Si ha utilizado la herramienta de limpieza del buzón de correo, habrá visto el botón Autoarchivar, pero es factible que desconfíe de cómo funciona y qué hará. Esto es lo que hace y cómo puede usarlo.
Al hacer un clic en el botón Autoarchivar, un procedimiento recorre todas las carpetas de Outlook y aplica las reglas de Autoarchivar que haya configurado (no se preocupe, la regla predeterminada de Autoarchivar es no hacer nada, por lo que no puede hacer ningún daño al haciendo clic en el botón). Pero si desea mover sus ítems más antiguos a un archivo donde no estorben, Autoarchivar es la forma de automatizar el procedimiento. Veamos cómo configurarlo y ejecutarlo.
Cómo activar Autoarchivar
Primero, debe activar Autoarchivar y seleccionar su configuración. Vaya a Archivo> Opciones> Avanzado y después haga clic en el botón «Configuración de Autoarchivar».
Siempre que la opción «Ejecutar Autoarchivar cada» esté desactivada (que es la opción predeterminada), Autoarchivar nunca se ejecutará.
Una vez que active la opción «Ejecutar Autoarchivar cada», todas las alternativas estarán disponibles.
A diferencia de la Limpieza de carpetas, que cuenta con una ventana de configuración en Opciones de archivo y después le posibilita ejecutar esas configuraciones en cualquier carpeta que desee como una tarea manual, la configuración de Autoarchivar que se muestra aquí es la configuración predeterminada. Cada carpeta que tiene Autoarchivar activado puede utilizar esta configuración predeterminada, o puede utilizar diferentes configuraciones para diferentes carpetas si lo desea. Veremos cómo hacerlo más adelante, pero por ahora, veamos la configuración predeterminada.
Cómo configurar Autoarchivar
Lo primero que hay que prestar atención es que una vez que se activa Autoarchivar, se ejecutará cada 14 días. Puede cambiar eso usando las flechas hacia arriba y hacia abajo o escribiendo un número, y puede elegir cualquier valor de 1 a 60 días. Puede escribir cualquier número de dos dígitos, pero si es más de 60, Outlook mostrará un mensaje de error cuando haga clic en «Aceptar» y tendrá que cambiar el valor antes de poder guardar.
La próxima opción, «Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar», le da la opción de que Outlook le muestre un aviso antes de que se ejecute el Autoarchivar. Este mensaje le posibilita revisar la configuración o cancelar esta ejecución de Autoarchivar si lo desea.
El resto de la configuración se relaciona con los ítems que se archivarán y lo que sucede a lo largo del procedimiento de archivo. La primera opción aquí, «Quitar ítems caducados (solo carpeta de email)», se refiere a los correos electrónicos a los que se les ha agregado una fecha de caducidad. Esto no afectará a las tareas ni a los eventos, inclusive si activa Autoarchivar para esas carpetas.
El resto de la configuración se aplica a todos los ítems, no solo al email. Esto significa eventos del calendario, tareas, notas y entradas del diario.
Suponiendo que deja «Archivar o borrar ítems antiguos» activado, la configuración predeterminada es que Outlook mueva los ítems de más de 6 meses a un nuevo archivo .pst separado llamado Archivo (por defecto), y lo haga visible en el panel de navegación en Outlook para que pueda tener acceso a los ítems archivados cuando lo desee. Puede cambiar el valor «Limpiar ítems anteriores a» a cualquier valor entre 1 día y 60 meses, seleccionar un archivo .pst distinto para archivar los ítems o seleccionar «Quitar ítems antiguos de forma permanente».
Tenga en cuenta que esta eliminación omite la carpeta Ítems eliminados y sus ítems se eliminarán de Outlook por completo. Es factible que aún pueda tener acceso a él en su servidor de correo, dependiendo de su configuración, pero no debe confiar en esto. Elija esta opción solo si desea borrar los ítems de forma definitiva.
Al hacer un clic en «Aceptar», se activará Autoarchivar. Se ejecutará en línea con el valor «Ejecutar Autoarchivar cada» que haya escogido (cada 14 días de forma predeterminada), a partir de hoy. Entonces, una vez que lo encienda, debe esperar que se ejecute bastante rápido. En nuestras pruebas, tomó menos de diez minutos entre encenderlo y recibir el mensaje que nos decía que Autoarchivar se iba a ejecutar. Autoarchivar solo se ejecuta de forma predeterminada en unas pocas carpetas, por lo que si desea que se ejecute en carpetas específicas, o si desea personalizar cómo se ejecuta en diferentes carpetas, siga leyendo.
Cómo activar y personalizar Autoarchivar para diferentes carpetas
Cuando activa Autoarchivar, solo se ejecuta de forma predeterminada en las siguientes carpetas:
- Ítems enviados
- Objetos eliminados
- Calandrar
- Tareas
Si desea que se ejecute en cualquier otra carpeta, deberá activarlo para cada carpeta (o desactivarlo en cualquiera de esas cuatro carpetas en las que no desea que se ejecute). Para esto, haga clic con el botón derecho en la carpeta en el panel de navegación y haga clic en «Propiedades».
Además puede tener acceso a las propiedades de la carpeta seleccionando Carpeta> Propiedades de carpeta en la cinta. (Para carpetas como Calendario y Tareas que no aparecen en el panel de Navegación, esta es la única forma de tener acceso a las propiedades de la carpeta). Además existe la opción de ir de forma directa a la Configuración de Autoarchivar, lo que le ahorra un paso una vez que ‘ Estás dentro de las Propiedades de la carpeta.
En la ventana Propiedades de la carpeta, haga clic en la pestaña Autoarchivar para tener acceso a la configuración de esa carpeta.
Para la mayoría de las carpetas, la configuración «No archivar ítems en esta carpeta» estará activada de forma predeterminada. Esto significa que cuando se ejecuta el procedimiento de Autoarchivar, la carpeta se ignorará y no se archivará ningún elemento en ella. Si desea que se incluya la carpeta, active la opción «Archivar ítems en esta carpeta con la configuración predeterminada».
Alternativamente, si desea que la configuración de Autoarchivar para esta carpeta sea distinto a la predeterminada, active «Archivar esta carpeta usando esta configuración» y modifique la configuración según sus preferencias.
Si en alguna vez desea cambiar la configuración de todas las carpetas, puede volver a Archivo> Opciones> Avanzado> Configuración de Autoarchivar y hacer un clic en el botón «Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora». Eso cambiará todas las carpetas para tener activada la opción «Archivar ítems en esta carpeta con la configuración predeterminada».
Una vez que tenga la configuración predeterminada de Autoarchivar y la configuración por carpeta, configurada de la manera que desee, puede dejar que el procedimiento funcione silenciosamente en segundo plano, liberando espacio para usted y evitando que sus carpetas se hinchen demasiado.
