Salvar uma planilha do Excel como PDF pode ser confuso, e o arquivo finalizado muitas vezes parece diferente de como queremos que apareça. A seguir, explica como salvar uma planilha como um arquivo PDF limpo e legível.
Arquivos Excel como PDF
Existem muitos cenários em que você pode querer salvar um documento do Excel como um arquivo PDF em vez de uma planilha.. Como um exemplo, se quiser enviar apenas uma parte específica de uma folha maior ou não quiser que seja editável. Apesar disto, converter um arquivo do Excel em PDF pode ser um pouco complicado.
Frequentemente, não acreditamos em planilhas do Excel como documentos com bordas, páginas e margens. Apesar disto, quando se trata de converter esses arquivos em documentos PDF legíveis, imprimir ou distribuir para outras pessoas, é algo que você deve prestar atenção. Seu arquivo deve ser legível e compreensível, sem colunas ausentes aleatórias em outras páginas ou tamanhos de células que são muito pequenos para ler.
A seguir, Veja como transformar sua planilha em um documento PDF imprimível e apresentável.
Configure a página
Se você usa o Office 2008 o posterior, navegue até a guia Layout da página. Aqui, você verá várias opções agrupadas na seção Configurações da página. Aqui estão os três primeiros:
- Margens: Qual é o tamanho do espaço em branco entre a borda de um documento e a primeira célula
- Orientação: Se você quiser que o arquivo finalizado seja horizontal ou vertical
- Tamanho: O tamanho da página do seu documento acabado
Eles funcionam quase da mesma forma que em um documento do Word, então defina-os com base em como você deseja que seu PDF acabado fique. Observe que a maioria das planilhas do Excel são mais legíveis na orientação paisagem do que retrato, a menos que você tenha muito poucas colunas. As folhas salvas no formato retrato tendem a ter colunas que ficam fora da área de impressão final., o que pode tornar o documento muito difícil de navegar e ler.
Ao mesmo tempo, você pode adicionar um cabeçalho e rodapé ao seu design final. Clique na seta no canto inferior direito da seção Configurações da página, em seguida, clique na guia Cabeçalho / Rodapé. você pode escolher uma das alternativas geradas pelo escritório ou criar o seu próprio usando o “Personalizar”.
Você também tem a opção de alterar o plano de fundo de sua impressão. Para fazer isso, clique no botão Background em Page Setup. Você pode escolher uma imagem do seu laptop ou da nuvem, e esta imagem será colocada lado a lado em toda a folha.
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Definindo uma área de impressão e ajuste
A seguir, você deve determinar qual área será convertida em um PDF, bem como quantas linhas e colunas estarão em cada página.
A primeira forma de definir a área é clicar e arrastar para escolher todas as células que deseja no seu documento. Depois de, vá para Configuração de página> Área de impressão> Determinar área de impressão. Isso criará uma linha cinza fina ao redor de toda a área a ser impressa.. Quando você cria seu PDF, tudo fora desta área não será incluído. Além disso, você pode inserir células manualmente clicando na seta no canto inferior esquerdo e indo para Planilhas> Área de impressão.
Da mesma forma que no Microsoft Word, você também pode criar quebras de página para segmentar diferentes tabelas. Essas quebras de página podem ser horizontais e verticais. Vá para a célula onde deseja colocar uma quebra de página, clique na aba “Desenho de página” en la cinta y seleccione Configurar página> Saltos de página> Insertar salto de página. Isso criará uma pausa logo acima e à esquerda de sua célula atual.
Outra coisa importante que você precisa fazer é definir a opção Ajustar à escala. À direita das configurações da página, você verá três opções: Largura, Altura e Escala. As alternativas de Largura e Altura permitem-lhe determinar em quantas páginas as linhas ou colunas da sua tabela irão aparecer. Como um exemplo, se você tiver muitas linhas, mas apenas algumas colunas, o ideal é determinar a largura de uma página. Escala, por outro lado, irá determinar o redimensionamento geral de toda a sua área de impressão.
Opções de lâmina
O último menu ao qual você deve prestar atenção é Opções de planilha. Esses são ajustes que afetam a aparência da folha impressa final.. Para inserir as alternativas da ficha completa, clique na seta no canto esquerdo inferior das seções Opções de planilha.
Aqui está uma visão geral das várias personalizações que você pode fazer neste menu:
- Títulos impressos: Você pode congelar linhas e colunas específicas da planilha no local para aparecer em todas as páginas, como títulos e rótulos.
- Linhas de grade: Isso permite que você determine se deseja ou não exibir as linhas de grade, que são as linhas entre as células que aparecem quando não há nenhuma borda pintada nelas.
- Cabeçalhos: Isso permite que você exiba títulos, o que são rótulos alfabéticos (UMA, B, C) e numérico (1, 2, 3) fixo no eixo xey de planilhas do Excel.
- Comentários, notas e erros: Isso mostra os comentários, Notas e avisos de erro incorporados no documento final.
- Ordem de impressão: Isso permite que você determine se deseja criar um documento que caia primeiro ou que seja o primeiro..
Neste menu, você pode ir para a tela de visualização de impressão, onde você pode dar uma olhada em seu documento final. Você também pode ir para a tela com o atalho Ctrl + P.
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Salvar ou imprimir como PDF
Com o seu documento devidamente formatado e pronto para ir, existem duas alternativas para criar um PDF.
Para salvar o arquivo como PDF no Excel, abra a caixa de diálogo Salvar Como e selecione PDF no menu suspenso “Salvar como tipo”. alternativamente, você pode ir para Exportar> Exportar para XPS / PDF. Daqui, você tem algumas opções. Você pode escolher se quer aproveitar ao máximo o arquivo para Padrão ou Mínimo, que irá determinar a qualidade final e do documento. A seguir, você pode clicar “Escolhas” para escolher a área para publicar:
- Seleção: As células atuais que você selecionou
- Folhas ativas: A página atual em que você está
- Cadernos de exercícios completos: Todas as pastas de trabalho no arquivo atual em que você está trabalhando
- Mesa: Uma tabela definida que você criou através do Microsoft Excel
Você também pode optar por ignorar totalmente a área de impressão que configurou..
Você também pode imprimir o arquivo como PDF. A Microsoft possui uma impressora PDF integrada chamada Microsoft Print to PDF que você pode escolher no menu suspenso da impressora. Se você tiver outra unidade de PDF, como Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, você também pode usar um deles. desmarque a caixa “Imprimir”, verifique a visualização da impressão para se certificar de que tudo parece correto.
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