Si vous avez un espace disque limité ou une connexion Internet lente, vous voudrez peut-être limiter les téléchargements Outlook. Nous vous montrons comment contrôler les éléments téléchargés par Outlook en fonction de l'âge des éléments, mais ce n'est pas très flexible. Fonctionne également uniquement sur les e-mails dans votre boîte aux lettres (et, pour Outlook 2016 et versions ultérieures, déléguer les boîtes aux lettres), donc si vous avez accès à des dossiers publics ou partagés, ou avoir de nombreux événements et tâches de calendrier, besoin d'une autre alternative. Un pas en avant synchronisation de dossier, qui vous permet de filtrer les téléchargements Outlook dossier par dossier.
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Noter: La synchronisation des dossiers fonctionne avec toutes les versions prises en charge du client Outlook lorsqu'il est connecté à un serveur Microsoft Exchange, y compris Hotmail ou Outlook.com. Si vous vous connectez à un autre service, comme Gmail ou un serveur de messagerie personnel, vous pouvez configurer ces options, mais Outlook peut les ignorer.
Vous pouvez accéder aux alternatives de synchronisation pour un dossier en cliquant sur Dossier> Propriétés du dossier.
vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le dossier dans le volet de navigation, puis cliquer sur la commande “Propriétés”.
Dans la fenêtre des propriétés du dossier, passer à l'onglet “Synchronisation”.
La bonne nouvelle est qu'il n'y a qu'une seule chose à faire sur cet onglet: créez votre filtre. Cliquez sur le bouton “Filtre” pour ouvrir la fenêtre Filtre et commencer.
La fenêtre Filtre vous permet de sélectionner la condition (ou conditions) qu'un message doit remplir pour qu'Outlook le télécharge dans ce dossier. Tout e-mail ne remplissant pas ces conditions existe toujours sur le serveur, et vous pouvez accéder à ces e-mails via l'application Web Outlook ou Outlook en ligne.
Chaque dossier peut avoir différents filtres de synchronisation, donc si vous créez un filtre dans votre boîte de réception, cela n'affectera aucun autre dossier. Vous devez créer un filtre distinct pour chaque dossier, il est donc logique de l'utiliser dans des dossiers contenant de nombreux éléments.
En ce moment, ma boîte de réception est pleine d'e-mails dans lesquels j'ai reçu des CC sur des choses qui ne sont pas si importantes, par conséquent, nous allons créer un filtre qui ne synchronise que le courrier qui m’est envoyé et où je suis la seule personne dans le ” Aligner.
Pour faire ceci, ajouter un nom à la zone “Envoyé à”, activer la case à cocher “Où suis-je” puis sélectionnez “la seule personne sur la ligne To” dans le menu déroulant de droite.
Cliquez sur le bouton “Accepter” et un message d’avertissement s’affiche.
Ce message signifie que tout e-mail qui correspond à votre filtre sera téléchargé dans le dossier et tout e-mail qui ne correspond pas à votre filtre sera supprimé du dossier local. Les e-mails incompatibles ne seront pas supprimés; continuera d'être disponible dans l'application Web Outlook, et, si vous modifiez ou supprimez le filtre, Outlook peut les télécharger à nouveau.
Cliquez sur “Accepter” dans le message, puis dans “Accepter” dans la fenêtre des propriétés. Redémarrez Outlook et le filtre devrait s'appliquer immédiatement, même si dans des dossiers contenant des centaines d'e-mails, la resynchronisation peut prendre un certain temps. Une fois votre filtre de messagerie synchronisé, vous pouvez compacter votre boîte aux lettres pour maximiser le gain d'espace.
Pour supprimer le filtre, revenez à la fenêtre Filtre et cliquez sur le bouton “Tout supprimer”. Fermez toutes les fenêtres ouvertes et redémarrez Outlook pour appliquer les modifications.
Cet outil de synchronisation est idéal pour les boîtes aux lettres partagées où vous souhaitez uniquement voir les e-mails qui vous sont envoyés ou à votre équipe.. Vous pouvez également l'utiliser pour arrêter d'afficher les e-mails ou les événements de calendrier qui sont antérieurs à un certain âge, filtrer les pièces jointes volumineuses, arrêtez de synchroniser les e-mails des adresses personnelles et bien plus encore. Les critères de filtrage sont nombreux et variés, donc si vous voulez filtrer des emails particuliers, vous devriez être en mesure de trouver une combinaison de critères de filtrage qui vous permet de le faire.
