Sugerimos utilizar OHIO (Solo manejarlo una vez) para categorizar sus correos electrónicos. Una parte esencial de OHIO es archivar los correos electrónicos que necesita conservar, ¡sáquelos de su bandeja de entrada! He aquí por qué el archivo es fundamental y por qué no debería preocuparse por las carpetas.
Por qué necesita archivar sus correos electrónicos
Un resumen rápido de nuestro post de OHIO: su bandeja de entrada no es un archivo, una papelera, un archivador o un vertedero. ¡Es una bandeja de entrada!
Cuando tienes cientos o cientos de correos electrónicos en tu bandeja de entrada, se entierran rápidamente. Fuera de la vista está fuera de la mente. Es mucho más difícil hallar correos electrónicos específicos, hace que su cliente de correo funcione más lentamente (inclusive si accede a su email a través de un navegador como Gmail) y puede agotar su almacenamiento si utiliza Outlook o Apple Mail en su teléfono.
La conclusión: no tiene sentido mantener todos sus correos electrónicos en su bandeja de entrada y hay muchas buenas razones para no hacerlo.
Con eso en mente, debe manejar un email (responderlo / reenviarlo, convertirlo en una tarea, programar una reunión) y después quitar el email o archivarlo. Así es como debe hacerlo.
RELACIONADO: Olvídese de Inbox Zero: use OHIO para categorizar sus correos electrónicos en su lugar
Dónde debe archivar sus correos electrónicos
Sus correos electrónicos deben ir a una carpeta de archivo. No deberían entrar en uno de los cientos de carpetas cuidadosamente organizadas; deben ir a una carpeta de archivo.
Esa es una declaración bastante audaz, por lo que se necesita un poco de justificación.
En primer lugar, se necesita tiempo para configurar y mantener una jerarquía de carpetas, tiempo que sería mejor emplear en el manejo de sus correos electrónicos. En segundo lugar, puede tomar un poco de esfuerzo elegir dónde debe ir un email: ¿un email de su colega sobre el motivo por el que podría no cumplir con la fecha límite del proyecto va a la carpeta de ese proyecto? ¿La carpeta de esa persona? ¿Una carpeta de lecciones aprendidas? la toma de decisiones requiere mucho tiempo y es agotadora. Por último, puede ser tremendamente difícil hallar correos electrónicos en una fecha posterior cuando podrían estar en cualquiera de varias carpetas, y cada carpeta tiene cientos de correos electrónicos.
Un solo archivo facilita la transferencia de sus correos electrónicos desde su bandeja de entrada debido a que no tiene que emplear ningún recurso de pensamiento o toma de decisiones. Simplemente maneja el correo y lo mueve a su archivo. No podría ser más simple, y cuando intenta mantenerse al tanto de un flujo interminable de correos electrónicos, desea que su procedimiento sea lo más simple y fácil factible. Cada dificultad o irritación se magnifica a escala, por lo que algo que sea una molestia menor o una pérdida de tiempo para un email será una gran molestia y una pérdida de tiempo para cientos de correos electrónicos.
Para algunas personas, esto será un alivio bienvenido a la tortura de una estructura de carpetas, pero otras personas necesitarán respirar en una bolsa de papel ante la sola idea de perder su diseño minucioso, intrincado, lógico. hermosa estructura de carpetas. Si ese es usted, entonces, desafortunadamente, esto será difícil de tragar. Reconocemos su dolor, inclusive cuando estamos seguros de que los beneficios a largo plazo de un solo archivo compensarán con creces el dolor a corto plazo de cambiar su sistema.
Cómo archivar sus correos electrónicos a granel
Probablemente parezca evidente que para archivar sus correos electrónicos solo necesita moverlos a su carpeta Archivo, y tiene razón en eso. Pero si tiene cientos o cientos de correos electrónicos en su bandeja de entrada, moverlos individualmente le parecerá bastante abrumador. Idealmente, necesita hallar una manera de moverlos a granel.
Si está usando un cliente como Microsoft Outlook o Apple Mail, es fácil elegir correo de forma masiva. Haga clic en un email en su bandeja de entrada, desplácese hacia abajo, presione la tecla MAYÚS en su teclado y seleccione otro email. Se seleccionarán todos los correos electrónicos entre el primero y el segundo. Puede arrastrarlos y soltarlos en su carpeta de archivo o utilizar el botón Archivar. Del mismo modo que el ícono de disquete que se utiliza para representar Guardar, hay un ícono de Archivo estándar que se parece a una caja de archivo de cartón tradicional. Esto se encuentra tanto en Outlook como en Apple Mail (tanto las aplicaciones cliente como las aplicaciones móviles) para el botón Archivar.
Si está usando el cliente de Outlook, además puede crear una acción de Paso rápido que marque todos los correos electrónicos seleccionados como leídos y los mueva a la carpeta Archivo con un clic de botón (o atajo de teclado).
Si decidió comenzar de nuevo, siempre puede elegir todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada usando el atajo de teclado Ctrl + A (Comando + A en una Mac) y archivándolos. No podemos decirle si eso es lo correcto, pero ciertamente obtendrá una bandeja de entrada vacía muy rápidamente.
En una interfaz web como Gmail, puede elegir una página al mismo tiempo haciendo clic en la casilla de verificación en la parte de arriba de la página.
Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos, haga clic en Archivar para moverlos.
No hay un atajo de teclado para elegir todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de Gmail (aún cuando * + a seleccionará todos los correos electrónicos en la página), pero cuando haya seleccionado todos los correos electrónicos en la página, aparecerá una barra de mensajes encima de los correos electrónicos. dándole la opción de elegir todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada.
Haga clic en este link para elegir todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. La barra de mensajes cambiará para permitirle cancelar la selección.
¿Cuántos correos electrónicos debe archivar?
La cantidad de correos electrónicos que desea archivar al mismo tiempo verdaderamente depende de usted. Como dijimos antes, tener una bandeja de entrada vacía es, en el mejor de los casos, temporal y, en el peor, casi imposible. No tienes el control de lo que llega a tu bandeja de entrada, debido a que cualquier persona con tu dirección puede enviarte algo. Entonces, inclusive si logra vaciar su bandeja de entrada, no permanecerá vacía. Una vez dicho esto, no es un mal objetivo al que apuntar debido a que tener una bandeja de entrada vacía, inclusive por poco tiempo, definitivamente quita un poco de presión sobre sus hombros. Pero no se quedará vacío, motivo por el cual administrar su email es un procedimiento, no un objetivo. Y, decididamente, no tiene que archivar un email si no necesita conservarlo, puede eliminarlo; es una magnífica opción para ahorrar espacio.
Por eso, en lugar de centrar todos sus esfuerzos en archivar (o quitar) cada correo en su bandeja de entrada, concéntrese en objetivos alcanzables que reducirán el estrés de su email. Solo usted sabe qué reducirá el estrés de su email, pero los objetivos de ejemplo son:
- No queda correo de alta prioridad al final del día
- No hay correo con más de dos días hábiles en su bandeja de entrada
- No hay correo de su personal / gerente / clientes (elimínelos según corresponda) al final de la semana
Averigüe qué email le causa más estrés. Maneje y archive (o elimine) esos correos electrónicos como una prioridad.
RELACIONADO: ¿Qué es Inbox Zero y cómo se puede lograr?
