Se in qualsiasi momento hai problemi con i potenziali partecipanti alla riunione che inviano richieste ad altri, abbiamo buone notizie. Se hai l'ultima versione di Outlook (2016 oh 365) o sei un abbonato a Office 365 utilizzando l'app Web di Outlook, può impedire alle persone di inoltrare le richieste di riunione.
Ottenere un incontro con i partecipanti giusti può essere frustrante. Devi trovare un momento in cui tutti sono disponibili. Allora devi trovare una stanza libera. Successivamente, aspettarsi che i partecipanti non inoltrino la richiesta di riunione a qualcun altro che non ha bisogno di partecipare o, persino peggio, inoltrare la riunione a un subordinato per partecipare. Non possiamo costringere le persone a essere libere e non possiamo creare una sala riunioni magica, ma se usi Outlook, possiamo mostrarti come impedire alle persone di inoltrare la tua richiesta di riunione. Vedremo.
Aggiornare: Uno dei nostri lettori ci ha informato che questa tecnica è abilitata solo nella versione Windows di Outlook e no versione macOS. Grazie per averlo fatto notare!, Floris!
Interrompi l'inoltro di una richiesta in Outlook o Outlook Web App
Interrompere l'inoltro di una convocazione di riunione è semplice come modificare una singola impostazione prima di inviare la richiesta.
Nel client Outlook completo, con una richiesta di incontro aperta, passa alla scheda “Riunione”. Fare clic sul pulsante “Opzione di risposta” e quindi fare clic sul pulsante “Consenti inoltro” nel menu a discesa per disabilitarlo (è abilitato per impostazione predefinita).
Nell'app Web Outlook, assicurati di avere una convocazione di riunione aperta e di aver aggiunto almeno un partecipante. Clicca sull'ingranaggio “Presente” e quindi fare clic sul pulsante “Consenti inoltro” Per disattivarlo per questa riunione.
Sfortunatamente, non c'è modo di avere l'opzione “Consenti inoltro” disabilitato per impostazione predefinita. Devi disabilitarlo ogni volta che crei una nuova richiesta.
Quindi, Cosa succede se qualcuno tenta di inviare nuovamente la mia richiesta di riunione??
Tre cose possono accadere quando qualcuno tenta di inoltrare un messaggio in cui ha disattivato l'opzione “Consenti inoltro”:
- Se il tuo assistente utilizza la tua stessa versione di Outlook (e se lavori per la stessa azienda, è molto probabile che lo sia), quindi non ti verrà data la possibilità di inviare nuovamente la richiesta di riunione.
- Se hai una versione precedente di Outlook, sarà in grado di inviare nuovamente la richiesta di riunione, ma Microsoft Exchange bloccherà il recapito e invierà all'assistente un messaggio da “impossibile consegnarlo”.
- Se utilizzano un sistema di posta elettronica non Microsoft, come Gmail, sarà in grado di inviare nuovamente la convocazione di riunione senza restrizioni. Questo perché i sistemi di terze parti non hanno l'obbligo di rispettare il “non inoltrare” di Microsoft. Nel futuro, è possibile che comincino a rispettarlo (Questa è in genere una situazione di “tu mi graffi la schiena e io graffio la tua”, dove qualcuno come Google vuole che Outlook onori una specifica bandiera di Gmail, quindi un accordo è fatto ), ma è anche molto probabile che nessun sistema diverso da Outlook rispetti la bandiera.
Comunque, ogni volta che organizzi riunioni con persone della tua organizzazione, questo dovrebbe funzionare bene.
