La saisie manuelle des données peut prendre du temps et être source d'erreurs. Mais si vous prenez quelques minutes pour créer un formulaire de saisie de données dans Microsoft Excel, peut améliorer la procédure et réduire le risque d'erreurs telles que des données manquantes.
Ajouter une option de formulaire
Pour utiliser l'option Formulaire dans Excel, vous devrez l'ajouter à la barre d'outils d'accès rapide ou au ruban. La plus simple des deux est la barre d'outils d'accès rapide. Si vous décidez de l'ajouter à votre ruban, vous devrez créer un onglet spécial pour cela, ce qui n'est peut-être pas idéal.
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Pour ajouter le bouton Formulaire à votre barre d'outils d'accès rapide, cliquez sur la flèche de la barre d'outils pour ouvrir le menu Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide. Veuillez sélectionner “Plus de commandes”.
Confirmez que la barre d'outils d'accès rapide est sélectionnée sur la gauche. Dans la liste déroulante “Sélectionnez des commandes à partir de” à droite, choisir “Toutes les commandes”.
Dans la liste déroulante “Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide” à droite, choisissez si vous voulez ajouter le bouton Formulaire à tous les documents ou à celui en cours.
Faites défiler la liste Toutes les commandes et sélectionnez “Formulaire”. Cliquez sur le bouton “Ajouter” pour l'ajouter à la barre d'outils.
Cliquez sur “Accepter” pour fermer les paramètres et revenir à votre feuille de calcul. Vous devriez voir le bouton Formulaire sur la barre d'outils d'accès rapide.
Transformez vos données en tableau
Pour utiliser le formulaire, vous aurez besoin d'étiquettes pour chaque champ. Ceux-ci se présentent sous la forme d'en-têtes de tableau. Si les données sont déjà formatées sous forme de tableau, vous avez une longueur d'avance et pouvez continuer à utiliser le formulaire. Si ce n'est pas comme ça, vous pouvez facilement le convertir.
EN RELATION: Comment créer et utiliser un tableau dans Microsoft Excel
Sélectionnez les cellules qui contiennent les données. Accédez à l'onglet Accueil et à la section Styles du ruban. Cliquez sur “Formater sous forme de tableau” et choisissez un style de tableau.
Dans la fenêtre contextuelle Créer une table, confirmez la plage de cellules et cochez la case “Ma table a des en-têtes”. Cliquez sur OK.”
Ensuite, vous verrez vos données formatées sous la forme d'un joli tableau soigné.
Utiliser le formulaire de saisie de données
Il ne vous reste plus qu'à commencer à saisir des données dans votre formulaire !! Sélectionnez n'importe quelle cellule dans le tableau et cliquez sur le bouton Formulaire que vous avez ajouté à la barre d'outils d'accès rapide.
Vous verrez une fenêtre contextuelle avec vos en-têtes de tableau comme étiquettes de champ. Remplissez chaque champ.
Vous pouvez vous déplacer entre les champs et passer rapidement à l'enregistrement suivant. Après avoir rempli un champ, appuyez sur la touche Tab pour passer au suivant. Lorsque vous avez terminé de remplir tous les champs de l'enregistrement, appuyez sur Entrée. Complétez ensuite l'enregistrement suivant. Au fur et à mesure que vous entrez les données, vous verrez que votre tableau est rempli.
L'utilisateur peut également utiliser les boutons du formulaire de saisie pour ajouter, consulter ou supprimer des enregistrements.
- Pour créer un autre enregistrement, cliquez sur “Nouveau”.
- Pour faire défiler les enregistrements, cliquez sur “trouver précédent” O “Trouver la suite”. De plus, vous pouvez utiliser la barre de défilement dans la zone de champ de données.
- Pour voir le nombre d'enregistrements, regardez au-dessus du bouton Nouveau.
- Pour supprimer un enregistrement, assurez-vous qu'il apparaît sur le formulaire et cliquez sur “Effacer”. Puis validez en cliquant “Accepter”.
Lorsque vous avez terminé avec le formulaire de saisie de données, cliquez sur “Fermer”. Vous pouvez le rouvrir à tout moment en sélectionnant une cellule du tableau et en cliquant sur le bouton Formulaire de la barre d'outils d'accès rapide..
Modifier votre formulaire
Si vous souhaitez modifier les étiquettes ou réorganiser les champs du formulaire, va le faire dans votre feuille excel. fermer le formulaire, apportez la modification à votre table puis rouvrez le formulaire. Vous verrez vos modifications appliquées au formulaire.
Pour saisir rapidement une grande quantité de données dans une feuille de calcul, surtout quand ça vient d'une source externe, essayez de créer votre propre formulaire de saisie de données dans Excel.
Si vous utilisez Excel sur un Mac, vous pouvez également ajouter rapidement des données en numérisant un document papier.
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