Comment rendre les documents Word remplissables mais non modifiables

Si les contrats font partie de votre flux de travail quotidien, vous savez à quel point il est frustrant lorsque les gens modifient des parties du document ou du formulaire qu'ils ne devraient pas. Par chance, Microsoft Word dispose d'un outil de développement qui vous permet de protéger le texte de votre document et, en même temps, permettre aux gens de remplir les blancs.

Rendez votre document remplissable, non modifiable

Disons, par exemple, qui a un Accord de non-divulgation vous souhaitez envoyer à un employé qui rejoindra votre entreprise. Vous voulez donner à la personne qui reçoit la possibilité de remplir les blancs du document, mais vous voulez également vous assurer qu'aucune des informations contenues dans la NDA n'est altérée ou modifiée de quelque manière que ce soit. Il suffit de quelques étapes pour y parvenir dans Word. C'est comme ça.

Premier, prenez le document juridique avec lequel vous voulez travailler. Microsoft fournit quelques modèles de base, mais en plus, il existe de nombreux sites Web qui fournissent gratuitement des modèles juridiques détaillés et complets en ligne, rédigé par de vrais avocats. Dans cet exemple, nous utiliserons un NDA que nous avons pris du lien précédent.

Une fois que vous avez levé votre document, il est temps d'y ajouter des contrôles et une protection. Premier, vous devez entrer dans l’onglet “Développeur”. Word ne l'affiche pas sur le ruban par défaut, donc nous allons le réparer.

Cliquez sur “Déposer”.

En bas du menu, sélectionner “Les choix”.

Dans le volet gauche du menu Options, sélectionner “Personnaliser le ruban”.

À droite, cochez la case “Développeur”, que vous trouverez dans “Personnaliser le ruban”, puis cliquez sur “Accepter”.

Vous remarquerez maintenant que l'onglet Développeur apparaît entre les onglets Affichage et Aide. Allez-y et passez à l’onglet “Développeur”.

Une fois là-bas, trouver le groupe “Contrôles”, où vous verrez diverses options de contrôle de contenu pour le texte riche ou brut, images, zones de liste déroulante, listes déroulantes, sélecteurs de dates, cases à cocher ou contrôles de blocs de construction.

Mettons-le en pratique. Dans la section signature de notre modèle NDA, nous insérerons un sélecteur de date et une zone de texte riche pour que nous saisissions la date de notre accord et le nom imprimé, respectivement.

Premier, déplacez le curseur vers la zone où vous souhaitez insérer un sélecteur de date. Nous allons placer le nôtre ici:

Ensuite, dans l'onglet “Développeur”, sélectionner “Contrôle du contenu du sélecteur de dates” (c'est l'icône du calendrier).

Vous verrez maintenant une boîte apparaître. Cliquez sur la flèche et choisissez une date dans le calendrier qui apparaît.

Ensuite, supprimons les lignes à côté de “Pour:” et remplacez-les par une zone de texte enrichi. Une fois les lignes supprimées, placez votre point d'insertion là où il doit aller:

retour dans l'onglet “Développeur”, Cliquez sur le bouton “Contrôle du contenu de texte enrichi”.

Votre zone de texte apparaîtra maintenant. Répétez les étapes pour la ligne suivante où un nom doit aller, et il aura quelque chose comme ça:

Comme tu peux le voir, a maintenant des sections à remplir avec du texte et une date.

L'utilisation de cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les formulaires qui seraient soumis souvent et qui comportent plusieurs sections que la partie destinataire doit remplir.. Prenez le premier paragraphe de notre NDA, par exemple:

Ce paragraphe à lui seul comporte sept parties qui doivent être complétées. Il est logique de le transformer en un formulaire à remplir.

Dans le futur, un NDA n'est pas un document dont le contenu change souvent. De la même manière, lors de la soumission d'un contrat pour moi de signer, vous devez vous assurer qu'aucun contenu n'est modifié et vous est par la suite retourné à votre insu. Restreindre les droits d'édition pour la partie destinataire est un excellent moyen de protéger l'intégrité du document, ainsi que vous-même.

Pour qu'un document ne puisse pas être modifié, premier, sélectionnez tout le texte du document en appuyant sur Ctrl + UNE. Une fois tout le texte mis en surbrillance, cliquez sur “allez-y et ouvrez le document word que vous souhaitez protéger et allez dans l'onglet” dans le groupe “Protéger” dans l'onglet “Développeur”.

Sur le panneau “allez-y et ouvrez le document word que vous souhaitez protéger et allez dans l'onglet” à droite, sélectionnez l’option dans le “Modification des restrictions”.

Ensuite, dans la même rubrique, cliquez sur la flèche pour afficher le menu déroulant et sélectionnez “Remplir des formulaires”.

Finalement, sélectionner “Oui, commencer à appliquer la protection”.

Pour donner à votre document une couche de protection supplémentaire, il vous sera demandé de créer un mot de passe. C'est totalement facultatif. Si vous décidez de le faire, entrez un mot de passe, puis cliquez sur “Accepter”. Cas contraire, cliquez simplement sur Annuler.

C'est tout. Vous avez maintenant un document qui peut être complété et qui est protégé contre les modifications involontaires (ou intentionnel). L'exemple que nous utilisons ici n'est qu'un des nombreux cas d'utilisation où cette fonctionnalité serait utile.. Profitez de cette fonctionnalité la prochaine fois que vous avez un questionnaire ou un formulaire juridique que vous souhaitez soumettre !!