Si trabaja en una oficina, lo más probable es que pase mucho tiempo tratando con el email, probablemente en Microsoft Outlook. Es importante destacar tomarse un poco de tiempo para que Outlook muestre la información que necesita. Para el email, la mejor manera de hacerlo es con vistas de carpeta. Así es como funcionan.
¿Qué es una vista de carpeta?
Cada lugar donde guarda su email en Outlook, ya sea la bandeja de entrada, los ítems enviados, el archivo, los ítems eliminados o cualquier otro lugar, es una carpeta. Cada una de esas carpetas tiene el mismo aspecto de forma predeterminada, con columnas que contienen metadatos sobre el email, como el remitente, el asunto, la fecha y hora de recepción, etc. Outlook agrupa los correos electrónicos por fecha (con el último en la parte de arriba), aplica estilo a los mensajes no leídos en texto azul en negrita y muestra los mensajes que ha leído en una fuente negra normal.
Este es el vista de carpeta predeterminada.
Pero puede cambiar esa vista si lo desea. Puede crear una vista distinto para cada carpeta, o puede crear una vista de carpeta que le guste y aplicarla a cada carpeta. Outlook inclusive tiene algunas vistas integradas alternativas con las que puede comenzar.
Cómo cambiar a otra vista integrada
Para comenzar, cambiemos a una de las otras vistas integradas haciendo clic en Ver> Cambiar vista.
La vista Compacta es la vista predeterminada que utiliza cada carpeta, pero puede cambiar a cualquiera de las otras dos:
- Soltero: Esto elimina la agrupación por fecha y muestra todos sus mensajes en una lista simple.
- Avance: Esto (algo contrario a la intuición) elimina el panel Vista previa.
Cómo personalizar la vista existente
Puede personalizar la vista de la carpeta actual haciendo clic en Ver> Ver configuración.
Esto abre la ventana Configuración de vista avanzada, donde puede cambiar todo tipo de cosas sobre la vista.
Cambiaremos las columnas mostradas y la configuración de clasificación como ejemplo. Haga clic en «Columnas» para abrir la ventana Mostrar columnas.
Seleccione «Mencionar» en la columna de la derecha, haga clic en el botón «Borrar» y, a continuación, haga clic en «Aceptar».
De vuelta en la ventana Configuración de vista avanzada, haga clic en el botón «Ordenar» para abrir la ventana Ordenar.
En el menú desplegable «Ordenar ítems por», elija «De» y después haga clic en «Aceptar».
Ahora haga clic en «Aceptar» en la configuración de vista avanzada. La vista de la carpeta ahora ha cambiado de modo que la columna «Mención» está oculta y la carpeta está ordenada por la persona que envió el correo.
Estos son solo dos ejemplos rápidos de lo que puede hacer. Puede agregar o borrar muchas columnas diferentes, agrupar y ordenar los mensajes de diferentes maneras e inclusive cambiar las fuentes y los estilos utilizados para mostrar los mensajes. Juega con las distintas opciones para hallar la que funcione mejor para ti.
Aplicar una vista a otras carpetas
Una vez que haya personalizado su vista, puede aplicar la misma vista a cualquier otra carpeta sin tener que personalizar cada una. Vuelva a hacer un clic en Ver> Configuración de vista y, esta vez, haga clic en el comando «Aplicar vista actual a otras carpetas».
Seleccione las carpetas a las que desea aplicar la vista y después haga clic en «Aceptar».
Puede elegir tantas carpetas (o subcarpetas) como desee.
Guardar una vista de carpeta personalizada
Además puede mantener su vista personalizada como una plantilla para poder aplicarla a otras carpetas en el futuro. Haga clic en Ver> Configuración de vista nuevamente y seleccione el comando «Guardar vista actual como una nueva vista».
Esto abre la ventana Copiar vista, donde puede darle un nombre a su vista y seleccionar quién puede ver la vista. Haga clic en «Aceptar» cuando haya configurado todo.
Si vuelve a hacer un clic en Ver> Ver configuración, Outlook muestra su nueva vista como una opción disponible. Haga clic en «Administrar vistas» para ver todas las vistas a las que tiene acceso.
La ventana Administrar todas las vistas le posibilita agregar, editar y borrar vistas, así como ver la configuración aplicada a cada vista.
Crear una vista desde cero
Si desea crear una vista nueva, haga clic en el botón «Nuevo» en la ventana Administrar todas las vistas. Esto abre la ventana Crear una nueva vista.
Seleccione el tipo de vista base con la que desea comenzar y haga clic en el botón «Aceptar». Se abre la ventana Configuración de vista avanzada y puede personalizar su vista de la manera que desee. Cuando haya terminado, haga clic en «Aceptar» hasta que vuelva a la ventana Administrar todas las vistas y después haga clic en «Aplicar vista» para aplicar la vista a la carpeta actual.
Una vez que haya creado una nueva vista, puede aplicarla a cualquier otra carpeta, personalizarla más o usarla como base para otra nueva vista.
Borrar personalizaciones de una vista
Si ha realizado algunas personalizaciones en su vista existente, puede volver a la vista existente fácilmente. Esta es una buena manera de probar cosas sin tener que preocuparse por deshacerlas si los cambios no funcionan para usted. Haga clic en Ver> Restablecer vista para borrar las personalizaciones no guardadas de la carpeta actual.
Con estas herramientas de visualización a mano, puede hacer que sus carpetas funcionen exactamente de la manera que desee y comenzar a dominar esa lista de mensajes desbordada.
