Cómo buscar y reemplazar el formato en Microsoft Word

La función Buscar y reemplazar de Microsoft Word no es solo para reemplazar texto. Además puede utilizar Buscar y reemplazar para ubicar tipos específicos de formato en todo su documento e inclusive reemplazar ese formato con algo más.

¿Cuándo es útil buscar y reemplazar el formato?

Hay muchas alternativas para utilizar Buscar y reemplazar para formatear, pero ¿cuándo debería considerar utilizar Buscar y reemplazar en lugar de aplicar cambios de formato manuales o utilizar otras opciones como Copiar formato?

A veces, tiene sentido aplicar cambios de formato manualmente. A modo de ejemplo, si necesita cambiar el color de todo el texto o quitar todas las instancias de texto en negrita en su documento, puede hacerlo seleccionando todo (Ctrl + A) y después aplicando el cambio que desee. Si necesita controlar lo que se cambia y lo que no con mayor precisión, es mejor que revise su documento y realice esos cambios a mano.

A pesar de esto, hay ocasiones en las que Buscar y reemplazar puede ayudarlo a ahorrar tiempo al aplicar cambios de formato de manera más rápida y sencilla que el formateo manual. Puede usar Buscar y reemplazar para buscar y cambiar el formato de caracteres y párrafos.

A continuación, se muestran algunos ejemplos en los que puede resultar útil:

• Ha utilizado un tipo de formato de caracteres en todo su documento y desea cambiarlo a otro tipo de formato. A modo de ejemplo, digamos que usó cursiva para enfatizar y ahora desea quitar ese formato.
• Cuenta con una palabra o frase en particular a la que desea aplicar (o cambiar) el formato de caracteres. A modo de ejemplo, digamos que repite la frase «Caperucita Roja» en todo el documento, y ahora decidió que le gustaría que esa frase use una fuente distinto y texto en rojo.
• Ha utilizado un formato de párrafo en particular (alineación, sangría, espaciado, etc.) y desea cambiarlo. A modo de ejemplo, digamos que establece párrafos específicos para que se alineen a la izquierda y tengan una sangría particular, y ahora desea quitar esa sangría y alinear esos párrafos en el centro.

Ahora sí, con algo de previsión, podría haber configurado estilos de caracteres y párrafos y después aplicarlos rigurosamente en todo su documento. Eso haría que cambiar algunas de estas cosas sea más manejable. Pero cuando la previsión se convierte en retrospectiva, Buscar y reemplazar puede ayudarlo a hacer el trabajo.

¿Listo para verlo en acción?

Uso de Buscar y reemplazar para cambiar el formato de caracteres

Cuando se trata de buscar y reemplazar formato, puede crear una búsqueda para tipos específicos de formato, o puede hacerlo en combinación con la búsqueda de texto (inclusive puede ser elegante y combinarlo con comodines para refinar aún más sus búsquedas).

Si desea trabajar solo con formato de caracteres

Si desea buscar formato sin texto adjunto, es fácil. Tomemos el ejemplo anterior en el que decidimos quitar las apariciones de texto en cursiva. Inicie el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar dirigiéndose a Inicio> Reemplazar o presionando Ctrl + H.

En la pestaña Reemplazar, haga clic para colocar su punto de inserción en el cuadro «Buscar qué». A continuación, haga clic en el menú desplegable «Formato» y elija la opción «Fuente».

En la ventana Buscar fuente, haga clic en la opción «Cursiva» (o cualquier formato que desee buscar) y después haga clic en «Aceptar».

De vuelta en la ventana Buscar y reemplazar, puede ver que la selección de formato ahora aparece en el cuadro «Buscar qué» para ayudarlo a realizar un seguimiento de lo que está buscando.

Ahora coloque su punto de inserción en el cuadro «Reemplazar con», regrese Formato> Fuente, y esta vez elija la opción «Regular». Cuando haya terminado, verá que el formato aparece debajo del cuadro «Reemplazar con».

Observe cómo dice «No en negrita» y «No en cursiva». No puede utilizar esta técnica para cambiar de un tipo de formato a otro, solo para agregar o quitar formato.

Sea cual sea el caso, ahora está listo para buscar. Presione el botón «Buscar siguiente» para que Word localice y resalte la próxima aparición de lo que esté buscando. Aquí, se encuentra nuestra siguiente palabra en cursiva. Haga clic en el botón «Reemplazar» para realizar el cambio. Haga clic en «Buscar siguiente» para buscar la próxima aparición y repetir. Si se siente afortunado, además puede presionar el botón «Reemplazar todo» para que Word continúe y reemplace todo lo que encuentre sin que tenga que verificar cada uno, pero le sugerimos que guarde o haga una copia de su documento antes de hacer esto.

Si desea trabajar con formato de caracteres y texto

Bastante sencillo, pero ¿qué sucede si desea trabajar con formato y texto al mismo tiempo? Tomemos un ejemplo más grande.

Digamos que acaba de terminar de escribir y dar formato a un reporte, y para el nombre de la compañía, «Lorem Incorporated», aplicó negrita, cursiva y color de fuente azul para enfatizar. Su documento se parece a esto:

Su gerente revisa su reporte y le pide que elimine el color azul, negrita y cursiva. Al mismo tiempo, debe cambiar «Lorem Incorporated» a «Lorem Inc.» Debe realizar los cambios rápidamente y después enviar por email el reporte revisado a su gerente lo antes factible. Puede hacer todo esto fácilmente a través de Buscar y reemplazar.

Inicie el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar dirigiéndose a Inicio> Reemplazar o presionando Ctrl + H.

Escriba «Lorem Incorporated» en el cuadro «Buscar qué». Haga clic en el botón «Más» para expandir las alternativas Buscar y Reemplazar si aún no se muestran.

A continuación, haga clic en el botón «Formato» en la parte inferior izquierda, y después haga clic en la opción «Fuente».

En la ventana Buscar fuente, haga clic en el estilo de fuente «Negrita cursiva». En el menú desplegable «Color de fuente», elija el color azul (que se aplica hoy en día al texto). Haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.

Observe que las selecciones de formato que acaba de hacer aparecen debajo del cuadro «Buscar qué».

A continuación, escriba «Lorem Inc.» en el cuadro «Reemplazar con». Haga clic en el botón «Formato» nuevamente y después haga clic en «Fuente».

Elija el estilo de fuente «Regular» y en el menú desplegable «Color de fuente», elija «Automático» (que por defecto es negro). Haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.

Ahora, puede utilizar los botones «Buscar siguiente» y «Reemplazar», a su vez, para recorrer cada ocurrencia en su documento o puede hacer un clic en el botón «Reemplazar todo» para cambiar todas las ocurrencias al mismo tiempo. Si utiliza «Reemplazar todo», le sugerimos que primero guarde o cree una copia de su documento.

Uso de Buscar y reemplazar para cambiar el formato de párrafo

Además puede utilizar Buscar y reemplazar para trabajar con formato de nivel de párrafo, y funciona de la misma manera que con el formato de nivel de carácter. Inclusive puede usarlo para buscar y reemplazar el formato de caracteres y párrafos al mismo tiempo si lo desea.

Pero tomemos un ejemplo más sencillo para ver cómo funciona. Digamos que hemos copiado y pegado algunos párrafos de otro documento de Word para utilizar en nuestro documento. En nuestro documento, usamos un espaciado de línea estándar donde no hay espacio adicional antes de los párrafos y un espaciado de 8 puntos después de los párrafos.

Por alguna razón, el documento del que estamos extrayendo párrafos está configurado para utilizar un espaciado de 18 puntos antes y después de los párrafos. Estamos pegando el texto con formato debido a que queremos conservar el formato a nivel de carácter como el texto en negrita.

Los resultados no se ven muy bien debido a que el párrafo que copiamos y pegamos tiene mucho más espacio antes y después que nuestros otros párrafos.

Ahora, una forma de arreglar esto sería presionar Ctrl + A para elegir todo el documento y después determinar el interlineado para todos los párrafos del documento en sus valores predeterminados. Pero, ¿qué pasaría si tuviéramos algunos párrafos en los que hubiéramos ajustado el interlineado y quisiéramos mantenerlo?

Lo adivinó: busque y reemplace al rescate. Vuelva a encenderlo desde Inicio> Reemplazar o presionando Ctrl + H.

Coloque su punto de inserción en el cuadro «Buscar qué», abra el menú desplegable «Formato» y elija la opción «Párrafo».

En la ventana Buscar párrafo, seleccione el formato que desea buscar. En nuestro caso, estamos buscando párrafos donde el espacio antes y después es de 18 puntos. Cuando esté configurado, haga clic en «Aceptar».

Ahora verá ese formato en el cuadro «Buscar qué».

Ahora coloque su punto de inserción en el cuadro «Reemplazar con», abra el menú desplegable «Formato» nuevamente y haga clic en «Párrafo».

Esta vez, configure el formato que desea utilizar como reemplazo. Vamos con el valor predeterminado de Word de no espaciar antes y 8 puntos después, lo mismo que en el resto de nuestro documento. Haga clic en «Aceptar» cuando lo haya configurado.

Ahora estás listo para buscar. Presione el botón «Buscar siguiente» para que Word localice y resalte la próxima aparición de lo que esté buscando. Aquí, se encuentra nuestro párrafo con espacios extraños. Haga clic en el botón «Reemplazar» para realizar el cambio. Haga clic en «Buscar siguiente» para buscar la próxima aparición y repetir. Además puede presionar el botón «Reemplazar todo» para que Word continúe y reemplace todo lo que encuentre sin que tenga que verificar cada uno, pero le sugerimos que guarde o haga una copia de su documento antes de hacer esto.

Y después de realizar nuestro reemplazo, ahora tenemos un párrafo espaciado como los demás.

Puede ser mucho más sofisticado con sus búsquedas que los simples ejemplos que le proporcionamos aquí. Puede combinar varios tipos diferentes de formato de caracteres y párrafos en una sola búsqueda. Inclusive puede utilizar comodines y otros caracteres especiales para ser más creativo con el texto específico que encuentre. ¡Pero eso debería ser suficiente para comenzar!