los datos de origen son de EE. UU. Y los formatos de fecha no coinciden con la configuración regional configurada en mi instalación de Excel.
Entonces, su Text to Columns al rescate para convertirlos. A continuación se muestran algunas fechas en formato de EE. UU. Que mi copia de Excel no ha entendido.
Primero, seleccionaremos el rango de celdas que contienen las fechas para convertir y después haremos clic en Datos> Texto a columnas.
En la primera página del asistente, la dejaremos como delimitada y en el segundo paso, eliminaremos todas las alternativas del delimitador debido a que en realidad no queremos dividir ningún contenido.
En la página final, seleccione la opción Fecha y use la lista para especificar el formato de fecha de los datos que ha recibido. En este ejemplo, seleccionaré MDY, el formato que se utiliza regularmente en los EE. UU.
Después de hacer un clic en «Finalizar», las fechas se convierten correctamente y están listas para un análisis más detallado.
Conversión de formatos de números internacionales
Al mismo tiempo de ser una herramienta para convertir diferentes formatos de fecha, Text to Columns además puede convertir formatos de números internacionales.
Aquí en el Reino Unido, se utiliza un punto decimal en formatos numéricos. Entonces, a modo de ejemplo, el número 1,064.34 es un poco más de mil.
Pero en muchos países, en su lugar, se utiliza una coma decimal. Por eso, Excel malinterpreta ese número y se almacena como texto. Presentarían el número como 1.064,34.
Por suerte, cuando trabajamos con formatos de números internacionales en Excel, nuestro buen amigo Text to Columns puede ayudarnos a convertir estos valores.
En el siguiente ejemplo, tengo una lista de números formateados con una coma decimal. Entonces, mi configuración regional en Excel no los ha reconocido.
Este procedimiento es casi idéntico al que usamos para convertir fechas. Seleccione el rango de valores, diríjase a Datos> Texto a columnas, seleccione la opción delimitada y elimine todos los caracteres delimitadores. En el paso final del asistente, esta vez vamos a seleccionar la opción «General» y después hacer un clic en el botón «Avanzado».
En la ventana de configuración que se abre, ingrese el carácter que desea utilizar en los cuadros Separador de mil y Separador de decimales provistos. Haga clic en «Aceptar» y después haga clic en «Finalizar» cuando vuelva al asistente.
Los valores se convierten y ahora se reconocen como números para su posterior cálculo y análisis.
Text to Columns es más poderoso de lo que la gente cree. Su uso clásico para separar contenido en diferentes columnas es increíblemente útil. Especialmente cuando trabajamos con datos que recibimos de otros. Las capacidades menos reconocidas para convertir formatos de fecha y números internacionales son mágicas.
