Lorsque vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts Outlook (formellement connu sous le nom de liste de distribution), vous voudrez peut-être masquer les adresses e-mail de groupe des destinataires. C'est le moyen le plus simple de protéger les informations privées des personnes.
Qu'est-ce qu'un groupe de contact?
Au bureau 365 (O365), la version d'abonnement de Microsoft Office, deux groupes distincts ont remplacé les listes de diffusion:
- Groupes O365: Conçu pour la collaboration en déplacement entre un groupe de personnes, ces groupes incluent une boîte aux lettres partagée, un calendrier, un magasin de fichiers, un agenda et un bloc-notes OneNote. Ils sont idéaux pour les petites équipes de projet, organiser des répétitions pour votre troupe de théâtre locale ou tout autre cadre où vous avez besoin d'outils de collaboration rapides et faciles.
- Groupes de contacts: Il s'agit d'un ensemble d'adresses e-mail ajoutées à un groupe. Au lieu d'avoir à ajouter chacun d'eux individuellement à un e-mail, vous pouvez envoyer le nom du groupe par e-mail et tous les membres de ce groupe seront ajoutés en tant que destinataires. Si vous pensez que cela ressemble exactement comme liste de diffusion, aurait raison, à une exception notable: par défaut, listes de diffusion (et groupes O365) apparaissent dans le carnet d'adresses global de votre organisation pour que tous puissent le voir. Les groupes de contacts vous sont personnels.
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Si vous n'avez pas O365 et utilisez une version autonome d'Office sans applications Web, vous avez peut-être encore des listes de diffusion disponibles. Nous allons vous montrer comment masquer les noms des destinataires dans un groupe de contacts, mais les mêmes étapes fonctionnent pour les listes de diffusion.
Pourquoi cacherais-je les noms dans un groupe de contacts?
Parfois c'est juste une simple courtoisie. Il est possible que vos amis acceptent que vous les contactiez par email, mais ils ne veulent probablement pas que leurs coordonnées soient partagées avec toutes les personnes auxquelles vous envoyez des e-mails en masse.
De nombreux problèmes de conformité et de protection des données fournissent de bonnes raisons de masquer l'adresse e-mail de quelqu'un. Si vous traitez des informations confidentielles, notamment financier ou médical, vous êtes probablement obligé de garder l'identité des gens privée.
Les adresses e-mail sont souvent faciles à lier à une personne réelle, étant donné que la loi HIPAA aux États-Unis et le RGPD en Europe les considèrent “informations identifiables individuellement”. Ensuite, si vous envoyez un e-mail à un groupe de soutien, par exemple, ne doit pas partager les coordonnées du destinataire.
Comment les noms sont-ils masqués dans un groupe de contacts?
La bonne nouvelle est que masquer les noms à l'aide de l'option Cci lors de la création de votre e-mail est simple..
BCC signifie Hidden Carbon Copy. Vous avez presque certainement utilisé l'option CC (copie carbone) lorsque vous souhaitez inclure une personne qui n'est pas le destinataire principal d'un e-mail. BCC fonctionne exactement comme CC, sauf que les destinataires avec cci ne voient que le nom de l’expéditeur et le nom de la personne dans le champ “Pour”.
Les personnes qui ont été CCC ne voient pas non plus si quelqu’un a reçu CC et n’obtiennent aucune réponse si quelqu’un clique sur “Répondre à tous”.
Le champ Cci n'est pas visible par défaut lorsque vous créez un nouvel email, mais entrer c'est facile. Ouvrez un nouvel e-mail dans Outlook et cliquez sur Options> Cci.
Cela affichera le champ Cci dans le nouvel e-mail.
Vous ne devez le faire qu'une seule fois. Dans le futur, tous les e-mails afficheront l'option Cci. Si vous souhaitez masquer le champ Cci, cliquez sur Options> Cci dans n'importe quel e-mail et il n'apparaîtra plus.
Maintenant que c'est visible, entrez votre nom dans le champ “Pour” et votre groupe de contact sur le terrain “BCC”.
Tous les membres du groupe de contact recevront l'e-mail, mais ils ne pourront voir que la personne qui l'a envoyé (tu) et la personne sur le terrain “Pour” (à côté de toi).
La première fois que je fais ça, envisagez de mettre une note dans l'e-mail expliquant aux personnes que vous utilisez BCC pour protéger leur vie privée. Cela empêchera les destinataires moins férus de technologie de se demander pourquoi ils reçoivent un e-mail qui semble être de vous !!
